Была обнаружена недостача в инкассаторских сумках, при вечернем сведении кассы излишек не было.

Излишки и недостачи: причины возникновения, оформление и учет — Контур.Бухгалтерия

Инвентаризация — важная процедура, её нужно проводить регулярно. Она позволит выявить расхождения между учтенным количеством имущества и его фактическим наличием. Если при инвентаризации обнаружились несоответствия, это часто вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье расскажем, как вести учет излишков и недостач, как они появляются и какими документами их оформлять.

Причины появления излишков и недостач

Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив. 

Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие: 

Излишки Недостачи

Ошибки при проведении инвентаризации	Естественная убыль
Неучтенные поставки	Ошибки в ведении складского учета
Излишняя экономия	Производственные издержки
Ошибки учета отпуска материалов и продукции	Хищения
Избыточные поставки	Некомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ)

Оформление и учет недостачи

Производственные и хозяйственные издержки должны подтверждаться первичными документами, составляются акты выявления порчи и недостач. Формы документов можно разработать самим или использовать уже существующие.

Например, ТОРГ — 6, 15, 16, 20 и другие, в зависимости от обнаруженной проблемы. Балансовая стоимость недостающего имущества списывается на счет 94 «недостачи и порчи от потери ценностей».

Проводка основана на сличительной ведомости и ведомости учета результатов инвентаризации.

Недостача в пределах норм естественной убыли

[attention type=yellow]

Если обнаружена недостача, не выходящая за пределы норм естественной убыли, она списывается на производственные затраты или расходы на продажу. Нормы естественной убыли определены законодательно. Они различаются для всех видов товаров. Если же на данное имущество не предусмотрено норм естественной убыли, то недостача считается как сверхнормативная. 

[/attention]

ДТ – 20 (44 и др.), КТ – 94

Недостача, отнесенная на материально-ответственное лицо

В остальных случаях проведите проверку документации и сверьте остатки по счетам. Ведь недостача может быть следствием ошибок в расчетах, неправильного оформления отчетов или отсутствия контроля со стороны материально-ответственного лица.

Если правка документов не помогла устранить недостачу, то ответственность за нее ложится на МОЛ. Ответственный должен составить объяснительную, которая прилагается к результатам проверки.
Взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица не составит труда.

Ущерб от недостачи рассчитывается по закупочной стоимости, при этом упущенные выгоды в виде торговой наценки не учитываются. Решение о взыскании с МОЛ оформляйте приказом. Сумму недостачи удерживайте с зарплаты частично или полностью, но не более 50%.

Также работодатель может отказаться от взыскания ущерба с работника.

ДТ — 73, КТ — 94

Виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба

Если же материально-ответственного нет и виновное лицо не установлено или его вина не доказана, вы не сможете возместить убыток от пропажи имущества. Его придется списать в прочие расходы. При этом, необходимо подтвердить обоснованность такого списания:

• решением суда, подтверждающим отсутствие виновного лица;
• решением суда, об отказе на взыскание ущерба с виновного;
• заключением о факте порчи ценностей.

ДТ — 91.2, КТ — 94

Кроме самих сотрудников организации виновником недостачи может оказаться и ваш контрагент. В таком случае сумма возмещения определяется исходя из условий договора и норм Гражданского кодекса.

Оформление и учет излишков

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, не грозят какими-либо проблемами для бухгалтера, но их нужно принять к учету.

[attention type=red]

Основой для принятия излишка к учету будет сличительная ведомость или ведомость учета результатов инвентаризации.

[/attention]

Но с принятием излишка к учету не стоит торопиться, ведь он может оказаться результатом ошибки бухгалтера или инвентаризационной комиссии. Тогда ошибку нужно исправлять.

Активы принимаются к учету по текущей рыночной стоимости и в той же сумме, бухгалтер признает прочий доход. Рыночную стоимость актива можно определить самостоятельно или пригласить оценщика. По результатам оценки оформляется справка или отчет оценщика.

ДТ – 01, 08,10,41 и др., КТ — 91.1

Инвентаризационная комиссия должна определить причины появления излишка и получить объяснение от материально-ответственного лица. Никаких взысканий в данном случае к ответственному лицу не применяется. Однако руководство может объявить ему выговор или лишить премии за непорядок на складе.

Стоит обратить внимание и на порядок налогового учета излишков. Они включаются во внереализационные доходы и учитываются при расчете налога на прибыль. Последствия, связанные с НДС, при выявлении излишков не возникают. При передаче их в производство, НДС так же начислять не нужно. Однако в случае дальнейшей реализации, обнаруженных излишков, НДС начисляется в общем порядке.

