Обязан ли работодатель обеспечить работников транспортом для развозки работников до места работы и обратно,

Можно ли затраты на ГСМ, связанные с проездом сотрудника на работу и с работы, учитывать в составе расходов при расчете налога на прибыль (на рабочее место можно добраться общественным транспортом)?

Напряженный график не позволяет посещать мероприятия по повышению квалификации?Мы нашли выход!

Консультация предоставлена 27.08.2015 г.

За работником организации закреплен служебный автомобиль, на котором он также ездит на работу и с работы. Такое условие предусмотрено трудовым договором. Организация не является автотранспортной.

Можно ли затраты на ГСМ, связанные с проездом сотрудника на работу и с работы, учитывать в составе расходов при расчете налога на прибыль при условии, что на рабочее место можно добраться общественным транспортом?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В рассматриваемой ситуации организация имеет основания и для включения стоимости ГСМ, израсходованных при поездках работника на служебном автомобиле к месту работы и обратно, как в состав расходов на оплату труда, так и в состав прочих расходов. При этом в обоих случаях не исключены претензии со стороны налоговых органов.

Обоснование позиции:

Объект налогообложения

Объектом налогообложения по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается полученная ими прибыль, которая определяется как полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, которые определяются в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247 НК РФ).

Расходы как средство уменьшения полученных доходов

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях формирования налогооблагаемой прибыли налогоплательщики вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.

 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

[attention type=yellow]

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст.

[/attention]

 252 НК РФ). Расходы, связанные с производством и (или) реализацией, в свою очередь, подразделяются на материальные расходы, расходы на оплату труда, суммы начисленной амортизации, прочие расходы (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Расходы на оплату труда

Так, в соответствии со ст.

 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Перечень расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором, которые могут быть учтены в налоговом учете, является открытым (п. 25 ст. 255 НК РФ).

При этом напомним, что соблюдение условий трудового договора является обязанностью работодателя (ст. 22 ТК РФ). Следовательно, в рассматриваемом случае работодатель обязан предоставлять работнику служебный автомобиль не только в рабочее время, но и для поездок к месту работы и обратно, неся при этом соответствующие расходы.

Вместе с тем на основании п. 26 ст.

 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не могут быть учтены расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Разъяснения финансового ведомства

Источник: https://garant-victori.ru/mozhno-li-zatraty-na-gsm-svyazannyye-s-proyezdom-sotrudnika-na-rabotu-i-s-raboty-uchityvat-v-sostave-raskhodov-pri-raschete-naloga-na-pribyl-na-rabocheye-mesto-mozhno-dobratsya-obshchestvennym-transportom

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.

1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст.

325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.

Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст.

270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы.

Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

• 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
• 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда.

Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму.

[attention type=red]

Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

[/attention]

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

• пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
• пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Источник: https://clubtk.ru/kompensatsiya-transportnykh-raskhodov-sotrudnikam-v-2021-godu

Организация перевозки сотрудников к месту работы: документальное сопровождение услуги

В случае нахождения рабочих мест на удалённом расстоянии от транспортных магистралей и общественных остановок могут возникать определенные трудности.

Например, из-за особенностей графика работы сотрудники не смогут успевать вовремя добираться на рабочие места и беспроблемно уезжать домой.

Учитывая это, некоторые компании решают организовать доставку сотрудников, включая ее в условия коллективного и/или трудового договора.

На первый взгляд, такое решение может показаться легко осуществимым. Но, необходимо учитывать очень важный момент – расходы, которые должны быть отображены в бухгалтерском балансе. Если это сделать грамотно, у налоговых инспекторов не возникнет никаких лишних вопросов.

Как можно организовать доставку сотрудников

Доставка сотрудников на рабочее место и обратно является обязательным в случае вахтового метода работы, что подтверждается ст. 301 Трудового Кодекса РФ.

В остальных случаях это не является обязанностью работодателя, а всего лишь правом, которое закрепляют в различной нормативной документации (к примеру, в коллективном договоре).

При этом следует обосновать, почему это необходимо конкретной организации.

