Можно ли перевести тренера на удаленный режим работы?

Содержание
  1. Как перевести сотрудников на удаленную работу? Советы и образцы документов
  2. Кого можно переводить на удаленную работу?
  3. Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?
  4. Как правильно оформить перевод на удаленную работу?
  5. Можно ли перевести сотрудника на удаленную работу временно?
  6. Как оформить документы о переводе на удаленную работу?
  7. Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?
  8. Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?
  9. Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?
  10. Советы для работодателей
  11. Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон
  12. Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку
  13. Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно
  14. Какие условия нужно указать при изменении трудового договора
  15. Минтруд о переводе на дистанционную работу: ответы на вопросы бизнеса
  16. Перевод сотрудника на удаленную работу: действия работодателя
  17. Вопрос № 1 
  18. Ответ
  19. Вопрос № 2 
  20. Вопрос № 3 
  21. Вопрос № 4
  22. Вопрос № 5
  23. Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2021
  24. Какие отделы можно перевести на удаленную работу?
  25. Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ
  26. О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
  27. Причина изменений условий трудового договора
  28. Место работы
  29. Режим работы
  30. Охрана труда
  31. Материальные ценности
  32. Средства связи
  33. Контроль
  34. Требования к рабочему месту удаленного сотрудника
  35. Табели
  36. Собрания
  37. Отчеты
  38. Психологические особенности удаленной работы
  39. Перевод на дистанционную работу. Как оформить и что учесть?
  40. Что такое дистанционная работа
  41. Какие документы нужны,
  42. Формулировка приказа
  43. Какие условия включить в дополнительное соглашение о дистанционной работе?
  44. Какой срок перевода на удаленку указывать?
  45. Можно ли законно уменьшить оплату работникам в связи с переводом на удаленную работу
  46. Что делать с работниками, которых НЕВОЗМОЖНО перевести на удалённую работу.
  47. Отпуска БС

Как перевести сотрудников на удаленную работу? Советы и образцы документов

Можно ли перевести тренера на удаленный режим работы?

Данная статья будет полезной как работодателям, так и работникам. Вы найдете пошаговый алгоритм перевода на удаленную работу, образцы заявлений, дополнительных соглашений и приказов. Разбор нюансов законодательства, которые нужно учитывать при переходе на удаленку.

Сотрудники найдут информацию о своих правах. Что им обязаны предоставить, а что – нет, должны ли сохранять зарплату или ее могут снизить. Что делать, если вы не согласны трудиться из дома, и многое другое.

Кого можно переводить на удаленную работу?

Представителей далеко не всех профессий можно «удалить». Но глобальный «исход из офиса» уже начался в проектировании, продажах, финансах, дизайне, журналистике, программировании, дополнительном образовании, управлении логистикой и других сферах. Если 3/4 функционала сотрудника не требуют его физического присутствия, можно думать о новых форматах работы.

Перевод сотрудников на удаленку нужно сделать рационально и законно.

Прежде всего, необходимо отличать три ситуации:

  • Фриланс (свободное предложение специалистом своих услуг на рынке многим заказчикам). Как правило, не оформляется трудовым договором. Оказываются разовые услуги. Можно использовать форматы гражданско-правового договора (ГПХ), ИП или самозанятости.
  • Полностью удаленный сотрудник, изначально не берущий на себя обязательств находиться на территории работодателя (их труд регулируется Статьей 312 ТК РФ).
  • Временный или частичный перевод на удаленную работу ранее нанятых сотрудников.

Временный перевод пока не регулируется законом, что создает почву для взаимного недоверия работника и работодателя. Но в свете актуальных событий марта 2021 года депутаты ускорили рассмотрение поправок в ТК. Предполагается введение понятий «режим неполной дистанционной занятости» и «временная удаленная работа». Безусловно, для таких вариантов время уже пришло!

В первом случае подразумевается гибкое сочетание «очной» и «заочной» занятости в формате, устраивающем работника и работодателя. Допустим, ценный для компании специалист переезжает жить в пригород. Для него может быть установлен режим 4 дня удаленка + 1 в офисе (или любой другой вариант, устраивающий обе стороны трудовых отношений).