В программе все под рукой

В Бухгалтерии все понятно даже новичку. Расчеты с работниками, поступление и списание товара, отчетность — доступный интерфейс, все под рукой. Раньше работала в популярной бухгалтерской программе: громоздко, база все время висела, дополнительные материалы по законодательству приходилось искать в Интернете, для сдачи отчетности нужно было гораздо больше времени.

Оксана Евтеева, бухгалтер в ИП Евтеев (Братск)

Зачет недостач излишками по пересортице

Еще одним результатом инвентаризации является пересортица. Излишки и недостачи при инвентаризации можно зачесть в бухучете, если соблюдаются условия (ы налоговом учете пересортица не предусмотрена, поэтому такой зачет производить нельзя):

• обнаружение в одном проверяемом периоде;
• у одного проверяемого лица;
• в отношении ценностей одного наименования, но разных сортов;
• в одинаковом количестве.

Пересортицу нужно подтвердить инвентаризационной описью, сличительной ведомостью и получить объяснение материально-ответственного лица. Решение о взаимном зачете излишков и недостач принимает руководитель, оформляя его в виде приказа.

Учет пересортицы проводится в аналитическом учете. Материально производственные запасы одного наименования, но с разными номенклатурными номерами взаимозачитываются.

ДТ – 10 (41,43), КТ – 10 (41,43)

Стоимость недостающих товаров может быть больше, чем стоимость товаров, находящихся в избытке. Эту разницу отнесите на виновное лицо и отразите как ДТ 94 КТ 73. Если же виновников пересортицы не удалось установить, разницу рассматривают как недостачу сверх норм естественной убыли и списывают в производственные или коммерческие расходы.

[attention type=green]

Противоположная ситуация, обнаруженная в случае превышения стоимости излишка над недостачей, отражается проводкой ДТ 10 (41 и др.) КТ 91.1, то есть учитывается в составе прочих доходов.

[/attention]

Елизавета Кобрина

Ведете учет малого предприятия? Работайте в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия: легко ведите учет, начисляйте зарплату, платите налоги и автоматически формируйте отчетность с отправкой через интернет. Оцените возможности сервиса в течение 14 дней бесплатно.

Попробовать бесплатно

Когда бухгалтеру не хватает времени на рутинные задачи, приходит пора задуматься об оптимизации процессов. Можно отдать часть работы на аутсорсинг или найти помощников в штат. Но есть вариант, который поможет сэкономить деньги компании и нервы бухгалтера — автоматизация бухгалтерии.

, Елизавета Кобрина

Чтобы считать деньги в бизнесе, недостаточно выписки с расчетного счета и ощущения, что все идет по плану. Для этого нужен финансовый, или управленческий учет. Расскажем, как и с помощью каких инструментов его вести.

, Елена Космакова

Бизнес требует регулярных выборов — от простых и рутинных до стратегических. Расскажем о методах принятия управленческих решений и практических инструментах, которые помогают руководителю.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/474-izlishki-i-nedostachi

Излишки в кассе 2021: проводки, что делать с выявленными при инвентаризации излишними наличными деньгами?

Иногда в кассе хозяйствующего субъекта обнаруживаются излишки наличности. Как и в случае с недостачами, факт выявления избыточной количества наличных денег требует документального оформления, бухучета, адекватной реакции руководства.

Ведь совершение всех кассовых транзакций предприятия находится в компетенции кассира – сотрудника, с которым работодатель заключает соглашение о полной материальной ответственности.

Соответственно, учет кассы является важным аспектом хозяйственной деятельности организации.

Строгое соблюдение его правил и норм является ключевым фактором нормальной работы компании.

Что делать, если при инвентаризации выявлены лишние денежные средства?

Излишек кассы означает, что реальная величина имеющейся наличности предприятия, подтвержденная итогами выполненной ревизии, превышает сумму наличных денег, зафиксированную в регистрах кассового учета.

Избыток наличности в компании нередко выявляется инвентаризационной комиссией по результатам кассовой проверки.

Когда подобные факты обнаруживаются, участники комиссии, осуществляющей инвентаризацию кассы, изучают учетную документацию.

Задачи комиссии – оформить данный факт документально, установить причины возникновения кассового излишка, определить виновника обнаруженных нарушений, корректно ликвидировать выявленное расхождение в бухучете.

Возможные причины выявленных денег

Обнаружение избыточной наличности в кассе организации часто воспринимается работодателем неоднозначно.

Этим реакция руководства на факты кассовых излишков ощутимо отличается от типичных последствий выявления денежных недостач, при которых приоритетными версиями обычно становятся растрата/кража.

Так, присутствие в кассе избыточной, неучтенной наличности может быть вызвано, например, реализацией товаров по ошибочно указанной (завышенной) цене или, как вариант, недовесом.

[attention type=yellow]

Хотя, конечно, подобные ситуации редко возникают случайно при современных системах контроля и совершения операций.