Работодатель может организовать доставку своих работников разными способами:

1. Компенсация расходов, затраченных сотрудниками на то, чтобы добраться собственными силами. Чаще всего речь идет на покрытие расходов на топливо и амортизацию личного транспорта работников, так как в случае наличия общественного транспорта подобной проблемы и вовсе не существовало бы. Расходы такого плана могут быть прописаны в трудовом договоре или же специальном положении.
2. Доставка на транспорте, принадлежащем организации. Такой вариант подходит тем компаниям, у которых имеется собственный транспорт для перевозки и свои водители. Можно производить посадку и высадку сотрудников в нескольких точках города, особенно, если количество работников немалое.
3. Договор доставки сотрудников сторонней компанией. Работодатель договаривается о перевозке персонала с транспортной фирмой, прописывая все условии в договоре с ней. Единицей подобного соглашения выступает не количество перевезенных работников, а количество транспортных средств.

Понятно, что организация перевозки сотрудников – это расходы независимо от того, какой тип доставки не выбрал бы работодатель. Вот только в каждом случае есть свои особенности учета трат и их корректного отображения в бухгалтерской документации.

Условия вычета расходов на доставку из расчета налога на прибыль

Налоговым Кодексом РФ не предписывается убирать те суммы, которые затрачиваются на доставку сотрудников (какой бы вид организации перевозки не использовался). Но, есть два типа обоснования исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль:

1. Необходимость транспортировки персонала объясняется технологическими особенностями предприятия. Достаточно одного из указанных ниже условий:
• существующие графики движения общественного транспорта неудобны;
• организация располагается далеко от транспортной остановки или населенного пункта – более 300-500 м;
• компания работает круглосуточно, непрерывно и/или посредством подряд нескольких рабочих смен;
• из-за особенностей работы и ее условий сотрудники не могут пользоваться общественным транспортом (например, после труда на строительной площадке работники не имеют возможности принять душ и переодеться).
2. В коллективном или трудовом договоре работодателем прописана обязанность по доставке. При отсутствии производственной необходимости перевозки нужно будет вести персональный учет транспортируемых сотрудников для того, чтобы удерживать с них страховые взносы и НДФЛ.

Если ранее Минфин РФ указывал на необходимость учитывать одновременно оба условия. Но, как показывает судебная практика, достаточно обосновать хотя бы одно условие.

Организация доставки сотрудников – налоговый учет трат

На доставку налоговый учет расходов в случае организации перевозки работников собственным транспортом или обращении к сторонней компании будет иметь некоторые отличия:

1. Налог на прибыль. Если доставка производится арендованным или собственным транспортом, траты будут учитываться как:

• оплата труда (заработная плата водителя);
• амортизация ОС;
• расходы на запчасти транспорта, ГСМ и пр.;
• арендные платежи.

При обращении в стороннюю фирму затраты будут учитываться только как прочие расходы.

1. Налог при УСНО. И в первом, и втором случае идет учет затрат как:

• оплата труда водителя;
• материальные расходы на запчасти, услуг сторонней фирмы, ГСМ;
• арендные платежи.

1. НДС. При доставке собственным транспортом не начисляется, а входной НДС на запчасти, ГСМ, арендную плату принимается к вычету. Входной НДС стоимости услуг доставки сторонней фирмой принимается к вычету.
2. НДФЛ. В обоих случаях не начисляется.
3. Страховые взносы в ФОМС, ПФР, ФСС. Не начисляется и в первом, и во втором случае.
4. Страхование от несчастных случаев (взносы в ФСС). Не начисляются в обоих случаях.

Исходя из всего сказанного выше можно сделать вывод, что документальное сопровождение доставки сотрудников при помощи заключения договора со сторонней компанией (транспортной) несколько проще, чем организация доставки собственным транспортом.

Источник: https://vezemnn.ru/articles/perevozka-sotrudnikov-dokumentalnoe-oformlenie/

Доставка сотрудников на работу

Многие наблюдали картину, когда в определенном месте люди садятся в ведомственный автобус и едут прямо до ворот проходной. Затраты на такую доставку несет организация. Как их отразить в бухгалтерском учете? Можно ли их учесть при налогообложении прибыли? Возникает ли здесь доход, облагаемый ЕСН и НДФЛ? Ответы на эти вопросы вы найдете в этой статье.

