Прошу консультации по следующему вопросу.Я руководитель строительной организации.

80 вопросов, которые точно зададут директору и сотрудникам в налоговой

Какие вопросы задают налоговые инспекторы на допросах директору компании? А сотрудникам? Что делать, если не знаешь ответ? Какие вопросы инспектор не имеет права задавать?

В этой статье мы публикуем два полных списка вопросов: для директора и для сотрудников. Но даже если вы выучите эти вопросы наизусть, толку будет мало. Действовать надо по-другому.

ФНС и Следственный комитет РФ в совместном письме от 13.07.2021 г. № ЕД-4-2/13650@ утвердили перечень вопросов, подлежащих обязательному выяснению у руководителя и сотрудников по выбору контрагентов, процедуре подписания договоров, учёту товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ). Представим, что налоговая допрашивает руководителя и сотрудников компании ООО «1».

Перечень вопросов для руководителя

• Кем, в какой должности вы работаете в ООО «1»?
• Когда вы приступили к исполнению обязанностей в вашей должности?
• Кто назначил вас на эту должность?
• Где и кем вы работали до ООО «1»?
• Вы исполняли аналогичные обязанности ранее или работа в ООО «1» — это новые профессиональные навыки?
• Вмешиваются ли учредители непосредственно в финансово-хозяйственную деятельность ООО «1»?
• Если учредители вмешиваются в финансово-хозяйственную деятельность ООО «1», то каким образом это происходит?
• Вы представляете отчеты о результатах финансово-хозяйственной деятельности ООО «1» учредителям?
• Вы согласовываете выбор контрагентов или расходы, которые необходимо произвести, с учредителями?
• Кто в вашей организации отвечает за подготовку договоров к подписанию сторонами?
• Кто занимается подбором поставщиков, субподрядчиков для ООО «1»?
• Как происходит поиск контрагентов?
• Какими источниками информации вы пользуетесь при выборе контрагентов?
• Сколько человек в вашем отделе занимается поиском поставщиков?
• Как обычно происходит общение с поставщиком, по почте, лично, через посредника?
• Опишите процесс подготовки договора внутри организации при установлении поставщика.
• Одобрение того или иного контрагента — это решение единоличное или коллегиальное?
• Если решение коллегиальное, назовите лиц, принимающих решение.
• Если решение принимается единолично, вы выступаете инициатором заключения договора именно с этим поставщиком?
• Есть в организации лица или отдел, которые несут ответственность за выбор того или иного контрагента? Укажите их.
• Какая ответственность предусмотрена в вашей организации при установлении поставщика?
• Кто определяет, кого из поставщиков выбрать?
• Кто дает указание для подготовки проектов договоров?
• Кто выступает инициатором заключения договора с поставщиками, от кого исходит предложение о работе с конкретным поставщиком?

Для установления личности руководителя-контрагента и деловой репутации организации-контрагента

• Знаком ли вам лично руководитель организации-контрагента, при каких обстоятельствах, когда вы познакомились?
• Какие взаимоотношения (дружеские, деловые) вас объединяют?
• Какие работы (услуги) выполняла организация-контрагент для вас, какие товары поставляла?
• Ранее эта организация оказывала для вас подобные услуги, выполняла работы, поставляла товары?
• Какие действия вы предпринимали для установления деловой репутации организации-контрагента?

Подписание договора и учет товаров (работ, услуг)

• В организации существуют какие-либо регламентирующие документы по документообороту?
• Кто несет ответственность за количество и качество поставляемых ТМЦ (ГСМ, запчасти и др.), услуг (транспортные и др.), работ (субподряд)?
• Кто принимает первичные документы от поставщика (ТН, ТН, ТОРГ-12, акты), кто подписывается в документе, где происходит принятие товаров (работ, услуг) по документу?
• Кто должен присутствовать при принятии товаров (работ, услуг) в обязательном порядке?
• У вас попадались недобросовестные поставщики товаров (работ, услуг), какие действия вы предпринимали в подобных случаях?
• Кто в ООО «1» отвечает за сохранность ТМЦ, кто ведет учет?
• Есть ли склад и где он находится, кто является кладовщиком?
• Если при принятии работ от субподрядчика присутствуют представители заказчика, кто именно присутствует, какие документы подписывает?
• В случае брака или нарушения технологии по работам, выполненным субподрядчиком, кто несет ответственность за допущенные нарушения перед заказчиком, перед ООО «1»?
• Кто составляет претензии от ООО «1» в адрес субподрядчика в случае выявления брака или нарушения технологии, кто подписывает такие документы?
• Есть ли в ООО «1» служба безопасности или сотрудник, который занимается экономической безопасностью организации?
• На компьютере какого должностного лица установлены базы 1С-Бухгалтерия, 1С-Торговля, 1С-Склад?
• Кто имеет доступ к базам 1С-Бухгалтерия, 1С-Торговля, 1С-Склад?

