Достаточно длительное время, фактически все время моей работы в этой организации руководитель отслеживает всю мою деятельность в интернете,

10 полезных сервисов, чтобы контролировать сотрудников | Rusbase

В условиях сложной экономической обстановки бизнес вынужден снижать издержки и работать над повышением эффективности. На помощь здесь могут прийти специализированные онлайн-инструменты, которые помогают повышать качество работы сотрудников.

Повышение эффективности офисных сотрудников

Тренд на создание максимально комфортных условий для сотрудников в офисе имеет свои побочные эффекты – иногда чрезмерная забота о коллективе со стороны руководителей приводит к тому, что работники расслабляются и становятся менее эффективными. Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов.

«Босс Контроль»

На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников – для прохода в офис нужно приложить пропуск. Проблема здесь в том, что настройка работающих локально систем контроля – не самое простое дело.

В свою очередь, «Босс Контроль» – это облачный сервис, который состоит из терминалов контроля доступа и сервиса обработки данных.

[attention type=yellow]

Терминал вешается на стену, сотрудники с его помощью отмечаются на входе, а затем система формирует отчеты о посещаемости.

[/attention]

  Если сотрудник без уважительной причины опаздывает, уходит с работы пораньше или часто ходит на перекуры – это сразу станет известно менеджменту.  В итоге сотрудники больше времени проводят на рабочем месте.

Pay Punch

Биометрическая система учета посещаемости сотрудников и отработанного ими времени. По аналогии с предыдущим инструментом, в офисе также устанавливается специальный прибор, к которому сотрудники прикладывают палец или руку. Таким образом осуществляется контроль отработанного времени, что особенно удобно в случае необходимости расчета заработной платы в почасовом режиме.

Информация о посещаемости сотрудников автоматически передается руководству и бухгалтерии. Поскольку система биометрическая, то обмануть ее, например, попросив коллегу в офисе приложить карточку отсутствующего в нем сотрудника, не получится.

CrocoTime

Однако сам факт нахождения в офисе и на рабочем месте еще не говорит о том, что сотрудник эффективно работает.

Ничто не мешает ему «создавать видимость» бурной деятельности, на самом деле тратя время на не относящихся к работе сайтах или в развлекательных приложениях.

Потери от такого непродуктивно времяпрепровождения могут быть весьма существенными – по разным оценкам, это наносит общий урон экономике страны в сотни миллиардов рублей в год.

Для того, чтобы узнать, какой процент рабочего времени сотрудник потратил на решение бизнес-задач, а сколько «прокрастинировал» на развлекательных ресурсах, помогает сервис CrocoTime. На основе собранных данных он высчитывает коэффициент продуктивности каждого сотрудника, а также предоставляет руководству отчеты о том, какие ресурсы отнимают у работников больше всего времени.

Disciplina.ru

Еще одна система повышения эффективности офисных сотрудников. Disciplina.ru не только собирает информацию об использующихся программах и приложениях, но и следит за соблюдение рабочего графика, а также фиксирует переработки.

Впоследствии создаются отчеты, позволяющие понять структуру рабочего дня каждого конкретного сотрудника – на какие задачи у них уходит больше всего времени, в какие периоды они работают больше или меньше. Эти данные помогают руководству оптимизировать рабочие процессы так, чтобы не перегружать работников, но и не позволять им чрезмерно расслабляться.

Контроль выездных работников

Контролировать офисных сотрудников легче хотя бы по той простой причине, что они находятся в одном месте и, как правило, руководитель может довольно легко с ними пообщаться. Другое дело выездные работы – например, монтаж оборудования, сборка мебели, уборка или доставка.

Здесь сотрудники зачастую имеют большую свободу, что иногда приводит к проблемам – например, некачественному выполнению работ или обманам («халтура» на клиента в обход работодателя с использованием материалов и инструментов компании).

Чтобы повышать эффективность мобильных работников, а также лучше их контролировать, используются специальные инструменты, получившие на Западе название field management software.

Planado.ru

По теме: 10 небанальных приложений, которые сэкономят времяРабота на выезде подразумевает свободу – и именно это часто ценят мобильные сотрудники.

Однако отсутствие начальника, стоящего «над душой», создает различные соблазны.

От банального обмана работодателя – никто не помешает сделать работу, а деньги взять себе в карман – до ошибок при выполнении задачи из-за пропуска каких-то неважных, по мнению мастера, шагов.

Инструменты field management, и в том числе сервис Planado, призваны дать руководителям бизнеса возможность контролировать своих сотрудников и задавать единый стандарт выполнения ими работ.

Сделать это помогают, к примеру, контрольные списки (чек-листы) – в мобильном приложении сотрудника содержится информация по заказу, а также перечислены все шаги, которые нужно проделать, чтобы решить задачу наилучшим образом.

[attention type=red]

Так исключается ненужная при выполнении однотипной работы (которую, как правило, и делают выездные сотрудники) самодеятельность, и повышается общее ее качество.

[/attention]

Кроме того, в таких условиях новички делают меньше ошибок и быстрее втягиваются в рабочий процесс.

После решения задачи сотрудник создает в приложении фотоотчет, по которому видно, что работа выполнена качественно (собранная мебель, установленное оборудование, чистая после уборки комната и т.п.), и отправляет его в офис.

Таким образом руководство сразу может увидеть недочеты и указать на них. Кроме того, сервис интегрирован с «Яндекс. Картами», что позволяет работодателю видеть передвижения сотрудников в режиме реального времени и оптимизировать их маршруты с учетом пробок.

Это помогает выполнить за день больше заказов.