[/attention]

Говоря о возможных причинах, нельзя исключать и те факты, что кассиры торговых организаций иногда докладывают в кассу собственные деньги.

Это нередко делается при дефиците разменных купюр, чтобы беспрепятственно давать сдачу покупателям.

Порой сотрудники забывают об этом, что обуславливает появление в денежном ящике лишней наличности.

Так или иначе, но данные факты можно расценивать как нарушения кассовой дисциплины, что не является допустимым с точки зрения ведения наличных транзакций.

Определение виновника

Чтобы выяснить причины возникшей ситуации и корректно зафиксировать кассовые излишки в бухучете, инвентаризационная комиссия направляет соответствующие запросы материально ответственным субъектам – кассирам организации.

Сотрудники предприятия, лично отвечающие за правильное ведение кассы, дают письменные объяснения по поводу избыточной наличности.

[attention type=red]

Объяснительные записки ответственных лиц позволяют установить субъектов, виновных в появлении кассовых излишков.

[/attention]

Кроме того, решению данной задачи эффективно способствует сверка фактической информации с учетными сведениями.

Как составляется объяснительная записка кассиром организации?

Если на предприятии при проверке обнаруживается кассовый излишек, ответственный кассир обязан предоставить своему работодателю объяснительную записку по данному факту.

Действующим законодательством предусматривается, что руководитель хозяйствующего субъекта должен потребовать, чтобы кассир письменно предоставил необходимые пояснения в течение 2 (двух) дней.

Являясь материально ответственным субъектом, кассир не вправе отказаться от написания пояснительной записки.

Такая бумага является официальным документом.

Она может составляться вручную или в виде компьютерной распечатки. Так или иначе, объяснительная записка пишется на официальном формуляре (бланке) хозяйствующего субъекта и подписывается кассиром (с расшифровкой).

Поясняющий документ, составляемый кассиром по поводу обнаруженного излишка наличности, содержит два ключевых раздела:

• Описание фактов/обстоятельств. Указываются предпосылки возникшей ситуации или реальные события, которые привели к её возникновению.
• Изложение конкретных причин появления в кассе лишней (неучтенной) наличности. Как правило, таких причин бывает несколько. Их следует корректно обозначить, чтобы минимизировать степень вины и смягчить предстоящую ответственность.

Кроме того, в объяснительной бумаге, представленной двумя экземплярами, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• название хозяйствующего субъекта (компании-работодателя);
• ФИО, должность руководящего лица;
• наименование самой бумаги («Объяснительная»);
• ФИО, должность ответственного сотрудника (кассира);
• дата составления бумаги, подпись составителя.

Когда документ будет полностью составлен и подписан кассиром, его следует предоставить работодателю. Руководитель подписывает бумагу (оба экземпляра) с постановкой регистрационного номера. Один экземпляр обязательно остается у составителя (кассира).

Какие документы нужно оформить?

Работа инвентаризационной комиссии по выявлению и расследованию кассовых нарушений в организации обязательно фиксируется ведением специального протокола, в котором отражается следующее:

• детализация результатов кассовой ревизии;
• описание методов, применяемых для выявления кассовых излишков;
• выводы экспертов по поводу обнаружения в кассе предприятия избыточной наличности.

Результаты деятельности инвентаризационной комиссии в установленной форме предоставляются руководителю организации, который разрешает принятие избыточной наличности в кассу изданием специального распорядительного акта.

Документальным основанием для составления такого приказа является акт инвентаризации кассовой наличности, оформленный ревизионной комиссией по стандарту ИНВ-15 и содержащий следующие сведения:

• основные реквизиты компании;
• номер и дата приказа об инвентаризации (документального основания для проверки);
• номер и дата формирования акта ИНВ-15;
• дата выполнения кассовой ревизии, регламентированной приказом руководства;
• материально ответственный субъект (ФИО, должность) с подписью;
• детализация фактической информации и учетных данных о состоянии кассовой наличности;
• определение итога – сумма обнаруженного излишка;
• номера последних кассовых ордеров (приходный / расходный);
• ФИО, должности, подписи всех участников комиссии;
• подтверждение кассиром ответственности за имеющуюся наличность в кассе;
• причина обнаруженного излишка;
• подпись материально ответственного субъекта (с расшифровкой);
• вердикт руководителя по поводу обнаруженного излишка;
• подпись руководителя (с расшифровкой и датой).

Бухгалтерский учет и оприходование — проводки

Экземпляр акта ИНВ-15 направляется в бухгалтерию для совершения необходимых учетных действий. Бухгалтер выполняет нужные проводки (корреспонденции счетов).

Кассовые излишки фиксируются бухучетом в месяце завершения соответствующей проверки и, если выполнялась инвентаризация, приходуются на дату принятия обнаруженной наличности.