Перечень вопросов для сотрудников

• Когда вы приступили к исполнению обязанностей в вашей должности?
• Ваше образование, специальность?
• Что входит в ваши должностные обязанности?
• Вы исполняли аналогичные обязанности ранее?
• Где и кем вы работали до ООО «1»?
• Кто занимается подбором поставщиков, субподрядчиков для ООО «1»?
• Как происходит поиск контрагентов, какими источниками информации вы пользуетесь при выборе контрагентов?
• Кто выступает инициатором заключения договора с поставщиками, от кого исходит предложение о работе с конкретным поставщиком?
• Одобрение того или иного контрагента это ваше единоличное решение или коллегиальное?
• Есть в организации лица или отдел, которые несут ответственность за выбор того или иного контрагента? Укажите их.
• Какая ответственность предусмотрена в вашей организации при установлении поставщика?

Подписание договора

• Кто дает указание для подготовки проектов договоров?
• Кто в вашей организации отвечает за подготовку проекта договора или вы используете типовые договоры?
• Вы лично общаетесь с предполагаемыми партнерами, на чьей территории?
• Какие вопросы задаете при встрече, с какими документами знакомитесь?
• В случае, если контрагент находится не в г. Москве или Московской области, как вы взаимодействуете?
• В случае необходимости у кого спрашиваете контактные данные партнера?
• Кто согласовывает проекты договоров для последующего подписания вами?
• В организации существуют какие-либо регламентирующие документы по документообороту?
• Кто несет ответственность за качество поставляемых ТМЦ (ГСМ, запчасти и др.), услуг (транспортные и др.), работ (субподряд)?
• Назовите программу, которая используется для учета ТМЦ.
• Как у вас в компании организован документооборот с момента поступления документа от поставщика до момента принятия товаров (работ, услуг) к бухгалтерскому учету и отражения в бухгалтерской программе?
• Кто имеет доступ к базам 1С-Бухгалтерия, 1С-Торговля, 1С-Склад?
• У вас попадались недобросовестные поставщики товаров (работ, услуг), какие действия вы предпринимали в подобных случаях?
• Кто в ООО «1» отвечает за сохранность ТМЦ, кто ведет учет, какими внутренними документами происходит списание ТМЦ для своих подразделений для производства работ?
• Есть ли склад и где он находится?
• Кто контролирует качество и количество поставляемых товаров (работ, услуг)?
• В случае выполнения работ субподрядчиками кто занимается бытовыми вопросами рабочих и ИТР на месте проведения работ?
• Вы лично присутствуете при принятии работ от субподрядчика, какие документы подписываете?
• В случае брака или нарушения технологии строительства по работам, выполненным субподрядчиком, кто несет ответственность за допущенные нарушения перед заказчиком, перед ООО «1»?
• Есть ли в ООО «1» служба безопасности или сотрудник, который занимается экономической безопасностью организации? Укажите Ф. И. О., его обязанности и ответственность.
• Укажите должностное лицо, визирующее документы, которые вы оформляете.
• Перечислите наименование документов, которые вы оформляете.

Почему даже зазубривание этих вопросов не гарантирует, что вы успешно пройдёте допрос?

Цель у налоговой одна — доказать нереальность хозяйственной операции и, как следствие, доначислить налоги.

Протокол допроса составляет инспектор.

Цель допроса — обосновать, что директор и его сотрудники толком ничего не могут пояснить ни про контрагента, ни про сделку, ни про то, как она исполнялась (ведь в таком случае сделка фиктивна, а контрагент номинален).

Поэтому инспектор будет пытаться интерпретировать вопросы таким образом, чтобы ваши ответы сводились к фразам типа: «не знаю», «не помню», «надо уточнить» и т. д., что будет расценено проверяющими как фиктивные отношения.

Пример, как директору и другим свидетелям правильно отвечать на вопросы инспекции

Сотрудники «Налоговых адвокатов» сопровождают директоров компаний на допросы несколько раз в неделю. Эта практика позволила нам создать свою подборку вопросов, которые задают инспекторы. Некоторыми из этих вопросов и ответами на них мы готовы поделиться:

Вопрос: Каким образом вы формируете бухгалтерскую и налоговую отчетность, подписывали ли лично бухгалтерскую и налоговую отчетность, поручали ли вы делать это кому-либо от своего имени и представлять ее в налоговые органы, назовите Ф. И. О. этого лица?

Ответ: Бухгалтерскую и налоговую отчетность помогает вести моя знакомая. Делает она это безвозмездно. Отправляем отчетность по ТКС (телекоммуникационным каналам связи), т. е. электронно. Отправку отчетности делает моя знакомая в моем присутствии. Оператор связи — «Такском» (или укажите иную организацию).

Вопрос:Встречались ли вы с директором ООО «Контрагент»?