«Мобифорс»

Сервис «Мобифорс» также помогает компаниям контролировать своих выездных сотрудников. Инструмент предназначен для работы с системой «1С: Предприятие 8». С его помощью руководители могут оперативно распределять задачи между мобильными сотрудниками, контролировать их перемещения, отслеживать статусы выполнения задач, а также обмениваться с ними мгновенными сообщениями. 

Кроме того, система собирает данные о выполнении работы и генерирует отчеты о производительности сотрудников, которые учитывают более 30 различных метрик.

Task24

Сервис Task24 предоставляет своеобразную биржу удаленных заказов. С его помощью мобильные сотрудники могут заходить в систему и разбирать заказы, которые им удобнее выполнить (впрочем, их можно и назначать конкретному работнику). После принятия заказа, мастеру открывается подробная информация о задаче. В процессе выполнения работы сотрудник отмечает в системе свои трудозатраты.

Как и в примерах выше, система отслеживает местонахождение сотрудников на карте. По итогам выполнения работы система генерирует отчеты, которые могут быть использованы, к примеру, для расчета заработной платы. Кроме того, реализован API, который позволяет выгружать информацию в 1С и другие системы, а также интегрировать Task24 с софтом сотрудников call-центра.

Контроль удаленных сотрудников

При работе с удаленными сотрудниками (фрилансерами, личными помощниками и так далее) проблема контроля является одной из основных. Для повышения продуктивности таких взаимодействий представители компаний также могут использовать специализированный софт.

JoDo.Im

Простой сервис с незамысловатым дизайном. Помогает структурировать информацию при работе с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Общение руководителя или заказчика с исполнителем проходит в Jabber-чате, где с помощью специальных команд можно ставить работнику задачи, которые не пропадут в логах общения, а будут занесены в базу.

Так, всегда можно восстановить всю последовательность задач и подзадач. При этом система не даст исполнителю отрапортовать о завершении работы, если какие-либо из подзадач не были выполнены.

Отслеживание выполнения плана

Существует большое количество систем для управления проектами. С их помощью руководители могут отслеживать реальную эффективность работы сотрудника, а не только собирать информацию о времени пребывания в офисе или используемых в течение дня программах.

Pyrus

Сервис Pyrus позволяет решать проблему срыва сроков, которая может серьезно вредить бизнесу – очень часто даже важные проекты завершаются позже установленных дедлайнов, что имеет различные негативные последствия для бизнеса.

Pyrus позволяет выявлять сотрудников, которые не укладываются в дедлайны. С помощью подобного софта руководители могут отслеживать задачи и заниматься отладкой бизнес-процессов, а также выявлять сотрудников, которые не успевают выполнить работу в срок.

Повышение эффективности работников ресторана

Ресторанный бизнес традиционно страдает от злоупотреблений и неэффективности работы сотрудников. Случаи плохого обслуживания или банального воровства встречаются сплошь и рядом. Рестораторы стремятся победить эти проблемы с помощью внедрения специальных инструментов контроля.

Jowi

Существует большое количество инструментов контроля персонала для ресторанов. Исторические такие сервисы делились на облачные, когда вся информация хранится на удаленном сервере, и локальные, когда все нужные данные сохраняются прямо в заведении.

У систем каждого типов были свои минусы – при использовании облачных сервисов при проблемах с интернет-соединением работа ресторана может встать, а в случае локального размещения к данным могут получить доступ нерадивые сотрудники, что открывает путь для злоупотреблений.

Поэтому начали появляться гибридные системы вроде Jowi. Они комбинируют оба метода работы с данными – система может работать локально даже без интернета, а при появлении соединения данные закачиваются на облачный сервер. 

Подобные инструменты помогают повысить скорость обслуживания за счет автоматизации процесса приема заказа и его передачи от официанта к повару.

Сценарий использования может быть таким: с помощью планшета с установленным приложением официант принимает заказ, на кухне повару тут же выводится список блюд, а менеджер зала может выставить время, за которое тот должен успеть приготовить заказ.

Затем официанту так же на планшет придет оповещение, и он отправится забирать заказ (а не будет постоянно ходить на кухню, чтобы выяснить, как с ним обстоят дела).

Помимо собственно автоматизации работы, системы контроля предоставляют возможность получения отчетов обо всех важных показателях ресторана – данные по заказам, остатки продуктов на складе и т.д. Все это снижает вероятность обмана – сотрудники не могут утаить часть выручки или, к примеру, воровать продукты с кухни и напитки из бара.

Источник: https://rb.ru/list/doveryaj-no-proveryaj/

Новые вызовы для руководителей в условиях удаленной работы

Два месяца назад, мы все, кто – то неожиданно, а кто – то ожидаемо оказались в новой ситуации. Удаленная работа, которая ранее была экзотикой и наградой для сотрудников, стала всеобщей нормой. Поговорим о том, какие новые вызовы поставила удаленная работа перед руководителями в сфере информационных технологий.

Как было раньше

Уже около 20 лет я занимаюсь управлением в сфере информационных технологий. За это время, примерно 50% людей, с которыми я работал, жили в другом регионе или офисе, и порой я ни разу ни встречался с коллегами лично. Это относится как к команде, так и к Заказчику. Поэтому понимание о результативной удаленной работе у меня было еще до того, как это стало нормой.

При этом, все это время, вокруг удаленной работы наблюдалась весьма парадоксальная картина. На словах все были 100% за. За были сотрудники, которые хотели работать рядом с семьей и не тратить время на дорогу. За были руководители, которые хотели быть лицом к людям и дать больше свободы. Но удаленной работы все не было.