Если проводилась годовая ревизия, её итоги отражаются в годовой отчетности.

Выявленные излишки наличных денег в кассе отражаются записями на бухгалтерских счетах с помощью следующих проводок:

Операция (описание)	Дебет	Кредит
Отражается наличная выручка, выявленная по факту проверки ККТ	50	90
Оприходован кассовый излишек в качестве прочего дохода организации	50	91

Что делать, если обнаружены излишки в кассе, рассказано в данном видео:

Выводы

Как и недостачи наличности, кассовые излишки, обнаруживаемые при проверке, требуют определенных действий со стороны инвентаризационной комиссии, руководства, ответственного кассира.

Все тщательно документируется протоколом, обязательно составляется инвентаризационный акт, материально ответственный субъект готовит пояснительный документ по поводу кассового избытка.

Выясняются причины появления неучтенной наличности, определяется виновный субъект, работодатель выносит вердикт о принятии кассового излишка к учету и наложении санкций на виновника, издаются соответствующие приказы.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/izlishki-v-kasse.html

Обнаружена недостача в кассе: проводки. Как отразить излишки и недостачу

Все кассовые операции периодически подвергаются ревизии с проверкой всех ценностей. Проверку осуществляет инвентаризационная комиссия организации.

Ее члены в присутствии ответственного лица проверяют наличие денег, квитанций на сданные ценности, чековых книжек и бланков строгой отчетности. Выявленные во время проверок несоответствия оформляются бухгалтерскими актами.

Детальнее о том, как констатируется недостача в кассе, проводки, которые необходимо указать в балансе в случае ее выявления, читайте далее.

Ценности

В кассе на предприятии могут находиться денежные средства, платежные документы, ЦБ и бланки строгой отчетности.

К платежным документам относятся не только квитанции, но также марки (почтовые, вексельные и госпошлины), путевки в санатории, авиабилеты и прочие документы.

К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, удостоверения, дипломы, абонементы, билеты, талоны, товарно-сопроводительные документы и др. Материальную ответственность за сохранение денежных документов несет кассир.

Инвентаризация

Порядок осуществления инвентаризации кассы регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.

Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе. Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.

Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе. Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам. Отдельно в документе фиксируются выплаченные суммы.

Кассир обязан предоставить расписку о том, что к моменту начала инвентаризации платежные документы сданы в бухгалтерию, а вся наличность оприходована. Это необходимо сделать, чтобы по завершении проверки кассир не заявил о наличии у него платежных документов. Отчет кассира сверяется с информацией в кассовой книге и ордере.

[attention type=green]

Для сокрытия факта растраты средств часто в качестве документов используются расписки. Но они не могут подтвердить расход средств, так как не составляются по унифицированной форме, не содержат подписи получателя, главного бухгалтера и руководителя.

[/attention]

Если имеют место такие документы, то считается, что при инвентаризации кассы выявлена недостача. Проводка должна быть сделана в балансе на дату проведения проверки. Председатель комиссии визирует все ордера и прикладывает их к отчету.

Этот документ и служит основанием для проведения учетных остатков средств.

Особенности

Во время инвентаризации нужно проконтролировать:

• не превышал ли остаток наличных средств в кассе установленного лимита;
• целевое использование средств;
• соответствие даты проведения сделки в кассе и расходном ордере;
• обоснованность записей;
• своевременность возврата на счет остатков невыплаченной зарплаты;
• корректность оформления документов;
• наличие подписей директора, главного бухгалтера на незаполненных чеках;
• факт хранения чековой книжки вне кассы;
• законность проводимых операций в пределах одной сделки;
• правильность составления корреспонденции счетов.

Наличие средств в кассе подтверждается полистным пересчетом наличных денег, ценных бумаг и денежных документов. Кассир осуществляет пересчет в присутствии членов комиссии. Деньги просчитываются по каждой купюре отдельно начиная с высшего номинала.

Если имеется большое количество купюр, то составляется опись, в которой указывается номинал и количество купюр. Этот документ подписывается комиссией. Если имеется нехватка денежных средств, значит выявлена недостача в кассе.

Проводка в БУ с использованием счета 50 «Касса» подтверждает этот факт.

Пересчет бланков

Фактическое наличие бланков ЦБ и документов отчетности осуществляется по наименованиям, типам и категориям бланков. Например, акции бывают именные, на предъявителя, процентные и обыкновенные. Во время проверки также фиксируются начальные и конечные номера бланков, их серии и стоимости.

Все эти денежные документы ставятся на учет по результатам инвентаризации в сумме расходов на их приобретение. Остаток бланков определяется исходя из данных кассовой книги или отчета. При выявлении нехватки бланков оформляется недостача в кассе. Бухгалтерские проводки делаются по счетам аналитического и синтетического учета. Примеры оформления подобных операций будут представлены далее.