Ответ: Директор звонил мне по телефону, и мы проговаривали с ним некоторые вопросы. Однако в офис нашей компании приезжал представитель компании. Он обсуждал со мною (или менеджером) все коммерческие вопросы (номенклатуру товара, стоимость, логистику поставки и т. д.).

Насколько я помню, у него была доверенность и с его слов именно он отвечал в ООО «Контрагент» за согласование договоров и согласование коммерческих условий поставки. Звали его _____. Более точные контакты данного лица надо посмотреть в офисе. Директор к нам в офис не приезжал.

Вопрос: Каким образом производится поставка товара?

Примерный ответ: наша организация ведет посредническую деятельность, есть знакомые поставщики и покупатели, под их спрос/предложение ищем покупателей-продавцов (заказчиков-исполнителей), доход получаем за счет разницы в цене.

Продажи стараемся осуществлять по принципу день-в-день, т. е. покупатель забирает товар со склада поставщика либо поставщик доставляет товар сразу на склад покупателя.

При необходимости обращаемся к услугам транспортных компаний, забираем товар на складе продавца и везем на склад покупателя.

Вопрос: Какие меры должной осмотрительности были вами проявлены при выборе ООО «Контрагент» в качестве вашего поставщика?

Ответ: У всех наших поставщиков, в том числе и ООО «Контрагент», мы запрашиваем заверенные копии учредительных документов (свидетельств о регистрации юридического лица и постановке на налоговый учет), решение о создании общества и приказ о назначении генерального директора и главного бухгалтера, копию устава, выписку о видах деятельности ОКВЭД и т. д.

Также проверяем контрагентов из открытых источников информации (по судебным делам, задолженности в службе судебных приставов, проверяем достоверность информации о контрагенте на сайте налоговой инспекции. Также иногда запрашиваем информацию по контрагенту из «Контур-фокуса» и в обслуживающем банке.

[attention type=yellow]

Документы в отношении данного контрагента имеются в офисе (у сотрудника).

[/attention]

Конечно, примеры выше не следует рассматривать как аксиому. В зависимости от того, какую деятельность ведёт ваша компания, ответы будут разными. Но общее направление ответов, думаем, понятно.

Как налоговая хитрит, задавая вопросы директору и сотрудникам?

Повторимся, цель налоговой — доначислить и взыскать налоги. Поэтому инспекторы иногда позволяют себе некоторые вольности.

Например, спрашивают водителя про работу бухгалтерии, а бухгалтера про марки и модели автомобилей. Но это примитивный прием.

Другой вариант «нестареющей классики» — задать вопрос некорректно. Так, чтобы директор или сотрудник не понял, что именно у него спрашивают. И потом интерпретировать полученный ответ по-своему.

Например использовать в вопросе сразу и утверждение, и отрицание.

В этом случае, если ответ односложный (да или нет), он все равно может быть истолкован инспектором двояко, то есть в пользу проверяющего.

Иногда инспекторы проявляют фантазию и задают вопросы о фактах, которых на самом деле не было. Естественно, свидетель отвечает, что не может вспомнить эти обстоятельства. Инспектор доволен: есть за что зацепиться, чтобы сделать обобщенные выводы и произвести доначисления.

Выводы

Из допроса надо выжимать по максимуму. Мало просто «сходить» на допрос и что-то ответить. Результат похода на допрос должен быть такой, чтобы вы могли ссылаться на протокол как на доказательства в вашу пользу.

Недостаточно просто заучить вопросы и подготовить ответы на них. Инспектор может задать любой другой вопрос, поэтому надо понимать логику ситуации и направление, в котором «копает» инспекция.

Инспекторы могут хитрить, чтобы представить ситуацию так, словно свидетель не может дать чёткий и внятный ответ на вопрос. Поэтому мы разработали свою тактику подготовки и сопровождения на допрос директоров и сотрудников компаний.

Понравиласьстатья? Делитесь с друзьями, ставьте лайк и подписывайтесь наканал, чтобы не пропустить новые статьи!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/nalog_advocat/80-voprosov-kotorye-tochno-zadadut-direktoru-i-sotrudnikam-v-nalogovoi-5e316b4518fe6871d84b0794

Управление строительной фирмой

Коллега, в этой статье мы с вами будем разбираться в kpi строительной компании.

То есть, какие показатели управления строительной фирмой вам надо отслеживать, чтобы быть в курсе, что происходит с вашим бизнесом.

Это первая часть, и в ней мы поговорим о цифрах, которые относятся больше к менеджменту небольшой строительной фирмы.

Вторая часть будет посвящена маркетингу.

Зачем следить за цифрами строительной фирмы

Ваш бизнес работает. Он что-то производит (прибыль), и что-то потребляет (деньги, время, другие ресурсы).

Если вы не знаете соотношения между тем, что бизнес потребляет, и тем, что производит, то вы — в большой опасности.