Для этого всегда находилась масса причин:

• необходимость личного и живого общения;
• необходимость более тщательного контроля над сотрудниками;
• низкая производительность при работе из дома;
• слабая инфраструктура;
• требования безопасности.

(Первое, что всегда было на языках и в умах. Можете расширить данный список.)

Лидеры рынка, при разработке стратегии 2050 говорили «уже скоро все наши сотрудники будут работать с Гоа». Другие лидеры рынка разрабатывали и внедряли системы многофакторной идентификации. Индустриальные гиганты открывали офисы по всему миру, люди в которых работали удаленно друг относительно друга. Но на удаленную работу перейти как — то не получалось.

Что важно при удаленной работе

На мой взгляд, успешная удаленная работа базируется на составляющих:

1. Производительная инфраструктура, сеть и оборудование.
2. Удобная безопасность.
3. Выстроенные процессы.
4. Высокое качество управления.

Все перечисленные компоненты взаимосвязаны и не получится построить пилу, когда за счет одного фактора можно компенсировать все остальные.

Производительная инфраструктура

Это первый компонент, о котором все вспоминают. В этом направлении у нас уже давно все хорошо. Мощные сервера, дата – центры, скоростные сети, быстрый интернет. На мой взгляд, дорожку здесь всем протоптала индустрия развлечений.

Для он лайн игр и просмотра фильмов нужен производительный интернет, и он появился. Чуть слабее дело обстоит с оборудованием рабочих мест. Зачастую сотрудникам выдают небольшие и старые ноутбуки, с которыми ни о какой эргономике речи идти ни может.

[attention type=green]

Варианта здесь три – компании сами приобретают хорошие мониторы и клавиатуры и отвозят сотрудникам домой (обойдется менее 1% годового ФОТ), сотрудники сами приобретают оборудование (не все на это пойдут), мы получаем потерю производительности и вовлеченности сотрудников.

[/attention]

В любом случае, вопрос с инфраструктурой, практически решен, препятствий удаленной работе не создает.

Удобная безопасность

Напомню, что у информационной безопасности 3 задачи – обеспечение сохранности и целостности информации, обеспечение защиты информации от НСД, обеспечение удобного доступа к информации. Про третью задачу, очень часто забывают.

Особенно, при обеспечении удаленного доступа. Процедура прохождения доступа к данным и рабочим программам из дома становится сизифовым трудом.

Постоянно возникают разные препятствия, начиная от того, что с частью программ можно работать только через удаленный рабочий стол, заканчивая тем, что подключаться можно только с конкретного оборудования.

К чести информационной безопасности можно сказать, что, в момент перехода к 100% удаленной работы, она быстро перестроилась и сейчас удобство работы повышается. Так что и этот компонент, в конечном итоге побороли и сделали удобным.

Выстроенные процессы

Хорошо выстроенные и регламентированные процессы являются обязательным условием получения результата, вне зависимости работаем мы удаленно, распределено или локально. Но особенно, их отсутствие начинает наносить ущерб при удаленной работе.

В офисе, при отсутствии понимания, можно, словами через рот, спросить у коллеги, можно спросить у руководителя. В конце концов, проходящий мимо руководитель, заметит, что происходит что – то не то, сразу вмешается и поможет.

При удаленной работе, надо, еще понять, что есть вопрос, сформулировать его, задать его в какой –то коммуникационный канал, дождаться пока у человека на той стороне будет время отнестись к этому вопросу и ответить на него, получить и правильно интерпретировать ответ. Все это время человек будет ничего ни делать, либо, еще не известно, что хуже, делать неправильно. Или делать ни правильно, ни задавая вопроса, потому что задать вопрос сложно. А неверный результат мы увидим только на выходе, тем самым потеряв время и деньги.

[attention type=yellow]

При этом, к команде будут подключаться новые сотрудники, которые, ранее, в этой команде, вообще ни работали. У них, вообще нет понимания, как принято работать. Это целый отдельный пласт потенциальных проблем.

[/attention]

До сих пор все эти документы разрабатывали на верхнем уровне, и в них можно было не найти ответа, на то, как действовать в конкретной ситуации, то сейчас настало время пересмотреть и переработать их. Руководителям еще только предстоит пересматривать и разрабатывать процессы для организации удаленной работы, так как по этому компоненту мы далеки от насыщения.

Высокое качество управления

Дефицит качественного управления, и ранее, был обозначен, как ключевая национальная проблема. Удаленная работа еще больше усиливает этот дефицит. Порой руководители предпочитают выполнять роли наблюдателей или почтальонов, но ни управлять процессом. Бывает, что руководители, при отсутствии управления, перекладывают ответственность на сотрудников.

На данный момент мы имеем серьезный провал по двум составляющим результативной удаленной работы – организация процессов и качество управления. И этот провал надо, в ближайшее время исправлять, в этом и есть наша с вами основная задача.

Написать регламенты не сложно, это нужно просто взять и сделать, не обязательно даже затевать дорогостоящие проекты и привлекать консультантов, можно сделать как получится и по ходу допилить.

А вот для повышения качества управления необходимо поменять привычный подход, который до этого, давал какой – никакой результат.

К чему мы оказались готовы меньше всего

Самым сложным при удаленной работе оказалось то, что для того чтобы сотрудник качественно работал, им надо качественно управлять.

При коллективной работе в офисе дефицит управления покрывался за счет получения информации от коллег и эпизодического личного контроля со стороны руководства. Низкая результативность отдельного сотрудника размазывалась на общий результат коллектива. Сейчас этого нет.