Недостача в кассе: проводки

На предприятиях учет денежных средств осуществляется по счету 50 «Касса», который имеет три субсчета: 50-1 «Касса предприятия», 50-2 «Касса операционная», 50-3 «Платежные документы». Отдельно учитываются бланки отчетности на одноименном забалансовом счете 006.

Выявленные излишки средств подлежат оприходованию по статье внереализационных доходов. В БУ делается запись ДТ50-1 КТ91-1.

Недостача денежных средств в кассе отражается проводкой с использованием в ДТ счета 94 на сумму фактических расходов. Рассмотрим типовые проводки:

– ДТ94 КТ006 – нехватка бланков.

– ДТ94 КТ50-1(50-3) – недостача денег в кассе.

Проводка ДТ73-2 КТ94 отражает списание недостачи на кассира. Возмещение ущерба с зарплаты сотрудника отражается записью ДТ70(50) КТ73-2.

Как при отсутствии виновного лица отражается недостача в кассе? Проводки:

– ДТ94 КТ50-1 – факт выявления нехватки средств;

– ДТ91-2 КТ94 – сумма недостачи включается в состав внереализационных расходов.

Отчетность

Результаты инвентаризации отражаются в акте по форме № ИНВ-15. В него вносятся объяснения кассира по выявленным нарушениям и резолюция руководства. Отчет составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией и доводится до сведения руководства. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй – у кассира.

Проверка операционных касс

Для расчетов с сотрудниками фирмы используются операционные кассы. Порядок их проверки отличается от вышеописанного.

Комиссия в присутствии кассира фиксирует показания счетчиков, которые отражают сумму выручки. Данные сверяются со сданной кассовой лентой. Разница в остатке средств на начало и конец дня отражает дневную сумму выручки. Цифры в кассовой книге, на ленте и на счетчиках должны быть идентичны.

Пересчет наличности осуществляется покупонным способом. Полученный остаток сверяется с учетным. По результатам инвентаризации может быть выявлена недостача денежных средств в кассе. Проводка, которая в таком случае заносится в баланс, выглядит так: ДТ94 КТ50-2.

Проверка банковских счетов

Инвентаризация обязательно проводит перед сдачей годовой отчетности. Поскольку организация может открывать счета в разных банках, то перед проверкой следует детально изучить все банковские договоры, проверить законность и целесообразность открытия счета.

Для обобщения движения средств в безналичной форме в балансе используются счета 51 «банковский счет в рублях» и 52 «Валютные счета». С целью детализации информации можно использовать субсчета 52-1 «Валютный счет в РФ» и 52-2 «Валютный счет за рубежом».

Остаток средств пересчитывается в рубли по официальному курсу дважды: в момент совершения операции и при проведении инвентаризации. При этом появляются курсовые разницы. Положительные значения зачисляются в финансовые результаты на внереализационные доходы.

Отрицательные отражаются в БУ записью ДТ91-2 КТ50.

Инвентаризация осуществляется путем сверки остатков средств по балансу с данными выписок. Дополнительно сравниваются обороты по ДТ и КТ. Во время проверки может быть выявлен излишек и недостача в кассе. Проводки:

– ДТ76-2 КТ51 – выявление ошибочно отнесенных на банковский счет сумм.

– ДТ51 КТ76-2 – поступление платежей.

Вот как осуществляется инвентаризация касс на предприятии.

Источник: https://FB.ru/article/282790/obnarujena-nedostacha-v-kasse-provodki-kak-otrazit-izlishki-i-nedostachu

Излишки в кассе, выявленные при инвентаризации — что делать, проводки, при инвентаризации, штраф

— Организация бизнеса — Закон и право — Излишки в кассе — что делать, штраф при выявлении, проводки в бухгалтерском учете

Каждому материально ответственному сотруднику, который работает с кассой на предприятии, нужно знать, что делать с излишками в кассе, если они будут выявлены при инвентаризации во время других мероприятий по контролю и учету. Само по себе выявление излишков в кассе является достаточным основанием для вынесения административного штрафа как самому кассиру, так и предприятию. При этом есть множество особенностей и нюансов, связанных с правильным оформлением проводки в бухгалтерском учете из-за наличия излишков в кассе.

Излишки в кассе — что это, как они возникают

Под излишками в кассе подразумевается ситуация, когда на момент окончания работы с кассой в ней оказывается больше средств, чем должно быть с точки зрения имеющейся отчетности. Конечно, такая ситуация не так распространена, как недостача в кассе, но все же иногда имеет место при осуществлении бухгалтерской деятельности на предприятии.

Несмотря на то, что наличие излишков в кассе само по себе не свидетельствует о причинении какого-либо вреда предприятию, такое обстоятельство может стать основанием для проведения более глубокой налоговой проверки контролирующими органами.