[attention type=yellow]

Во втором случае предусмотрен временный перевод сотрудников на удаленную работу, если этого требуют какие-либо обстоятельства (от эпидемии до покраски стен).

[/attention]

Пока изменения в трудовой кодекс не внесли, работодатель может опираться на положения Статьи 312, а дополнительно учитывать Рекомендации Роструда в форме вопросов и ответов от 23 марта 2021 года как прецедент в условиях подготовки законодательного закрепления норм https://rosmintrud.ru.

Нужно ли согласие работника для перевода на удаленную работу?

Безусловно, переход на удаленную работу возможен только при наличии добровольного информированного согласия сотрудника:

  • Если изначально с работником заключается трудовой договор на основе Статьи 312 ТК РФ, то в нем указывается, что трудовые функции будут выполняться дистанционно, то есть вне места нахождения фирмы, а взаимодействие с работодателем – осуществляться посредством телекоммуникационных сетей. Подробнее о приеме на работу дистанционных сотрудников написано в этой статье.
  • Если сотрудник переводится на удаленку временно или частично, нужно его письменное заявление об этом.

Принуждать официально нанятого для «очного» труда человека изменить место выполнения трудовой функции чревато. Это может трактоваться как ухудшение условий трудового договора. В случае жалоб сотрудников суд и трудовая инспекция встанут на сторону работника.

Также нельзя уменьшать оплату труда сотруднику на удаленке по сравнению с тем, что написано в ТД и/или положении об оплате труда.

Как правильно оформить перевод на удаленную работу?

Если возникло желание или необходимость перевести на дистанционную работу сотрудника, с которым уже заключен договор на общих началах, то необходимо придерживаться следующего алгоритма:

  1. Получить личное заявление сотрудника о том, что он хочет изменить условия труда, при этом указать – с какой даты произойдет переход, зарегистрировать документ, наложить резолюцию.
  2. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору от этой даты.
  3. Положения доп. соглашения обсуждаются и подписываются с работником. Ему выдается его экземпляр документа. Если в организации есть профсоюз или иной коллективный орган, то изменения согласовываются с ним.
  4. Издать приказ об изменении условий работы.
  5. С работником проводится новый инструктаж по ОТ и ТБ, о чем делается запись в книге инструктажей.
  6. Работнику на руки выдается инструкция по технике безопасности при использовании средств выполнения его трудовых функций.
  7. Если должность не изменилась – в трудовой книжке отображать переход на удаленный труд не нужно.
  8. При передаче сотруднику какого-нибудь оборудования для выполнения трудовых функций с ним может быть заключен договор индивидуальной материальной ответственности. Но можно ограничиться актом приема-передачи.
  9. Если нужно – сотруднику выдается под подпись инструкция об использовании средств защиты информации и сохранении конфиденциальных сведений.
  10. Табеля и графики на сотрудников продолжают заполнять без изменений.

Можно ли перевести сотрудника на удаленную работу временно?

Хотя такой нормы в ТК сейчас еще нет, но ничего и не противоречит возможности использовать удаленку временно. Для этого нужно осуществить следующие шаги:

  • Провести собрание коллектива, на котором разъяснить причину перехода на дистанционную работу и порядок взаимодействий в этом режиме.
  • Собрать заявления согласных с переводом.

Далее все пункты будут совпадать с указанными в предыдущем разделе статьи. Отличием дополнительного соглашения и приказа при этом будет только указание, что на удаленную работу сотрудник переводится не навсегда, а на некий промежуток времени, то есть временно.

Можно указать вариант: «с …. до особого распоряжения». В таком случае за три рабочих дня сотрудник должен получить уведомление, что его вызывают обратно на «очную» работу. Дата выхода должна быть отражена приказом («Экономисту Иванову А.А. с 15 апреля 2021 года приступить к исполнению своих трудовых обязанностей на территории работодателя … по адресу …»).

Если же указать точные временные рамки, то, возможно, понадобится еще одно дополнительное соглашение, чтобы продлить период дистанционной работы.

Важно! Сотрудников, которые откажутся писать заявление об удаленной работе, принуждать к ней нельзя. Если работодатель не может обеспечить им условия труда, прописанные в трудовом договоре, то он должен оплачивать им вынужденный простой по ставке 2/3 заработной платы.