Ко мне на консультацию время от времени приходят коллеги, которые формулируют одну и ту же проблему: пашу, как Папа Карло, а денег нет.

Это — типичная проблема несбалансированного бизнеса. И один из корней этой проблемы в том, что владелец не хочет вникать во всю эту заумь: отслеживать коэффициенты, следить за ключевыми показателями производительности (KPI) и прочим.

Его можно понять: он хочет ремонтировать квартиры или строить дома. Он знает, как клеить обои, чтобы было не видно швов, и сам может показать, как вязать арматуру для фундамента.

Сложность в том, что от него это уже не нужно. его задача — работать головой. А он привык руками.

Расставаться со старыми привычками всегда сложно, и это — болезненный процесс. 

Как только вы начинаете избавляться от привычных способов мышления и поведения, ваше эго начинает бить тревогу: «На меня покушаются! Меня хотят убить! Спасите-помогите!».

И подсовывает вам всякие более привычные вопросы, чтобы отвлечь.

[attention type=red]

То, вдруг, начнет судорожно искать в Интернете информацию о том, где купить саморезы.

[/attention]

То захочет съездить на объект вместо прораба, заехав по пути в строительный магазин, чтобы «человека лишний раз не гонять, все равно, сам еду».

И пока вы заняты этим «сверхважным» делом, вы не можете делать ничего по-настоящему значимого для своего бизнеса.

А ваши подчиненные ждут от вас именно этого, а не привезенного ведра саморезов и не рассказов на объекте о том, как в ваше время вы делали то, с чем они и так справляются.

Ваша задача в другом. Забудьте об микроменеджменте и вникании в процессы.

Для этого есть прораб. 

У вас нет? Тогда не читайте дальше. Бесполезно.

Пока вы сами «прорабите», у вас никогда не будет времени заниматься более важным.

Настоящая работа начинается, когда вы делегировали всю «мелочевку» и высвободили себе время для стратегии. Кроме вас с ней никто не справится.

И один из аспектов такой стратегической работы — это сбор и анализ показателей. 

Какие показатели надо отслеживать при управлении небольшим строительным бизнесом

Скажу сразу, эта статья не претендует на исчерпывающее руководство. Дочитав до конца, вы будете знать несколько критически важных для управления небольшой строительной фирмой показателей.

По мере вашего развития, как руководитель и предприниматель, вам понадобится знать больше.

Но даже если вы знаете и отслеживаете все показатели, о которых я здесь напишу, то лишний раз удостовериться, что вы на правильном пути, никому не помешает.

Чистая прибыль вашей строительной фирмы

Вы же занимаетесь этим ради прибыли, я правильно понимаю? Если нет, то я вам не смогу помочь.

Конечно, на каком-то этапе развития вашему бизнесу понадобится какая-то бОльшая цель, иначе вы упретесь в потолок.

Но даже тогда о прибыли нельзя будет забывать.

Вам надо знать:

• какую чистую прибыль приносит средний объект (в рублях);
• какова среднемесячная чистая прибыль (за год, в рублях);
• какова средняя годовая чистая прибыль (за все время работы, в рублях);
• какова доля чистой прибыли в марже (в процентах).

Расходы по объектам

Одним из важнейших методов контроля и управления финансовым состоянием строительной фирмы, иначе говоря, финансового менеджмента в строительстве, является контроль факторов, влияющих на долю расходов в общем денежном потоке фирмы.

Интуитивный вывод о том, что с ростом выручки растет прибыль, может быть абсолютно неверным и принести со временем множество неприятных открытий.

Нельзя отслеживать один показатель и пренебрегать другими.

Пример с загородными отделочными работами

К вам приходит заказчик, которому, например, надо обшить дом сайдингом.

Вы рады. Новый заказчик = увеличение оборота.

Предположим, общий чек получился на 150 т.р. О налогах скромно умолчим и не будем сейчас брать их в расчет.

Неплохие деньги, учитывая, что, в среднем, они отрабатываются дней за 10, а объектов может быть штук 10-15 одновременно. Оборот в 4,5 млн. руб. вполне достижим в больших городах в сезон, если хватает людей и управление организовано эффективно.

Но:

1. Половина из этих денег уходит на оплату материалов и доставки. (Рассматриваем общий случай)

2. Половина из оставшихся 75 т.р. уйдет на оплату труда рабочих на объекте.

3. Из оставшихся 38 т.р.

вам придется оплатить работу прораба, бензин, который будет выжигать прораб в процессе езды на объект и по поставщикам (это если ваш прораб настолько суров, что рассчитывает, заказывает и оплачивает материалы и расходники сам; если он не успевает делать это все, в производственно-финансовую схему попадает менеджер по закупкам или менеджер проекта, которые тоже, как ни странно, хотят есть).