Кроме этого, излишки в кассе практически всегда гарантируют, что имели место какие-либо ошибки или же злоупотребление доверием со стороны работника, обслуживающего материальные ценности.

В первую очередь, всем участникам трудовых взаимоотношений необходимо понимать, как именно происходит появление излишков в кассе. К наиболее распространенным случаям можно отнести следующие причины возникновения подобной ситуации:

1. Ошибка кассира и неточность в расчетах. Чаще всего причиной возникновения излишков является какая-либо ошибка в расчетах, произведенная кассиром. Несмотря на то, что формально в кассе имеется больше средств, чем должно было быть, такая ситуация все равно требует урегулирования, а также значительной работы со стороны бухгалтеров предприятия и работодателя в целом.
2. Ошибка в виде переплаты со стороны клиента. Клиенты, как и кассиры, тоже могут ошибаться при оплате услуг и товаров. Конечно, это происходит достаточно редко, но все же может быть реалистичным обоснованием для возникновения излишков в кассе предприятия, и всем участникам трудовых взаимоотношений нужно знать, что именно следует делать в подобных ситуациях.
3. Недобросовестные действия кассира и продажа товара либо услуг мимо кассы. К сожалению многих работодателей, причина возникновения излишков в кассе часто связана с наличием злого умысла у самого работника, занятого обслуживанием клиентов. Отпуская товар мимо кассы, он фактически может получать часть дохода лично сам, минуя кассу и фактически обворовывая своего работодателя.

Как можно понять из наиболее распространенных причин возникновения излишков в кассе любого субъекта хозяйствования — их наличие само по себе уже говорит о присутствии определенных проблем в рамках ведения кассовой дисциплины в компании и требует быстрого реагирования со стороны работодателя и других участников процесса ведения бизнеса. Выявить излишки в кассе может достаточно широкий спектр лиц:

• Сам сотрудник, ответственный за ведение кассы. В таком случае, работник может принять меры по устранению возникших излишков самостоятельно. Очень часто, чтобы не привлекать дополнительного внимания и не обеспечивать излишние сложности процессуального характера, кассиры просто присваивают себе излишки в кассе в итоге.
• Другие кассиры, работающие с кассой, в том числе при приеме-передаче смены. В таком случае, если новый кассир не обнаружит наличие уже фактически имевшихся излишков на момент принятия кассы, именно на него точно так же может возлагаться ответственность за допущение такой ситуации — ведь он не выполнил свои прямые должностные обязанности кассира.
• Руководитель. Непосредственный руководитель сотрудника, или же другой уполномоченный представитель работодателя и собственника могут проводить различные мероприятия по ревизии и инвентаризации имеющегося имущества, в том числе и материальных ценностей, находящихся в кассе предприятия.
• Сотрудник бухгалтерии или иных отделов во время проведения инвентаризации. Непосредственное проведение различных мероприятий по инвентаризации может помочь выявить как недостачу, так и излишки в кассе, и сотрудники, обнаружившие такую ситуацию, должны незамедлительно принять меры для устранения последствий подобных обстоятельств.
• Независимые аудиторы. Часто излишки в кассе становятся заметными и находятся только при проведении независимого аудита, что может крайне негативно сказаться на итоговых оценках и результатов всего комплекса аудиторской проверки.
• Ревизоры и представители контролирующих органов. Наличие излишков в кассе вызывает куда большие подозрения со стороны правоохранительных и контролирующих органов, чем присутствие недостачи. Ведь излишки в кассе могут свидетельствовать не только о наличии ошибки при ведении кассовых операций, но также сообщать о факте уклонения от налогов и иных незаконных действиях работников предприятия, а значит, косвенно — и собственников бизнеса.

Ответственность сотрудника за излишки в кассе — штраф, увольнение

Практически всегда сам факт обнаружения излишков в кассе предприятия уже может свидетельствовать о наличии определенной вины со стороны кассира.

Вина может заключаться не только в злом умысле и сознательном совершении противоправных действий, но также в простой халатности, несоответствии занимаемой должности и бездеятельности.

При этом, в отличие от недостачи, обстоятельства, которые бы исключали наличие вины работника, являются крайне маловероятными.

[attention type=yellow]

Формально, вина работника исключается если нарушение порядка проведения кассовых операций было связано с противоправными действиями третьих лиц, воздействием стихии и в подобных ситуациях.

[/attention]

Однако представить даже гипотетическую ситуацию, которая могла бы привести к появлению в кассе излишков таким образом, чтобы сотрудник не был в силах на это повлиять и не должен был бы постараться предупредить такую проблему — практически невозможно.