Допустим, в офисе ломают стены, 5 человек соглашаются взять работу «на дом», а 3 – нет. Последним придется платить две трети зарплаты. Вынуждать их взять отпуск за свой счет или настаивать на удаленке – опасно (возможны санкции со стороны трудинспекции, прокуратуры и суда).

Как оформить документы о переводе на удаленную работу?

В документообороте, связанном с удаленной работой, есть свои нюансы. Их нужно учитывать при оформлении перевода.

Как оформляется заявление работника о переводе на удаленную работу?

Заявление пишется собственноручно на имя руководителя организации. Ниже приводим образец формулировки, который можно использовать:

«Прошу разрешить мне выполнение моих трудовых обязанностей (трудовой договор №18 от 14 сентября 2009 года) дистанционно вне места нахождения ООО «Парус» с осуществлением взаимодействия посредством информационно-коммуникационных сетей общего пользования с 21 мая 2021 года».

Далее указывается – постоянно или на ограниченный промежуток времени.

Какие изменения необходимо внести в трудовой договор?

К действующему трудовому договору заключается дополнительное соглашение.

Местом заключения документа будет адрес компании, но указывается, что далее трудовые функции будут выполняться без присутствия на территории работодателя. Где будет работать сотрудник – не указывается.

Не нужно писать, например, домашний адрес сотрудника в качестве места осуществления трудовых функций.

Важно уточнить – полностью снимается обязанность присутствовать на стационарном рабочем месте на территории работодателя или частично (допустим, явка 2 раза в месяц по пятницам).

График работы можно оставить, как был. Если «удаленщики» с работодателем живут в разных часовых поясах, то уточняется – по какому времени указаны начало и конец рабочего дня.

В допсоглашении отмечается, что ответственность по охране труда удаленного сотрудника работодатель теперь несет только в части абзацев 17, 20 и 21 ч.2 ст. 212 ТК РФ.

Самое главное – подробно прописать способы взаимодействия:

  • Виды связи (с номерами и адресами).
  • Способ выдачи задания и получения результатов работы.
  • Время нахождения на связи.
  • Сроки реагирования.
  • Формы участия в командной работе (например, конференция в Скайпе или чат в мессенджере).

Важно! Если работодатель настаивает на использовании какой-либо платной программы для связи или работы, то он ее и оплачивает. Есть судебные прецеденты решения в пользу работников. В остальном п.3 статьи 312 ТК РФ относит вопросы обеспечения материально-техническими средствами к сфере добровольных договоренностей работника и работодателя.

В допсоглашении о переходе на удаленную работу нужно указать, каким образом будет осуществляться обмен документами об организации работы (заявления, приказы, больничные, уведомления). Закон позволяет делать это как в электронном виде, так и Почтой России в бумажном варианте. В том числе с 2021 года в электронном виде можно вести и трудовую книжку.

Как оформить приказ о переводе на удаленную работу?

Единой формы приказа не существует. Но так как Роструд в своих разъяснениях ссылается именно на допсоглашение к ТД, то можно как образец порекомендовать такую формулировку:

«… на основании личного заявления и достигнутого согласия (дополнительное соглашение №1 от 12 марта 2021 года к трудовому договору №158 от 16 сентября 2021 года) перевести на дистанционную работу с 12 марта 2021 года постоянно» (либо указать срок).