[attention type=red]

Слегка перефразируя классику – люди делятся на 2 категории – одни не качественно управляют, а другие не результативно работают.

[/attention]

Можно, конечно прибегнуть к проверенному средству «они работать вообще не хотят, наберем на рынке новых, сейчас безработица, за воротами два миллиарда безработных», которые и ранее часто звучали из уст лиц, занимавших руководящие должности. Только вот набор новых не устранит проблему дефицита управления, а только усугубит, так как мы заменим тех, кто что – то умел, на тех, которых надо научить.

Новые требования к управлению сотрудниками

В условиях 100% удаленной работы, я вижу, как минимум, 3 инструмента успеха:

1. регламентация деятельности;
2. сбалансированная система показателей;
3. профессиональное управление.

И за все это, в первую очередь, отвечает руководитель.

Регламентация деятельности

Для повышения результативности удаленной работы необходимо разработать и иметь регламенты и описания процедур на все возможные случаи жизни. Инструментов для этого множество – регламенты, операционные процедуры, EPC, SWIM – line, RAM, RACI, организационные диаграммы, контрольные списки, чек — листы.

Не случайно, при перечислении инструментов, я сделал упор на визуальные форматы по следующим причинам – визуальные форматы более удобны для восприятия и не требуют больших трудозатрат на разработку, в визуальном формате проще выявить не состыковки и коллизии, больше вероятность, что человек отнесется к графической схеме, чем в 10 страницам текста.

Все это должно быть оформлено на корпоративном портале или в удобной базе знаний, с удаленным доступом и возможностью задавать вопросы.

Сбалансированная система показателей (BSC)

Именно система, которая покрывает все направления деятельности подразделения и задает стандарты работы, а не 2 – 3 итоговых KPI, как инструменты наказания за не корректный результат. Сбалансированная система показателей рассказывает, как правильно надо работать и позволяет не допустить не корректного результата.

Профессиональное управление

Речь идет о управлении в стиле административного менеджмента, и традиций Тейлора, когда руководитель организует работу таким образом, что сотрудник точно знает, что и как ему нужно сделать и физически не может сделать работу ни правильно. При этом, за результат работы сотрудника, в первую очередь отвечает руководитель. Для этого руководитель должен быть профессионалом не только в предметной области и коммуникациях, но и в управлении, в широком смысле этого слова.

Новые требования к руководителям

В условиях 100% удаленной работы руководителям, особенно в сфере ИТ, в первую очередь, необходимо становиться профессиональными руководителями в традиционном понимании этого слова, проще говоря:

1. Досконально разбираться в производственном процессе и уметь его объяснить и формализовать;
2. Разработать систему регламентов, которая однозначно покажет сотрудникам, как надо работать и ответит на 100% возможных вопросов;
3. Разработать систему наставничества и лично заниматься менторством существующих и особенно новых сотрудников;
4. Внедрить систему управления и обмена знаниями;
5. Внедрить и использовать сбалансированную систему показателей, которая позволит правильно организовать и непрерывно оценивать процесс;
6. Использовать прозрачную и простую систему отчетности;
7. Заниматься, тем, чем руководитель должен заниматься в системе административного менеджмента – ставить задачи, контролировать и корректировать сотрудников на регулярной основе.

Финальный пункт моего списка, покажется особенно трудным для сторонников стиля борьбы «одноминутный менеджер против стаи обезьян», которые считают, что в команду нужно набирать только сотрудников, которыми не надо управлять, вдохновлять их лозунгами в стиле «ну ты же комсомолец и лучше меня знаешь, как делать» и потом обвинять в том, что они не достигли результата, потому что вы ими не управляли. Такой подход надо оставить в прошлом, так как основная задача руководителя – результативно управлять. Именно за результативное управление руководителю платят заработную плату.

Ссылки

1. Новые вызовы для руководителей в условиях удаленной работы. Часть 2.

Источник: https://habr.com/ru/post/502338/

Развод по-русски или как предлагают работу, которой нет

Наверняка вы когда-нибудь попадались на случаи развода в интернете. Либо это случалось с друзьями или знакомыми.

Меня частенько беспокоят такие предложения, поступающие в мой адрес. Расскажу, как не попасться на обман и сохранить своё драгоценное время.

Идентификация

Схем, используемых для обмана людей, существует огромное множество и все их опознать с ходу не получится. Рассмотрим одну из популярных ситуаций.

Потенциальными жертвами интернет-мошенников являются студенты и безработные люди. К ним добавляются неизвестные в социальных сетях. В России популярный способ развода – через ВКонтакте.

Как правило, в список «жертв» попадают молодые люди или девушки в возрасте от 18 до 27 лет. Кандидаты возрастом старше, как правило, не подходят под категорию «доверчивых».

После успешного определения «жертвы» к ней «стучатся» в друзья якобы с деловым предложением.

Предложение, от которого нельзя отказаться

Уже с этого момента должно что-то просигнализировать в голове об опасности. Классический вопрос, который задают в социальных сетях звучит так: «Привет, можно к тебе обратиться?» или же «Здравствуйте, можно обратиться к Вам с деловым предложением?».

Это первая стадия, на которой мошенники хотят зацепить внимание потенциальной «жертвы».

Тут может быть 2 варианта развития событий: клиент ответил положительно или же отрицательно. На каждую реакцию заготовлен свой контр-ответ.

Если же Вы не согласились и сразу же отправили незнакомца восвояси, последует череда вопросов в стиле: «У Вас уже есть работа?», «А может простая нехватка времени?». Безусловно, у него найдётся решение проблемы с недостатком свободного времени – удаленная работа.