При этом работник, допускающий наличие излишков в кассе, может быть привлечен к различным видам ответственности. В первую очередь к таковым можно отнести:

• Дисциплинарную ответственность. Сам по себе факт нарушения должностных инструкций и невыполнения должностных обязанностей уже предполагает возможность привлечения кассира к дисциплинарной ответственности в рамках закона. Воздействиями, относящимися именно к сфере дисциплинарной ответственности, можно назвать выговор, замечание или увольнение трудящегося.
• Материальную ответственность. Если в ходе обнаружения излишков в кассе из-за действий кассира предприятие понесло какой-то определенный действительный ущерб — работник может быть привлечен не только к дисциплинарной, но и к материальной ответственности. С него может быть истребована компенсация, изъять которую работодатель по закону может в том числи и путем проведения удержаний из заработной платы.
• Административную ответственность. Появление в кассе излишков — прямое доказательство нарушения административного законодательства в сфере ведения различных кассовых операций. Поэтому в случае возникновения подобной ситуации, как само предприятие, так и кассир, могут быть привлечены к административной ответственности и должны будут выплачивать штраф.
• Уголовную ответственность. Если излишки в кассе возникли вследствие неправомерных действий сотрудника, присвоения, растраты или хищения средств работодателя, то работнику может грозить также и уголовная ответственность, если объем причиненного ущерба и его характер позволяют применять к такому трудящемуся нормативы уголовного права.

Необходимо также помнить, что окончательное решение о привлечении трудящегося к ответственности за наличие излишков в кассе компании практически во всех случаях принимает работодатель.

Так, он может решить не прибегать к привлечению работника к дисциплинарной, материальной или уголовной ответственности, как полностью, так и частично.

Однако административная ответственность за излишки в кассе, выявленная в ходе проверок и контрольных мероприятий со стороны представителей государственных органов, может подразумевать привлечение к ней сотрудника и без желания работодателя.

Что делать сотруднику при обнаружении излишков в кассе

Конечно, многих работников, которые трудятся по профессии кассира и стараются добросовестно выполнять свою работу интересует, что делать при обнаружении излишков в кассе субъекта хозяйствования.

Ведь определенные ошибки могут случаться абсолютно с каждым человеком, и от совершения их никто не застрахован.

Поэтому в первую очередь необходимо определиться с конкретными обстоятельствами выявления излишков.

Так, если работник сам в течение смены имеет доступ к системе учета и контроля средств в кассе предприятия, он легко может отслеживать возникновение абсолютно любых излишков и не допускать их фактического выявления кем бы то ни было.

Имея доступ к подобной информации, кассир может просто изымать из кассы себе все средства, превышающие номинальный необходимый объем.

Однако такие действия могут быть признаны в том числе как самовольное присвоение или хищение средств работодателя.

Если же излишки в кассе были выявлены иными лицами, сотруднику обязательно уже потребуется написать объяснительную по сложившейся ситуации и изложить свою точку зрения на возникновение излишков. При это в отличие от недостачи в кассе — работник не сможет «закрыть» спорный вопрос, просто добавив в кассу свои деньги или вернув их работодателю в судебном порядке.

Именно поэтому, с одной стороны, излишки в кассе являются более благоприятным нарушением кассовой дисциплины в сравнении с недостачей, ведь сотруднику не придется тратить значительный объем своих личных средств, когда появление излишков не было связано с какими-либо хищениями. С другой стороны — процессуальное устранение негативных последствий излишков в кассе является куда более сложным, чем в случае с недостачей. Более того, контролирующие органы куда пристальнее проверяют каждый случай возникновения излишков в сравнении с недостачами.

Как действовать работодателю если выявлены при инвентаризации излишки в кассе

Российских работодателей, руководителей, менеджеров по персоналу и работников кадрового отдела также интересует, что необходимо сделать, когда на предприятии были обнаружены излишки в кассе. Порядок действий в таком случае может выглядеть следующим образом:

1. Необходимо потребовать у кассира объяснения по факту сложившейся ситуации.
2. Следует произвести служебное расследование по факту невыполнения кассиром своих обязательств перед работодателем.
3. По итогам расследования может быть принято решение о применении к работнику дисциплинарных взысканий.
4. Следует провести все необходимы бухгалтерские проводки, чтобы обеспечить фактическое сведение дебета и кредита и правильное ведение бухгалтерского учета.

Сотрудник вправе также обратиться в суд в целях защиты своих прав. Сделать это может и любой представитель работодателя. Однако судебная практика по всем делам, связанным с излишками в кассе, демонстрирует, что в подавляющем большинстве случаев суды признают законным привлечение к ответственности кассиров за формирование излишков.

Во многих случаях работодателю может быть удобно и выгодно не сообщать в полицию и контролирующие органы о наличии излишком в кассе. Это может помочь сохранить деловую репутацию и значительно снизить количество разнообразных мероприятий процессуального характера, необходимы для должного оформления излишков в кассе.