Советы для работодателей

  • Прежде чем «удалять» сотрудников, побеседуйте и уточните их жизненные обстоятельства. Случай из практики: женщина написала заявление о переходе на удаленную работу на время эпидемии, обязуясь работать на домашнем компьютере. Затем выяснилось, что на «дистанционку» вывели ее мужа и детей.
  • По возможности делайте переход поэтапным либо давайте несколько часов – день на обустройство рабочего места, наладку ПО и т.д.
  • «Напрягите» службу техподдержки (если есть): далеко не все сотрудники разбираются в том, что «потянет» их компьютер, какие на нем программы. Через программу TeamViewer можно удаленно помочь им наладить ПО.
  • Выдайте при необходимости нужное оборудование. Для этого достаточно оформить акт или простую расписку о получении.
  • В абсолютном большинстве случаев для командной работы, электронного документооборота и эффективного взаимодействия достаточно простых и бесплатных средств: общая папка в облаке, документы на ГуглДиске, Skype, WhatsApp и тому подобные программы. Также можно использовать полезные программы для совместной работы и CRM-системы.
  • Определите рациональный способ быстрой связи: часто удобнее не сразу набирать телефон сотрудника, а сбросить ему в мессенджере условный знак, подразумевающий, что ждете звонка от него в течение 10 минут.
  • Контролируйте результаты (промежуточные и итоговые), а не процессы и условия их получения.
  • Помните – поддержку корпоративной культуры, командного духа, нематериальную мотивацию труда никто не отменял! Общение, поощрение, вдохновение, «фирменный» юмор, обратная связь уместны (и очень нужны!) на удаленке!

В этой статье мы разобрались, как можно перевести сотрудника на удаленную работу, какие документы при этом необходимо оформить. Как видите, в законодательстве есть нюансы, которые важно учитывать. Данная статья поможет правильно подготовить все документы и адаптировать процессы в компании.

Рекомендуем

5 способов потерять все деньги на фондовом рынке

Меня давно просили написать об инвестировании на фондовом рынке, и вот дошли руки поделиться опытом. Торговлей на бирже я занимаюсь с 2010 года, …

Как фрилансеру-ИП работать с физлицами без кассы?

Новые законы требуют от ИП выбивать чеки, если оплата на счет поступает от физического лица. Заводить кассу – дорогое удовольствие, однако …

Источник: https://www.kadrof.ru/articles/53286

Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон

Можно ли перевести тренера на удаленный режим работы?
В связи с распространением в России коронавирусной инфекции COVID-19 и введением дополнительных профилактических и санитарных норм и правил перед многими работодателями встал вопрос о переводе сотрудников на удаленную работу. Рассказываем, что собой представляет дистанционный труд с точки зрения закона и как правильно перевести работников на удаленную занятость.

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то – нет.

Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2021 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

  • обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
  • отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
  • оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
  • незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2021-nCoV);
  • обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
  • не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится.

Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ.

В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ). 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

[attention type=red]

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

[/attention]

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции.

Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

«В сложившихся обстоятельствах обращаюсь с просьбой ко всем работодателям города Москвы последовать их примеру и, по возможности, перевести часть ваших работников на работу из дома. Особенно это касается женщин, дети которых в ближайшие недели не будут ходить в школу. Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией», – отмечается в сообщении мэра. 

Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст.

57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст.

72 ТК РФ).

При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.

[attention type=green]

Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.

[/attention]

Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

Удаленная работа

  1. Да, я вполне мог бы работать удаленно, но работодатель требует обязательного присутствия в офисе.    269 (37.15%)
    Я уже работаю удаленно.    191 (26.38%)
    Я готов работать удаленно только на время карантина, мне нужен коллектив.    116 (16.02%)
    Да, я хотел бы работать удаленно, но мои должностные обязанности этого не позволяют.    88 (12.15%)
    Нет, моя профессия полностью исключает возможность удаленной работы.    60 (8.29%)

Благодарим за участие в опросе! Каждое мнение очень важно для нас!

В дальнейшем в ТК РФ могут внести новый вид занятости – временная удаленная работа. Законопроект уже подготовлен, он предлагает внести в ТК РФ новую статью «Временная удаленная работа».

Она урегулирует порядок установления для работника особого режима работы, позволяющего совмещать работу на стационарном рабочем месте на территории работодателя с удаленной работой. Место для удаленной работы разрешается выбирать самому работнику.

Вводить такой режим труда допускается на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, которое может быть заключено и дистанционно – путем обмена электронными документами. 

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

  • указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;

Источник: https://buh.ru/articles/documents/106427/

Минтруд о переводе на дистанционную работу: ответы на вопросы бизнеса

Можно ли перевести тренера на удаленный режим работы?