В случае согласия выслушать предложение, «жертве» озвучивают следующие вопросы:

«Как Вы оцениваете своё финансовое положение?»

«Удовлетворены ли им?»

«Есть ли хобби?»

Это часть стандартных вопросов при любом трудоустройстве. Обратите внимание, первое «собеседование» Вы проходите прямо сейчас, в чате с мошенником, либо человеком, близким к этой деятельности.

Затем следует краткое описание вакансии, на которую Вас приглашают. Интересен тот факт, что саму вакансию не озвучивают, как и фирму, на которую Вы будете работать. Некоторые работодатели идут чуть дальше и создают сайт-однодневку с подробным описанием компании. Это делается на случай, если человек в ходе опроса засомневается в её существовании.

Любой сайт можно пробить в интернете. Об этом подробно рассказывала в своей статье Ирина Чернова. Выявить факт поддельности ресурса не составит труда.

Классическое предложение выглядит так:

[attention type=green]

У нас молодежная организация, в нескольких крупных городах России, развивающаяся в бизнес-сфере.Вложений не требуется. Основное направление работы – это именно организаторская деятельность, работа с людьми, общение, ораторское искусство и коучинг.Суть – организационная деятельность в молодежной команде.Возможность реализации в творческих и управленческих направлениях.

[/attention]

Доход зависит от графика и результатов встречи.Есть чёткая, налаженная система обучения и работы.Обучение бесплатное по ходу работы. На момент обучение доход в среднем 7-15тыс. руб. Потом 30-50 тыс. руб. и более. Есть карьерный рост и возможностью дохода от 75 000 руб и более)

График индивидуальный, поэтому можно совмещать и с учебой и/или с работой.

– один из представителей фейковых организаций

В таких случаях работодатель предлагает бесплатное обучение, но умалчивает различные виды затрат другого характера: обучающая литература, штрафные санкции и прочее. К слову, штрафы официально запрещены законодательством Российской Федерации.

А если работа реальная

Действительно бывают случаи, когда работа все-таки есть и за неё даже платят деньги. Но стоит помнить, что в социальных сетях шанс наткнуться на такую невероятно низок, особенно от лица неизвестного человека.

Типовая работа: вам предлагают продавать товар. К примеру, косметику неизвестного производителя. В таких случаях вы приобретаете продукции на собственные деньги, а дальше торгуете ей сами. Шанс заработать в такой сфере невелик.

Кроме того, это может быть обыкновенная финансовая пирамида, где в ваши обязанности входит завлечение людей, с которых вам будут платить деньги. Сомнительное удовольствие.

Так как в итоге опознать врага

Уважающие себя работодатели не будут «вербовать» людей через социальную сеть. Организация всегда обозначает фиксируемую сумму дохода, либо сдельную при успешном прохождении собеседования. Да, карьерный рост никто не отменяет, но он не озвучивается сразу. Никто Вам не будет обещать золотых гор с ходу.

А что самое важное, по страничке во ВКонтакте или любой другой «социалке» никто не будет определять, а уж тем более говорить, что Вы им подходите.

(3 , общий рейтинг: 4.67 из 5)

Источник: https://www.iphones.ru/iNotes/628062

Как правильно ставить задачи, чтобы сотрудники их выполняли

Приказы предполагают, что вы говорите конкретному человеку что он должен сделать: «Отправьте мне этот файл», «Распланируйте бюджет» т.д. Поступая так, вы не позволяете человеку даже подумать, как лучше подойти к выполнению задачи. Все, что он может сделать, — это четко следовать вашим инструкциям. Таким образом, вы подавляете творческое и критическое мышление подчиненного. 

Вместо того, чтобы давать распоряжения, эффективные менеджеры указывают направление и делятся инструкциями. Они говорят сотрудникам, какой результат хотят видеть, и дают им возможность проявить себя.

Лучше обсуждать проблему, а не приказывать

Отдавать сотрудникам приказы — не самый эффективный подход. Гораздо продуктивнее использовать другую методику — описать объем работы или задачу, которая должна быть решена, выслушать идеи и обсудить результат.

Большинство людей нужно в определенной степени контролировать, чтобы они не отклонялись от намеченной цели. Соответственно, задача руководителя состоит в том, чтобы правильно описать эту конечную цель.

При этом на вопрос «Как именно осуществлять задуманное», сотрудник отвечает сам — это стимулирует интерес к задаче и подпитывает творческое мышление. 

Когда вы рассказываете сотруднику о том, что вы ожидаете от него получить, вы предоставляете ему свободу действий — он волен сам решать, как лучше выполнить задачу.

 И хотя его идеи не всегда могут соответствовать вашему представлению о лучшем методе решения задачи, важно признавать тот факт, что это нормально. Любая работа может иметь несколько эффективных методов реализации.

 Возможно, именно ваш сотрудник предложит лучший метод. 

Задачи нужно подавать в формате проблем. То есть важно описать основную проблему, которая будет решена благодаря выполнению той или иной работы. Если это возможно, опишите цели работы. И только затем задайте вопрос: «Как вы планируете решать эту задачу?».

Дополнительно не лишним будет задать следующие открытые вопросы:

• Какие подходы можно, на ваш взгляд, применить для выполнения этой задачи?
• Какой из подходов вам ближе?
• Каковы преимущества этого подхода?
• Какие потенциальные риски могут возникнуть? 
• Какая помощь вам понадобится от меня или других коллег? 

Подобные вопросы расширяют возможности сотрудников. Вместо того, чтобы требовать от них соответствия вашим представлениям, вы подталкиваете их шире мыслить, анализировать задачу и оценивать риски. Кроме того, ваша готовность позволить им выбрать один подход из предложенных показывает, что вы доверяете им в принятии решений.

Важно фиксировать конкретные результаты

Все приказы, как правило, становятся понятны при описании задачи, а вот желаемые результаты, если они не проговариваются, создают почву для различных интерпретаций. Поэтому, когда вы ставите задачи, вам нужно четко определять результаты, которые вы ожидаете увидеть. 

Например, вы можете обратиться к работнику с такой просьбой: «Мне бы хотелось, чтобы вы просмотрели данные за прошлый месяц». А можете сформулировать ее точнее: «Пожалуйста, посмотрите данные за прошлый месяц. В идеале я хочу услышать от вас рекомендации относительно того, какие действия мы должны предпринимать дальше.

Команде менеджеров нужны идеи по инвестициям в новые проекты, и ваше участие в этом вопросе очень важно. Встреча состоится в четверг, поэтому, если вы сможете проанализировать данные до вторника, у нас будет время на то, чтобы обсудить с вами выводы и рекомендации во время нашей еженедельной встречи в среду утром. Спасибо!».

 

Определяя задачу, всегда делайте акцент на следующих деталях:

• Что вы просите.
• Контекст задачи.
• Предполагаемые результаты. 
• Сроки или при необходимости конкретная дата выполнения.
• Ваша оценка усилий человека. 

7 коммуникационных правил при постановке задач

• Не забывайте о контексте, когда ставите задачу. Люди делают все возможное, когда понимают важность задачи в контексте бизнес-цели.  
• Будьте конкретными. Обозначьте, в какой момент задача может считаться выполненной, используйте любые стандарты качества.
• Обращайтесь к сотруднику уважительно. Важен и тон, и слова, которые вы скажете — они должны восприниматься позитивно. От этого будет зависеть отношение сотрудника к делу.   
• Дайте сотруднику возможность задавать вопросы.  Этот подход способствует укреплению связи между сотрудником и руководителем и повышает вероятность успешного результата. 
• Доверяйте своему сотруднику. Боритесь с микроменеджментом и постоянным стремлением контролировать все процессы. Тот, кто правильно ставит задачи, доверяет людям.  
• Укрепляйте доверие. Благодарите или давайте позитивную обратную связь, когда работа выполняется должным образом.  
• Давайте конструктивную обратную связь. Если задача выполняется ненадлежащим образом, то критиковать работу сотрудника нужно по делу, четко и обоснованно. 

На самом деле таких ошибок не так много, как может показаться. Всего достаточно выделить пять важных деталей, на которые не обращают должного внимания руководители.   

1. Вы думаете, что подчиненные должны догадаться о том, что вы имеете в виду

Одна из ключевых ошибок руководителей — они уверены в том, что подчиненные догадываются о деталях задач, которые они перед ними ставят. В то время как обязательное условие для правильного выполнения задания — это четкая инструкция по любым вопросам. Вам потребуется всего несколько секунд, чтобы объяснить детали, зато это предотвратит ошибки и конфликты.

2. Вы заменяете конкретные дедлайны словами «быстро», «скоро», «не так срочно»

Смысл, который вы вкладываете в слово «скоро», может сильно отличаться от того, что вкладывают в него ваши коллеги. Вы можете думать, что «скоро» подразумевает «в течение двух часов», а ваши сотрудники, которым вы не уточнили временные рамки, будут уверены, что у них есть на задачу несколько дней. Такие недопонимания могут иметь серьезные последствия для любого бизнеса.

3. Вы не считаете нужным приводить примеры

Примеры особенно полезны в том случае, если сотрудник ранее не выполнял подобные задачи. Они хорошо дополнят инструкцию, которую вы даете, внесут ясность и помогут сформировать более четкое представление о том, чего вы хотите получить на выходе.

Например, если вы просите сотрудника разработать опрос удовлетворенности клиентов по новому продукту, то вы можете отправить им примеры других опросов, которые использовались ранее.

4. Вы не предлагаете альтернативные варианты

При постановке задачи стоит предусмотреть несколько альтернативных вариантов на случай, если предпочтительный для вас вариант нельзя реализовать по объективным причинам.

Пример постановки задачи с альтернативными вариантами: «Я хочу, чтобы встреча с финансовым директором состоялась 20-го числа текущего месяца. Если он не сможет встретиться 20-го числа, то можно рассмотреть вариант после обеда 26-го. Либо мы можем встретиться в этот день с аналитиком».

Предоставляя альтернативы, вы даете возможность сотрудникам выполнять работу спокойно, но с возможностью постоянной перепроверки. Это сэкономит вам время, потому что сотрудникам не нужно будет постоянно вас дергать с вопросами и уточнениями.

5. Вы не проверяете, понял ли сотрудник задачу

Прежде чем вы отпустите сотрудника, убедитесь в том, что он понял задачу и результаты, которые от него ожидают. Вы можете поинтересоваться, остались ли у него вопросы к вам.

Проблема заключается лишь в том, что слишком часто сотрудники автоматически говорят «нет». Либо они могут ошибочно думать, что понимают задачу, либо могут стесняться переспросить.

 Поэтому лучше самим убедиться в том, что они услышали то, что вы сказали.

Дополнительные открытые вопросы, которые проверяют правильное понимание задачи:

• Где вы будете доставать информацию для выполнения задачи?
• Какой метод будете использовать?
• Нужна ли помощь для завершения проекта?

Избегайте таких закрытых вопросов, как «Вам всё понятно?». Это закрытые вопрос: они не приглашают сотрудника к диалогу и не позволяют убедиться в том, действительно ли поставленная задача ему понятна.