4. Из оставшихся денег вам нужно отложить в стабфонд (если у вас его нет, сочувствую и советую сформировать: если в вашем судне нет пробоин прямо сейчас, никто не гарантирует, что они не появятся завтра), какую-то часть затратить на постоянные расходы фирмы (амортизация, канцелярия, бухгалтерия, реклама и т.д.).

5. Из крох, которые вы, со слезами на глазах видите в ящике своего стола, вам остается раздать зарплаты топ-менеджменту, если вы не единственный его представитель в фирме, а остаток поделить с соучредителями, если они есть.

Поскольку все, что написано, наговорено в аудио и снято на камеру на этом сайте, относится к увеличению этого самого пятого пункта, т.е. к повышению прибыльности строительной фирмы, давайте проанализируем, как на него влияет, например, удаленность объекта от города.

После п.1 и п.2 у нас остается 38 т.р.

Если объект удален, скажем, на 50 км, это час езды туда и час обратно. При расходе 10 л на 100 км, получаем 10 л на каждую поездку туда-обратно. Около 280 рублей на бензин. (Примечание: когда я писал первую версию этой статьи, 92-й бензин стоил 28 рублей за литр).

Вы сами, ваш менеджер проекта или прораб съездят туда, как минимум, 6 раз. 1700 руб. Плюс время, которое, как известно — деньги. 12 часов на дорогу. Зарплата прораба может быть разной, привязанной к выручке с объекта, прибыли или, вообще, фиксированной. Предположим, она равна 250 руб./час, что в месяц составляет примерно 40 т.р.

Получаем 1700+3000=4700 рублей, которые тратятся только на перемещения.

[attention type=green]

Чаще всего транспортные расходы изначально включаются в смету отдельной позицией. Все считают их по-разному, но в-основном это процент от стоимости материала и процент от стоимости работ.

[/attention]

Посмотрим, какова доля разъездов ИТР в нашем случае: 4700/150000*100=3,13%.

Доля разъездов в выручке фирмы после оплаты труда рабочих: 4700/38000*100=12,37%

Совсем немного, хотя и неприятно.

Но если удаление от города 100 км, получаем (20*28+4*250)*6=9360 рублей.

Доля в общем денежном потоке с объекта: 9360/150000*100=6,24%

Доля в выручке после выплаты рабочим: 9360/38000*100=24,63%.

Почти четверть заработанных фирмой денег уходит в выхлопную трубу вместе с усталым мужественным взглядом прораба на дорожное полотно.

При всем этом вы не должны убивать заказчика общей суммой по смете, иначе он плюнет на ваши маркетинговые усилия по его привлечению и наймет гастарбайтеров возле любого строительного магазина.

Получается, что выручка обгладывается расходами, как кость собаками.

И после сдачи объекта вы можете с удивлением отметить, что в кармане по дороге домой ничего не шуршит.

И это будет горько и странно: время идет, машина работает, а движения нет.

Конечно хорошо, что прораб, рабочие и все остальные при деле. Но у вас-то, как у директора, цели другие. То, что вы кормите своих людей и не даете им засидеться — очень хорошо. Но для чего вам нужен бизнес?

Иногда разумнее отправить заказчика к конкурентам. Но все надо считать. Вы должны знать границы, за которые вам уже неинтересно заходить.

Знание этих границ существенно сокращает время на принятие решений. И доля транспортных расходов ИТР в выручке — это только одна из них.

Есть еще расходы на материалы и комплектующие по каждому объекту.

Ежемесячные расходы строительной фирмы (операционные расходы)

Мы все — не в большом бизнесе, расходы которого могут в разы превышать нашу выручку.

Но, каким бы небольшим ни был ваш бизнес, его, все равно, приходится кормить, причем, регулярно.

Каждый месяц вы тратите деньги на аренду офиса (если он у вас есть), телефон, хостинг ваших сайтов (обычно он оплачивается за год, но полезно будет разбить на месяцы для наглядности), зарплата бухгалтера (если он у вас есть) и всех, кто сидит на окладе, налоги и сборы, отчисления в фонды и т.д.

[attention type=yellow]

Иначе говоря, есть какая-то сумма, которую вы должны «заслать наружу» каждый месяц, независимо от того, есть ли у вас заказы, и сколько их у вас есть.

[/attention]

Эти расходы называют операционными, и они нужны, чтобы поддерживать жизнедеятельность вашего бизнеса.

И если вы не знаете эту сумму, то вы — в большой опасности. Потому что часть вашей маржи прибыли уходит именно туда.

Маржа

Маржа — это ваша наценка поверх прямых расходов.

Как правило, от объекта к объекту она не меняется в процентном соотношении, но меняется в рублях.

Поэтому полезно знать среднюю маржу как в процентах, так и в денежных единицах.

Маржа — это разница между деньгами, которые вам заплатил заказчик за строительные или отделочные работы и материалы (выручкой), и деньгами, которые вы заплатили рабочим и поставщикам материалов (прямыми расходами).

Понятно, что маржа зависит от цены, которую вы устанавливаете на услуги по каждому объекту.

Задача маржи — покрыть операционные расходы и принести чистую прибыль вам, как владельцу небольшого бизнеса в строительстве или отделке помещений.

Кстати, ваше ценообразование может рассчитываться, исходя из минимальной маржи и исходя из конечной цены. Но о ценообразовании — в другом месте.

Отчисления в фонды

Фонды — это ваша подушка безопасности.

Я когда-то написал большущую статью о фондах, не буду повторять написанное ранее.

Сколько денег вы отчисляете в фонды, и как это делаете — очень важный показатель.

У вас нет фондов? Зря.

Есть? Вы молодец. 

Как вы пополняете фонды? Это отчисления с каждого первого аванса или с каждого финального платежа по объекту? Или просто каждый месяц процент от месячной выручки?

Определитесь с этими цифрами, это важно.

Что делать с этими цифрами

Показатели, которые я перечислил, надо, в первую очередь, отслеживать и фиксировать.

Через некоторое время вы начнете замечать динамику: как показатели меняются в зависимости от сезона и от ваших действий при работе над бизнесом.

Цифры всегда говорят правду. Поэтому, даже если вам кажется, что все в порядке, а цифры говорят иначе, бейте тревогу: беда близко.

У отслеживания показателей есть полезный побочный эффект.

[attention type=red]

В какой-то момент вы прекращаете погружаться в детали и часть вашего внимания высвобождается для более важных вещей.

[/attention]

Так происходит, потому что вы начинаете чувствовать свой бизнес с помощью показателей, и вам уже не надо вникать и погружаться.

Я лично стремлюсь к тому, чтобы бизнес отнимал меньше времени и сил, поэтому такое высвобождение внимания для меня — самое то.

Кстати, один из проверенных способов упростить управление бизнесом — представить его как систему рычагов.

В следующей статье поговорим о показателях маркетинга.

Источник: https://dmitrykireev.com/upravlenie-stroitelnoj-firmoj-kakie-cifry-nado-znat-chast-1/

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса: правила составления, стиль делового письма и образец

Чтобы написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса лицу, занимающему высокую должность, необходимо знать правила оформления такого письма. Желательно кратко и четко изложить суть обращения.

Из данной статьи можно узнать, как написать письмо-просьбу о содействии в решении вопроса губернатору. Можно написать, например, о решении проблем, связанных с городом и областью, будь то недочеты в жилищно-коммунальных услугах или просьба личного характера.

Важно отметить, что прошение не должно выходить за рамки возможностей уполномоченного лица.

Общие сведения

Такое письмо о содействии в решении вопроса полезно тогда, когда нужно получить информацию, документы или совершить сделку. Можно написать обращение с просьбой об улучшении качества работы какой-либо государственной организации. Обычно такие письма отправляются на чье-либо имя. В некоторых случаях обращаются напрямую к организации.

Письмо губернатору с просьбой оказать содействие полностью должно соответствовать правилам деловой переписки. Ответственно надо отнестись ко всему: от шрифта текста до содержания письма. Если проблема затрагивает не только одного гражданина, а нескольких, можно собрать подписи и соответствующие документы.

Чем убедительнее будут представленные документы, тем с большей вероятностью на просьбу откликнутся в администрации. Такое письмо об оказании содействия в решении вопроса может быть принято или отвергнуто.

В любом случае сотрудники госоргана должны прислать ответ с детальной информацией и объяснением причин отказа.

Для написания и отправки письма будут необходимы следующие предметы:

1. ПК с доступом в Сеть.
2. Бумага.
3. Ручка.
4. Конверт.
5. Принтер.

Форма

Существует специальная форма написания письма губернатору с просьбой оказать содействие, на которой указаны ФИО заявителя, а также ФИО и должность губернатора, краткое содержание письма и другие важные пункты. Желательно распечатать обращение на отдельном листе.

Найти бланк формы можно на сайте администрации или в приемной губернатора. В некоторых областях он может отсутствовать, тогда необходимо написать его самому с помощью ПК или вручную.

При отправке письма-просьбы о содействии в решении вопроса без такой формы можно не получить ответа.

Заявление

После окончания работы с формой необходимо приступить к написанию самого письма.

1. Сначала оформляется шапка. Справа пишутся должность, фамилия, имя и отчество чиновника. Внизу пишутся ФИО и вся контактная информация (адрес проживания, телефон, электронная почта) автора обращения. Все данные государственного служащего указываются в дательном падеже. Личные данные – в родительном падеже.
2. Далее, отступив немного, посередине следует начать обращение со слова «уважаемый».
3. После можно излагать суть проблемы.

Письмо не должно быть большим. Не стоит писать основную часть на несколько страниц. Для этого хватит одного листа А4. Главное – изложить суть проблемы, чтобы, читая, человек понимал, о чем идет речь.

Всю необходимую информацию можно указать в приложении. Его не стоит растягивать на десять страниц, можно написать несколько листов, полностью раскрывая проблему. Не стоит писать в приложении что-то лишнее.

От того, как написана основная часть, зависит, будет ли письмо прочитано губернатором или нет. В завершение письма необходимо сделать надпись «Приложение» и указать листы с дополнительной информацией. В конце письма снова нужно описать просьбу в двух-трех предложениях и поставить подпись. К примеру, можно написать письмо о просьбе в содействии в решении вопроса в сфере города.

Структура заявления

Письмо пишется по стандартному образцу. В нем должны содержаться:

1. Причина обращения. Кратко описывается причина: в связи с чем гражданин обращается к данному должностному лицу, а также почему обращается именно к этому должностному лицу.
2. Цель. Для чего пишется письмо. Здесь необходимо изложить суть проблемы, а также показать, почему адресату необходимо откликнуться на просьбу.
3. Ссылка. Описание итога решения. В случае если губернатор откликнется на проблему, какие изменения произойдут в компании, жизни общества и др. Это самая важная часть. Она убеждает адресата в необходимости оказании помощи, от нее зависит, откликнутся ли на просьбу.

Если просьба не одна, лучше всего сделать несколько абзацев для каждой из проблем. Все детали можно написать, как было сказано выше, в приложении. Структура заявления расписана для основной его части.

Отправка

После того как работа с письмом-просьбой о содействии в решении вопроса закончена, нужно вложить в конверт все свидетельства и официальные обращения, а также само письмо. Все дополнительные вложения только увеличивают вероятность прочтения письма получателем.

Упаковав все в конверт, нужно узнать юридический адрес администрации региона или района и отправить письмо. Перед тем как отправить его, следует сделать копии всех бумаг. Лучше всего отправлять их, так как само письмо с важными документами может быть утеряно на почте или в администрации.

Варианты отправки

Отправить письмо-просьбу в содействии решения вашей проблемы можно не только по обычной почте. Если существует опасение за сохранность бумаг или за то, что письмо не дойдет, можно сделать следующее:

1. Заказать доставку представителю канцелярии губернатора. Такой функцией обладает «Почта России» и коммерческие предприятия по доставке писем. Таким образом, письмо будет доставлено намного быстрее и пойдет прямиком к губернатору.
2. Электронная почта. На дворе 21-й век. Любое обращение можно отправить по электронной почте. Следует лишь посетить сайт администрации, узнать почту для связи с общественностью и, заполнив все формы и бланки, сделав сканы всех документов, отправить их в виде файлов по почте. На некоторых сайтах существуют электронные приемные, где нет нужды вкладывать файлы, можно заполнить личные данные и оставить обращение там.

Срок ответа, по официальным данным, составляет 30 дней, но обычно ответ приходит в течение двух–трех дней.

Как лучше написать

Можно написать письмо-просьбу о содействии в решении любой проблемы, но окажут ли содействие или же письмо будет отложено в архив, зависит только от адресанта. Чтобы увеличить шанс на успешный исход дела, лучше затронуть положительные личные качества адресата. Необходимо, чтобы человек понял, почему обращаются именно к нему.

Несколько вставок с комплиментами будут уместны. В письме стоит дать понять человеку, что только он сможет помочь с решением изложенного в бумаге вопроса.

К примеру, если адресант пишет письмо о содействии в решении вопроса жилищно-коммунальных услуг, можно показать, что такая проблема важна и губернатор, как никто другой, сможет помочь не только конкретному гражданину, написавшему обращение, но и всем горожанам в решении данной проблемы.

Обязательно следует аргументировать свою точку зрения. Желательно выбрать несколько обоснований, почему надо отреагировать на просьбу. Лучше строить эти обоснования по схеме: средней убедительности, слабый, самый убедительный – это стандартный психологический прием убеждения в сфере делового общения.

[attention type=green]

Нужно заинтересовать адресата в выполнении просьбы. Следует тщательно продумать этот аспект. Возможно, предложение как-то будет связано и с выгодой адресата? Если существует важная проблема, можно показать, каким образом изложенная просьба поможет решить либо данный вопрос полностью, либо его часть.

[/attention]

Если же предложить совсем нечего, не стоит отчаиваться, такое тоже случается. Нужно показать важность просьбы. Так будет оказано давление на эмоции. Суть нужно изложить максимально ясно и понятно, чтобы, читая письмо, человек захотел помочь в решении именно этого конкретного вопроса.

Как лучше изложить просьбу

После подготовки адресата к принятию просьбы необходимо очень лаконично изложить суть. Текст должен быть краток. Длинные предложения совсем не подойдут к такому письму. Необходимо указать все цифры и точные данные.

Если просьба состоит в заказе оборудования для компании, например, то цену, количество и марку нужно отразить в письме. Любые непонятные слова или данные лучше всего пояснять. Излагая мысли, не следует писать предложения с двойным смыслом. Суть должна быть понятна сразу. Это письмо с деловым стилем повествования.

Как написать заключение

В конце необходимо резюмировать все вышесказанное. Стоит написать, какую выгоду получит компания или конкретный гражданин, если просьба будет выполнена. Причем сделать это лучше в форме логической цепочки. Например, при заказе 5 новых станков появится 5 рабочих мест, с каждого в бюджет пойдет столько-то налоговых отчислений или такую-то прибыль получит конкретное предприятие.

В заключение важно повторить просьбу и то, к чему приведет ее исполнение. На протяжении всего письма следует соблюдать деловой стиль повествования. Это показывает отношение адресанта к проблеме и делу в целом.

Образец письма с просьбой оказать содействие в проведении мероприятия

Уважаемый Иван Иванович!

Предприятие *название предприятия* уже несколько лет подряд организует производственную практику для учеников высших учебных заведений. Это помогает не только закрепить полученные знания, но и применить их на практике.

Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в поиске новых кандидатов: молодых, энергичных и перспективных специалистов. Профессия эта очень востребована. Я, как и большинство студентов, хотел бы узнать обо всех нюансах такой работы.

В связи с этим прошу Вас организовать встречу главного инженера, Петра Петровича Петрова, с абитуриентами 10 мая в 16.00 в учебном корпусе нашего института.

Показав молодым людям перспективы профессии сегодня, Вы помогаете им больше узнать о ней, а также закладываете почву для правильного выбора в будущем. Вероятно, выбрав данную профессию, некоторые из них станут трудиться на Вашем предприятии и помогут выйти ему на новый уровень.

С уважением и благодарностью,

Ректор Института В. В. Астапов.

Какие языковые конструкции лучше всего вставить

При составлении письма следует использовать языковые конструкции, описанные далее:

1. Вводная часть. В этой части письма о содействии в каком-либо вопросе необходимо изложить суть дела, указать причину обращения и саму просьбу. Для этого лучше всего использовать фразы, приведенные далее. Для описания причины: в связи с неполучением, принимая во внимание и т.д. Для высказывания цели: исходя из результатов, в целях, для согласования и т.д.
2. Просьба. Она может излагаться как от первого, так и от третьего лица. Фраза, используемая при ее описании, вполне стандартна, и начинается она со слова «прошу».

Рекомендации

Следует учесть следующие пункты:

1. При изложении следует заострить внимание на заинтересованности в выполнении просьбы обеими сторонами.
2. Никогда не следует начинать письмо со слова «прошу», лучше всего сначала объяснить мотив обращения, а после излагать суть просьбы.
3. Нежелательно сразу же благодарить адресата. Этим можно поставить его в неловкое положение. Лучше всего благодарить человека после того, как он откликнулся на просьбу.
4. Следует описывать значимость стоящей проблемы. Необходимо дать понять, что решение вопроса удовлетворяет потребности не только адресанта, но и других людей в целом. При этом никогда не следует отмечать отрицательную сторону просьбы.
5. Нельзя включать в текст обращения предложения с угрозами (обратиться в другую инстанцию при отказе в помощи, например). Это однозначно оттолкнет адресата, и письмо отправится в архив.

Заключение

Изучив стиль делового повествования подробнее, а также сделав наброски собственных мыслей, можно легко написать письмо, прочитав которое, адресат откликнется на изложенную в нем просьбу.

Следует всегда помнить, что пишется письмо руководителю о содействии в решении вопроса. Причем данный вопрос в первую очередь интересен адресанту. И только в его силах сделать все, чтобы на письмо откликнулись.

Таким образом, можно по вышеописанному примеру написать свое обращение, соблюдая все выдержки и правила оформления.

1. Не нужно забывать, что на форме должна быть поставлена печать администрации. Лучше всего приобрести бланк в областной администрации.
2. Также можно использовать возможность подачи онлайн-заявки.
3. Нужно собрать все возможные документы и справки, а также подписи, если проблема затрагивает не только конкретного гражданина.
4. Чтобы написать о просьбе в содействии в решении вопроса, следует использовать деловой стиль повествования, а также не забывать об уважительном тоне письма.
5. Письмо должно с самого начала заинтересовать должностное лицо.
6. После написания оригинала нужно сделать копии всех документов, справок и подписей, а также самого письма, отправить копии документов в администрацию, предварительно узнав ее юридический адрес. При этом письмо отправить в оригинале. Лучше всего сделать это с помощью курьера. Тогда рассмотрение документа займет намного меньше времени.
7. После отправки следует терпеливо ждать ответа.

Источник: https://FB.ru/article/437251/pismo-prosba-o-sodeystvii-v-reshenii-voprosa-pravila-sostavleniya-stil-delovogo-pisma-i-obrazets