Согласно Трудовому кодексу формат работы из дома допускается, если на то имеются производственные условия. Очевидно, что для эффективного выполнения своих трудовых функций сотруднику нужны ресурсы. Будет ли он сам себя обеспечивать такими ресурсами или ему поможет работодатель — все это решается и прописывается в рамках конкретной компании (ст. 312.2 ТК РФ).

Перевод сотрудника на удаленную работу: действия работодателя

Ранее мы опубликовали подробную статью о том, как перевести сотрудника на удаленку с учетом всех деталей. Но в ней мы описали стандартную ситуацию. В связи с текущими событиями у бизнеса возникают дополнительные вопросы относительно перевода на удаленную работу. В частности, они касаются оформления приказа. На этот и другие вопросы ответил Минтруд.

Он напомнил о том, что перед тем, как отправить сотрудников на работу из дома, работодатель должен позаботиться о решении некоторых документационных вопросов. А именно:

1. Подготовить списки работников, которые будут переведены на удаленную работу, и порядок организации работы в таком режиме.

Порядок организации работы включает:

  • график;
  • способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнение;
  • возможность использования ресурсов организации на дому.

Важно убедиться, что у конкретного сотрудника, который попал в такие списки, есть все необходимые инструменты для полноценного труда или вы располагаете необходимыми ресурсами, чтобы обеспечить его всем необходимым вплоть до ноутбука.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2021-nCoV)) переводе сотрудников на удаленную работу на дому.

Приказ нужно не только издать, но и ознакомить с ним работников под роспись.

Вопрос № 1 

Допустим, вы хотите отправить сотрудника в командировку. Вправе ли он отказаться от нее, если речь идет о поездке в страны с неблагоприятной эпидемической обстановкой?

Ответ

Да, он может отказаться от командировки, если основания для отказа предусмотрены в Трудовом кодексе или трудовом договоре.

Минтруд напоминает, что есть категории работников, которых нельзя направлять в командировку без согласия:

  • женщин с детьми до 3-х лет;
  • одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5-ти лет;
  • работников, имеющих детей-инвалидов;
  • работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников, кроме спортсменов и творческих работников;
  • работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством;
  • инвалидов, если такое ограничение указано в индивидуальной программе реабилитации.

В любом случае после возвращения из командировки работнику обязательно придется соблюдать карантин.

Вопрос № 2 

В городе, где работает сотрудник, не введено распоряжение о повышенной готовности из-за коронавируса. Может ли он по желанию перейти на удаленную работу?

Вопрос № 3 

Может ли работодатель отказать сотруднику в возможности временно работать удаленно?

Вопрос № 4

Можно ли заключать и расторгать трудовой договор удаленно?

Вопрос № 5

Как дистанционная работа влияет на зарплату?

Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2021

Можно ли перевести тренера на удаленный режим работы?

20 марта 2021

Ольга Корженевская

8 минут

16 марта Минтруда России разместило на своем сайте Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с форс-мажорной ситуацией с распространением китайского вируса. 

Руководству бюджетных организаций и госкомпаний рекомендуют по возможности перевести сотрудников на удаленную работу. Для дежурного персонала предлагается ввести гибкий график, чтобы люди как можно меньше пересекались между собой.

С 17 марта дистанционно стали работать и сотрудники АБиУС. Мы перевели Академию на удаленную работу всего за сутки, хотя коллектив достаточно большой. В статье специалистам по кадрам расскажем, как правильно перевести работников на удаленку и ничего не забыть.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки.

Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

  • протокол общего собрания трудового коллектива
  • приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
  • заявления от сотрудников о переходе на удаленку
  • дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах –  угрозу распространения в России  опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места.

Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения.

Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе.  В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype, Zoom, Telegram, даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Важно продумать организацию текущих отчетов сотрудников по выполненным задачам. Это могут быть мини-отчеты, которые отправляет в конце дня сотрудник руководителю структурного подразделения, краткие планерки через Skype, Zoom или другие программы видеоконференций, заполнение общей формы отчета в облаке, например, в Google Docs.

Психологические особенности удаленной работы

При переводе сотрудников на дистант вы можете столкнуться не только с организационными вопросами, но и необходимостью психологической поддержки работников.