Проводки в бухгалтерском учете по излишкам в кассе

Каждый бухгалтер рано или поздно может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо будет сделать проводки по излишкам в кассе. Несмотря на то, что данный вопрос кажется изначально достаточно нетривиальным, проводки в этих ситуациях выглядят крайне просто:

• Дт 50, Кр 90 — отражение наличной выручки, выявленной по факту проведения проверки контрольно-кассового оборудования.
• Дт 50, Кр 91 — оприходование кассовых излишков в качестве иных доходов организации.

С точки зрения бухгалтерского учета и законодательства, предприятие действительно вправе считать кассовый излишек своей прибылью или относить его к своим доходам.

Но не следует этому радоваться, ведь почти всегда фактическое наличие кассовых излишков уже говорит об определенных потерях — или активах компании, похищенных сотрудником, или деловой репутации, которая может ухудшиться за счет того, что клиент фактически потерял часть своих денег, а кассир этого не заметил. (7 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/izlishki-v-kasse-chto-delat-shtraf-pri-vyyavlenii-provodki-v-buhgalterskom-uchete.html

Недостача в кассе: что делать работодателю и работнику, ответственность, взыскание

Несоответствие данных кассового учета и суммы фактической наличности периодически возникают во всех компаниях, проводящих операции с деньгами. Это может быть мелкий магазин, торговая точка или крупный супермаркет, торговый центр. Независимо от того, где возникла недостача в кассе для подобных случаев применяется единый порядок действий.

Как выявляются расхождения фактического и учетного остатка в кассе?

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

• При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста;
• При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании;
• В ходе аудиторской проверки;
• В процессе проведения инвентаризации.

Обнаружение нехватки наличности в кассе всегда требует тщательного расследования, определения причин этого происшествия и принятия последующих адекватных мер воздействия.

Порядок действий компании при выявлении недостачи в кассе

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

• Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления;
• Проводится пересчет наличности в присутствии ответственного лица;
• По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств;
• С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений;
• Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт;
• На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица;
• Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц;
• Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

В случае, когда нехватка наличности обнаруживается в ходе плановой или внезапной инвентаризации, первые 2 этапа будут уже проведены к моменту обнаружения в кассе недостачи.

Как проходит инвентаризация кассы?

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица.

Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни.

Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

• Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе;
• Сверка полученных данных с записями в кассовой книге;
• Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

Факт недостачи в обязательном порядке должен найти свое отражение в акте.

Акт составляется в 2 экземплярах. Один отправляется в бухгалтерию, а второй остается у кассира на руках.

Как оформить акт ревизии наличных?

Для оформления итогов пересчета наличных денежных средств следует использовать форму № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88) – скачать бланк. Последовательность его заполнения, следующая:

• Ответственное лицо заполняет расписку в верхней части о том, что все документы оформлены, средства оприходованы и списаны;
• Приводятся сумма фактического остатка наличности и ценностей и итоги по данным учета;
• Если, выявлены излишки или недостачи, ниже указывается их сумма;
• После этого кассир заполняет раздел для дачи объяснений по причинам, в результате которых образовались отклонения;
• В нижней части акта директор указывает свое решение по итогам выявленных расхождений

Скачать образец заполненного акта по недостаче

Акт в обязательном порядке подписывается членами комиссии и материально-ответственным лицом, руководитель компании ставит свою подпись под принятым им решением.

Если происходит смена ответственных лиц, то акт составляется в 3 экземплярах: для бухгалтерии и каждому из кассиров.

В случае отказа работника от дачи письменных пояснений по выявленным отклонения комиссия составляет дополнительный акт, в котором фиксируется данный факт. С ним сотрудника тоже необходимо ознакомить под роспись.

Скачать образец заполненного акта об отказе от дачи пояснений

Ответственность виновного лица при выявлении недостачи

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

• Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения;
• Небрежного исполнения должностных обязанностей;
• Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

• Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника;
• Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

За каждый дисциплинарный проступок налагается только одно наказание. Однако недостача в кассе относится к грубым нарушениям обязанностей и допускает применение в том числе и увольнение.

Когда кассир может избежать ответственности?

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

• Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары);
• В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо;
• В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни);
• В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

На работодателя прямо возложена обязанность оборудования соответствующих помещений для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. В случае их нарушения он не может претендовать на возмещение ущерба.

Как взыскать недостачу в кассе с виновного?

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

• Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
• При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соответствующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

Взыскание ущерба право, а не обязанность работодателя и при наличии на то веских оснований он вправе отказаться от претензий к работнику в части возмещения им недостачи (см. удержание недостачи из заработной платы).

Источник: https://glavny-yurist.ru/nedostacha-denezhnyh-sredstv-v-kasse-chto-delat.html