Нельзя

• Ставить задачи агрессивным тоном. Хотя определенные обстоятельства, в том числе чрезвычайные ситуации на грани жизни и смерти, допускают это. Но во всех остальных случаях нужно бороться с этой дурной привычкой.
• Отвечать на вопрос «Почему?» в диктаторском стиле: «Потому что я так сказал». Хуже ничего быть не может.
• Просить нескольких людей выполнить одну и ту же задачу.
• Отказываться признавать, что разные люди могут иметь в виду противоречащие друг другу приоритеты и сроки. 
• Игнорировать хорошо выполненную работу. 

Источник: https://kontur.ru/articles/5291

Несуществующие работники – Все о кадрах

«Мертвые души» встречаются не только в литературе. Компания может столкнуться с ситуацией, когда в штате состоят работники, фактически не трудившиеся в организации ни дня. Что делать с такими сотрудниками? Как грамотно их уволить и нужно ли это делать? Можно ли вернуть выплаченные им средства? Кого за это наказать?

В бизнесе постоянно происходят процессы смены собственников компании в результате интеграций, банкротств, приобретения долей. А порой и собственник бизнеса, заметив, что его компания движется не туда, куда ему хотелось бы, вдруг принимает решение лично произвести подробный аудит.

И новое руководство или «проснувшиеся» собственники компании нередко сталкиваются с различного рода «скелетами в шкафу». Таким неприятным сюрпризом может оказаться и наличие фактически не работающих на предприятии сотрудников — друзей, родственников или знакомых прежнего начальства.

На вопрос «Кто все эти люди?» никто из реальных работников компании не может дать внятного ответа. Полбеды, если такие «сотрудники» просто числились в организации ради стажа или еще по каким-то причинам. Но бывает и так, что фиктивные работники получали заработную плату продолжительное время.

А может быть, вовсе не они получали зарплату, а бывшее руководство подобным образом улучшало свое материальное положение? Возникает очевидный вопрос: как избавиться от этого балласта? Можно ли вернуть деньги, выплаченные таким псевдоработникам? И конечно, собственники и управленцы озадачат подобными вопросами кадровика и юриста. Ситуация нестандартная, и однозначного ответа тут быть не может.

Все зависит от глубины проблемы. Проанализируем возможные способы действий, перспективы и риски.

Анализ обстоятельств

Чтобы понять, как следует действовать в целях очищения штатного расписания от фиктивных работников, нужно установить обстоятельства, связанные с оформлением и осуществлением трудовых отношений с ними. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Каким образом оформлялись трудовые отношения с данными работниками? Какие документы — приказ о приеме на работу, трудовая книжка, трудовой договор — имеются в организации?

2. Велся ли табель учета рабочего времени на сотрудника? Выплачивалась ли ему заработная плата и каким способом (перечислялась на карточку, выдавалась на руки, по доверенности)?

[attention type=yellow]

3. Присутствовал ли работник какое-то время на рабочем месте, выполнял ли он вообще какую-то работу, остались ли «следы деятельности» в виде выписанных пропусков, подготовленных им документов, иной выполненной работы и т. п.?

[/attention]

Ответив на этот примерный круг вопросов, можно получить материал для работы, в соответствии с которым несуществующих сотрудников можно разделить на несколько групп.

Варианты действий

В зависимости от обстоятельств оформления работников и наличия трудовых отношений фиктивных работников можно разделить на несколько групп. Рассмотрим, как поступить с каждой из них.

Работник ни разу не появился на рабочем месте

С работником заключен трудовой договор, издан приказ о его приеме, в трудовую книжку внесена запись, но на рабочем месте он ни разу не появлялся.

В этом случае, на наш взгляд, можно применить процедуру аннулирования трудового договора и, соответственно, приказа о приеме и записи в трудовой книжке (ст. 61 ТК РФ). Однако необходимо учитывать условия, при которых возможно применение процедуры аннулирования трудового договора. Так, трудовой договор вступает в силу:

— со дня его подписания работником и работодателем либо

— с даты, определенной в договоре.

Напомним: приступить к работе сотрудник должен либо в указанную в договоре дату, либо, если она не указана, на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу.

Если же он не приступил к своим обязанностям в день начала работы, трудовой договор может быть аннулирован.

В этом случае трудовой договор будет считаться незаключенным, соответственно, прав и обязанностей у сторон по нему не возникает.

В ст. 61 ТК РФ не сказано, в течение какого срока можно аннулировать трудовой договор. Из этого следует вывод, что трудовое законодательство не содержит ограничений по срокам на аннулирование трудового договора.

Конечно, данная процедура имеет место, как правило, сразу же после того, как сотрудник не вышел на работу.

Но и в нашей ситуации по истечении значительного времени с того момента, как трудовые отношения были оформлены, но фактически не осуществлялись, полагаем возможным применить процедуру аннулирования трудового договора.

[attention type=red]

Как это сделать на практике? Тут главным образом следует доказать, что сотрудник не работал все это время ни дня или даже ни часа. Если он все же приступил к работе, пусть не в первый день, но через неделю, месяц, основания для аннулирования трудового договора отсутствуют, оно будет незаконным. В таком случае можно говорить о прогулах.

[/attention]

Хотя существует и другая точка зрения.

Судебная практика. В 2008 г. был заключен трудовой договор с работником; к обязанностям в первый рабочий день он не приступил, а фактически начал работать спустя длительное время, только в 2009 г. Суд посчитал подписанный в 2008 г. договор незаключенным (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 03.10.2012 по делу N 33-8595/2012).