Например, человек всю жизнь работал в коллективе, ему не хватает общения с коллегами. Когда нужно задать какой-то вопрос или быстро решить задачу, он теряется и не сразу понимает, какое техническое средство использовать для связи с нужным человеком, передачи информации. Это порождает стресс и дискомфорт, а затем и снижение продуктивности.

У кого-то из ваших коллег могут быть не очень подходящие условия для работы дома: маленькие дети, собака, шумные родственники или соседи. Кто-то просто не может дисциплинироваться и заставить себя трудиться в прежнем темпе.

Тут поможет составление памяток для родственников удаленных сотрудников, более плотный контроль их деятельности, обучение по использованию технических средств, организационные собрания, а иногда и предоставление альтернативного помещения для работы.

Медики обещают, как только температура воздуха поднимется до +25, вирус начнет погибать и эпидемия пойдет на спад. Весна наступает полным ходом, осталось продержаться совсем немного. Продуктивной удаленной работы вам и вашим коллегам!

Источник: https://www.akbiz.ru/publications/perevod-sotrudnikov-na-ydalennyuy-raboty-2021

Перевод на дистанционную работу. Как оформить и что учесть?

Можно ли перевести тренера на удаленный режим работы?

19.03.2021.

В сегодняшней статье остановлюсь на главных вопросах:

1. Какие документы нужны, чтобы установить дистанционную (удаленную) работу. 2. Какие особенности учесть и указать в документах при переводе на дистанционную работу?3. Можно ли законно уменьшить оплату работникам в связи с переводом на удаленную работу. 4. Что делать с работниками, которых НЕВОЗМОЖНО перевести на удалённую работу. 5. Отпуска БС: законно ли отправлять в них работников

Что такое дистанционная работа

Дистанционный характер работы – особый способ организации труда, который отличается следующими признаками.

· Место работы – Вне места расположения работодателя, в т. ч. в другой местности* (только на территории РФ)

· Характеристика труда – Как правило, интеллектуальный труд

· Инструменты и приспособления – Интернет и другие виды связи. Порядок и сроки обеспечения сотрудника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации определяет трудовой договор

· Режим работы – Постоянно в часы работы, установленные трудовым договором, через Интернет и другие виды связи. Сотрудник определяет самостоятельно или устанавливают в трудовом договоре.

· Обеспечение безопасных условий и охраны труда производится в усеченном виде, в части:

§ расследования и учета несчастных случаев и профзаболеваний;

§ выполнения предписаний государственной инспекции труда;

§ обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

§ ознакомления с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для работы

· Не требуется проведение СОУТ и указание ее итогов в трудовом договоре.

· Не требуется создания рабочего места, подконтрольного Работодателю

Какие документы нужны,

чтобы установить дистанционную (удаленную) работу для работника, принятого на обычных условиях.

1. Приказ руководителя о переводе сотрудников на удаленную работу, в нём распоряжение заключить с КАЖДЫМ из работников подписать соглашение к ТД.

2. В соглашении отражаются все условия работы с новым режимом.

Так как работы сейчас в кадрах много, частый вопрос – «обязательно ли нужны дополнительные сообщения, нельзя ли обойтись приказом»

Внимание! Отсутствие доп. соглашения при изменении режима работы это нарушение, за которое потенциально при проверке ГИТ можно получить штраф!

“Как-то в облегченном варианте, в связи с обстоятельствами, указами мэра и прочее” произвести не получится.

Закон на такой случай исключений не содержит.

Формулировка приказа

будет выглядеть примерно следующим образом:

С ДД.ММ.ГГГГ перевести на дистанционный режим работы следующих сотрудников (список)(ФИО ответственного) подготовить и предоставить на подпись Генеральному директору дополнительные соглашения к трудовым договорам сотрудников с условиями о дистанционной работе. Срок – ДД.ММ.ГГГГ

Какие условия включить в дополнительное соглашение о дистанционной работе?

1. Согласно статье 312.4 ТК РФ, «Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника», «если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению».

Поэтому, для избегания проблем и недопониманий, советую в дополнительном соглашении еще раз продублировать ранее установленный для работника режим работы (если он не меняется)

2. Полезно указать в Доп. Соглашении формулировку об обязанности Работника использовать рабочее время только для исполнения трудовых обязанностей.