В назначенный час к условленному месту подъезжает ведомственный автобус, который везет собравшихся людей на работу. Подобная картина встречается довольно часто, не правда ли? Многие компании осуществляют доставку своих работников из пункта сбора до места работы и обратно. При этом принятие предприятием подобного решения может быть обусловлено различными причинами.

Иногда это связано со спецификой местонахождения и режима работы предприятия. Например, предприятие расположено за городом или в промышленной зоне, куда не ходит общественный транспорт.

А может, смена у работников начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт не работает.

Тогда уж без служебного транспорта не обойтись — иначе многие работники попросту не доберутся до работы.

В других случаях такая мера не является “жизненной” необходимостью. Просто предприятие заботится о своих работниках, обеспечивая им комфортные условия по пути на работу и обратно.

Обязанность работодателя по доставке работников до места работы и обратно может быть установлена коллективным и (или) трудовым договором или не предусмотрена таковым (таковыми).

Чаще всего работники пользуются служебным автобусом бесплатно. В том случае, если организуются специальные маршруты автобусов для доставки работников, с них может взиматься (частично или полностью) плата за проезд.

Доставка работников может осуществляться собственным автотранспортным средством предприятия или же предприятие может воспользоваться услугами сторонней организации. И в том и в другом случае организация несет затраты.

В бухгалтерском учете затраты на доставку работников до места работы и обратно, на наш взгляд, всегда отражаются на счете 26 “Общехозяйственные расходы” в составе расходов по обычным видам деятельности по статье прочие затраты.

Налог на прибыль

Расходами организации согласно п. 1 ст. 252 НК РФ признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, за исключением расходов, прямо перечисленных в ст. 270 НК РФ.

В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ предприятие вправе включить расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом:

1. в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если доставка работников осуществляется в силу технологических особенностей производства;
2. в состав расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, если обязанность работодателя по оплате проезда работнику установлена трудовым и (или) коллективным договором.

В иных случаях указанные расходы не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Что подразумевается под технологическими особенностями производства, Налоговый кодекс РФ не разъясняет. Учитывая, что согласно п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения и неясности налогового законодательства толкуются в пользу налогоплательщика, можно трактовать это понятие достаточно широко.

В качестве примера рассмотрим атомную электростанцию. В силу специфики производства АЭС располагается в зоне, безопасной для проживания людей, т.е. на значительном расстоянии от населенных пунктов.

Добраться до нее можно только служебным транспортом или на личном автомобиле.

[attention type=green]

Поэтому затраты на доставку работников к месту работы и обратно для АЭС обусловлены технологическими особенностями производства.

[/attention]

К числу технологических особенностей можно отнести и непрерывный цикл производства, когда предприятие работает круглосуточно, чаще всего в многосменном режиме.

Причем смена может начинаться или заканчиваться в ночное время, когда общественный транспорт не функционирует. В такой ситуации добраться на работу или с работы можно только личным транспортом или на такси.

Однако далеко не все работники имеют личный автомобиль.

Следовательно, предприятие вынуждено нести затраты по доставке работников на работу и с работы или оплачивать им стоимость проезда на такси.

Данные затраты могут быть квалифицированы как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Обоснованность включения этих затрат в расходы может быть зафиксирована в локальном нормативном акте предприятия.

В нем следует указать также время работы служебного транспорта, его маршрут и т.д.

Расходы на доставку работников в иное время (в часы работы общественного транспорта) не могут быть признаны экономически оправданными, а следовательно, предприятие не сможет учесть их для целей налогообложения прибыли (при условии, что они не предусмотрены коллективным и (или) трудовым договором).

А как быть предприятиям, расположенным “на выселках” не в силу требований закона, а исключительно по доброй воле?

Например, организация арендует офис или склад на территории промышленной зоны или в населенном пункте, который не обслуживается городским транспортом. Вправе ли организации относить на расходы затраты на перевозку работников в этом случае?

[attention type=yellow]

На наш взгляд, вправе. Ведь организация несет расходы в связи с производственной необходимостью. Следовательно, эти расходы являются обоснованными.

[/attention]

Источник: https://printscanner.ru/dostavka-sotrudnikov-na-rabotu/