Но во избежание споров и для минимизации рисков полагаем, что бесспорным вариантом применения ст. 61 ТК РФ об аннулировании трудового договора будет лишь тот случай, когда работник весь период с даты заключения трудового договора до даты его аннулирования не приступал к трудовым обязанностям.

Доказательствами того, что сотрудник не приступал к работе, в подобной ситуации могут быть следующие документы:

— Докладные (служебные) записки руководителя подразделения, где числился фиктивный работник, начальника службы пропусков, руководителя службы персонала, начальника ИТ-отдела о том, что такой сотрудник никогда на рабочем месте не появлялся, пропуск ему не выдавался, учетная запись не создавалась и т. п.;

— Акт об отсутствии работника на рабочем месте в период с момента оформления трудового договора по текущий момент, подписанный вышеупомянутыми лицами, в поле служебной деятельности которых он так или иначе должен был попасть.

Затем следует издать Приказ об аннулировании трудового договора, отмене приказа о приеме на работу работника, а также о признании записи в его трудовой книжке недействительной. В качестве основания для издания такого приказа следует указать служебные записки и акт об отсутствии работника.

После чего в соответствии с п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225, В трудовую книжку сотрудника вносится запись о том, что предыдущая запись о приеме на работу является недействительной.

Открытым остается вопрос о том, что же делать с трудовой книжкой работника после аннулирования трудового договора. Поскольку в этой ситуации трудовой договор считается незаключенным, у работодателя нет обязанности перед работником выдать ему трудовую книжку, как нет и ответственности за ее невыдачу или задержку.

[attention type=green]

Однако считаем, что это все же необходимо сделать, поскольку с момента аннулирования трудового договора у работодателя отсутствуют какие-либо основания хранить у себя данный документ. Работнику следует направить письмо об аннулировании трудового договора и необходимости получить трудовую книжку.

[/attention]

Можно, по аналогии с расторжением трудового договора, запросить у него адрес для отправки трудовой книжки.

Что касается Личного дела работника (если оно было заведено), его в данном случае следует уничтожить, поскольку трудовых отношений с работодателем не было и оснований хранить персональные данные несостоявшегося работника у компании нет.

К сведению. Как быть в случае, когда работодатель оформил все документы и платил заработную плату (подтвержденную документами), но работник фактически ни дня не проработал? Полагаем, тут также можно говорить об аннулировании трудового договора. Ведь ТК РФ связывает аннуляцию трудового договора только с одним фактом — с тем, что работник не приступил к работе.

Некоторые эксперты считают, что если работодатель платил заработную плату, то аннулировать такой трудовой договор можно лишь через суд. Это довольно спорное утверждение, поскольку в ТК РФ не предусмотрен порядок аннулирования трудового договора в судебном порядке — только решением самого работодателя при условии, что работник не приступил к работе.

Поэтому, на наш взгляд, при аннулировании трудового договора получается, что выплаченная заработная плата вовсе не являлась заработной платой, а была неосновательным обогащением, т. к. оснований выплачивать деньги не было (об этом будет сказано далее).

Вместе с тем судебной практики по искам работодателей в подобных случаях мы не нашли. Думаем, что у судов тут не было бы единого мнения. Все-таки процесс аннулирования трудового договора до конца не детализирован: ни по срокам, в пределах которых можно аннулировать трудовой договор, ни по статусу денежных средств, полученных в качестве зарплаты.

Поэтому, если вы хотите минимизировать свои риски, желательно договориться с фиктивным работником «полюбовно».

Какие Риски могут быть в данной ситуации? Работник может оспорить в суде факт аннулирования трудового договора. Но, что важно, в этом случае уже не работодатель будет доказывать законность аннулирования трудового договора, а работнику в соответствии со ст. 56 Гражданского процессуального кодекса РФ придется доказывать факт работы.

Напомним, в соответствии с п. 23 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее — Постановление Пленума ВС РФ N 2) по спорам, связанным с расторжением трудового договора (увольнением), законность расторжения трудового договора и увольнения работника должен доказывать работодатель.

Но в рассматриваемом случае имеет место аннулирование трудового договора, а потому обязанность доказывания своих доводов возложена на работника и работодателя в равной степени.

Судебная практика. В Определении Верховного суда Удмуртской Республики от 07.03.2012 по делу N 33-620/2012 рассмотрен случай, когда работник предъявил иск о признании факта трудовых отношений и признании незаконным приказа об аннулировании трудового договора по совместительству. Однако истцу не удалось доказать, что он приступил к работе, в связи с чем суд отказал в иске.

Характерная ситуация изложена в другом деле.

Судебная практика. Работник обратился к сельхозпредприятию с целью получить запись в трудовой книжке. Она была необходима ему для участия в социальной программе развития села и получения денежных средств.

Руководитель сельхозпредприятия выполнил просьбу истца и оформил с ним трудовой договор. Спустя некоторое время, когда предприятие уже находилось в стадии банкротства, арбитражный управляющий аннулировал трудовой договор с работником. Суд в решении отметил следующее: Ст.

61 ТК РФ не предусмотрено обстоятельств, при которых работник, не приступивший к исполнению обязанностей, продолжал бы иметь трудовые отношения с работодателем. У истца отсутствуют доказательства, что он обращался к работодателю о предоставлении ему рабочего места, т. е.

[attention type=yellow]

изначально ни работник, ни работодатель не имели интереса в практическом исполнении трудового соглашения

[/attention]

Источник: http://info-personal.ru/upravlenye-personalom/statya-nesushhestvuyushhie-rabotniki-chto-s-nimi-delat_-vishnep/