3. Закрепите способы взаимодействия между работником и работодателем: адреса электронной почты, которые применяются. Номера телефонов. Также обязанность Работника уведомлять о смене контактных данных или об их недоступности в случае непредвиденных ситуаций.

[attention type=yellow]

4. Установите способы контроля. Периодичность отчетности, в какой форме её нужно подавать. Кому из ответственных сотрудников Работодателя.

[/attention]

5. Закрепите обязанность работника сообщать Работодателю, если он не планирует работать в какой-то конкретный период. Установите форму, в которой он об этом сообщает, получает подтверждение. В этот период нужно будет издавать либо приказ о ежегодном отпуске, либо об отпуске без сохранения заработной платы

6. Укажите периодичность проверки почты Работником, периодичность совершения звонков, если они предусмотрены его трудовыми обязанностями.

Все это нужно для подтверждения прогула, если он случится. Одна из основных проблем увольнения дистанционных сотрудников, даже если они откровенно перестали работать – невозможность доказать это, либо доказать прогул. Именно эти пункты помогут при возникновении проблем.

7. Укажите на обязанность работника бережно относиться к вверенному имуществу, своевременно сообщать о его порче

Какой срок перевода на удаленку указывать?

В условиях экстренного перевода работников на дистанционную работу открытым остается вопрос, как указать СРОК такого условия в дополнительном соглашении.

А сделать это нужно обязательно, иначе такое условие будет считаться действующим бессрочно, а вернуть сотрудника в офис можно будет только после подписания нового дополнительного соглашения к трудовому договору (конечно, с согласия работника)

Идеальный вариант – в дополнительном соглашении прямым текстом указать, что мера является временной, для предотвращения распространения коронавирусной инфекции.

Указать, что отмена дистанционной работы производится по распоряжению Руководителя после стабилизации ситуации и прекращения такой необходимости.

Нужно будет издать новый приказ по предприятию об отмене удаленной работы, ознакомить Работников под подпись.

В тексте дополнительного соглашения можно предусмотреть, как Работник получит об этом уведомление.

Можно ли законно уменьшить оплату работникам в связи с переводом на удаленную работу

В связи с установлением дистанционной работы оплату уменьшить нельзя. Но есть другие законные причины это сделать.

Первая. В связи с дистанционной работой у Ваших сотрудников меняется круг обязанностей. Например, в обязанности бухгалтера входила подшивка первичной документации в дела, а в связи с удаленной работой это не будет требоваться.

В этом случае вместе с установлением дистанционного характера работы Вы можете указать обязанности, которые работник временно не будет выполнять. Мне больше всего нравится формулировка «Должностная инструкция применяется за исключением (и перечисление конкретных пунктов)»

Вторая. Если Вы уменьшаете норму рабочего времени. В таком случае в дополнительном соглашении нужно указать новый режим (мы помним, что его лучше в любом случае указывать), а также включить в текст формулировку «Оплата труда производится пропорционально отработанному времени»

К слову об отработанном времени. Работнику можно поручить вести на себя табель учета рабочего времени или просто подавать сведения Работодателю. Однако, нарушением не будет если Вы проставите в табеле время согласно графику, если со стороны работника не было уведомлений об отсутствии.

Что делать с работниками, которых НЕВОЗМОЖНО перевести на удалённую работу.

Согласно статье 157 ТК РФ, время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя

В ситуации с коронавирусом нет ничьей вины, и для таких работников предусмотрена эта гарантия

Хотелось бы обратить внимание на то, что таких сотрудников по договоренности Вы можете отправить в ежегодные отпуска (не забывая об оплате отпускных не менее, чем за три дня до начала отпуска).

Отпуска БС

Многие работники сейчас жалуются, что их вынуждают взять отпуска без сохранения заработной платы. Будьте осторожны. Работник может пожаловаться в ГИТ, и ко всем неприятностям добавится еще и внеплановая проверка. Отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работодателя не предусмотрен!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/glavkadr/perevod-na-distancionnuiu-rabotu-kak-oformit-i-chto-uchest-5e7ba58e69f0af4fe19255e6

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: