Написав служебную записку экономисту (сотруднику нашей компании)

Содержание
  1. Образец служебной записки 2021 года: как писать служебную записку
  2. Служебная записка – что это, отличия от других документов, структура
  3. Кто может писать и для чего нужна служебная записка
  4. Виды служебных записок
  5. Основные правила оформления
  6. Алгоритм составления служебной записки
  7. Что такое электронные служебные записки
  8. Заключение
  9. Как написать служебную записку образец
  10. Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»
  11. Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции
  12. В каких ситуациях составляется служебная записка
  13. Какие виды служебных записок бывают
  14. Кто может стать автором «служебки»
  15. Зачем списывать ТМЦ?
  16. Как правильно оформить СЗ?
  17. Образцы служебной записки
  18. Служебная записка образец
  19. На премирование сотрудника
  20. О повышении заработной платы
  21. О невыполнении обязанностей
  22. Ответ на служебные записки – 196 советов адвокатов и юристов
  23. Основания
  24. Как написать служебную записку — образец и пример написания
  25. Цели и типы документа
  26. По ГОСТу
  27. Основные требования
  28. Информация
  29. Как написать служебную записку: примеры и образцы
  30. Виды писем
  31. Как оформить (образец по ГОСТу)
  32. Пример 1
  33. Пример 2
  34. Пример 3
  35. Правила оформления
  36. Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки
  37. Записка о выплате премии
  38. Докладная об отсутствии на рабочем месте
  39. Записка о списании ТМЦ
  40. Письмо о необходимости ремонта оборудования
  41. Докладная о самоизоляции
  42. Письмо о переводе на удаленную работу
  43. Составляют ли в электронном виде
  44. Срок хранения

Образец служебной записки 2021 года: как писать служебную записку

Написав служебную записку экономисту (сотруднику нашей компании)

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Как написать служебную записку: образец Существует ряд документов, посредством которых осуществляется коммуникация подразделений компании.

Один из них – это служебная записка, призванная обеспечивать горизонтальную связь между структурными единицами бизнес-субъекта. Как правило, она составляется в электронном или бумажном виде и направляется коллегам или руководителям соседнего отдела.

Ее необходимо хранить в архиве организации пять и более лет. При необходимости этот срок может быть увеличен.

Служебная записка – что это, отличия от других документов, структура

Служебная записка отличается от докладной тем, что она обеспечивает горизонтальную связь между сотрудниками и подразделениями. Докладная, как правило, направляется вышестоящему лицу. Она может быть составлена, например, сотрудником компании и отправлена ее руководителю. Служебная же записка направляется лицу или организации, имеющим подобный статус.

По своей структуре эти виды записок очень похожи, разница только в адресате и в информации. Например, служебную записку обычно отправляют с целью проинформировать о чем-либо сотрудников организации.

Есть также разница между служебной запиской и объяснительной. Вторая пишется на имя руководителя организации, содержит причины написания и их пояснения.

Несмотря на то, что нет единого образца оформления записок, актуального для всех без исключений организаций, существует перечень данных, которые обязательно должны содержаться в них:

  • Фамилия, инициалы, должность адресата.
  • Полное название структурного подразделения, в котором числится автор записки.
  • Фамилия, инициалы, должность автора.
  • Полное название документа.
  • Дата составления документа.
  • Заголовок.
  • Внутренний регистрационный номер записки.
  • Текстовая часть, где в полной мере изложена вся информация касательно того или иного вопроса, с целью обсуждения и решения которого составлялась записка.
  • Отметка о наличии приложений и их перечисление.
  • Подпись того, кто составил записку.
  • Расшифровка подписи.
  • Отметка об исполнителе.
  • Виза. Ставить ее обязан руководитель подразделения, которому адресуется документ.

Есть несколько особенностей, которые нужно учитывать при оформлении данного документа:

  • Служебная записка может быть направлена сразу в несколько структурных подразделений. Они все должны быть прописаны как адресаты документа.
  • Основной текст должен быть от первого лица.

Записка состоит из трех частей – преамбулы, основной части и заключения.

Преамбула может быть краткой или развернутой, должна плавно подводить читателя к сути вопроса. В ней могут содержаться ссылки на те или иные факты или документы, которые послужили поводом для написания служебной записки.

Объем основной части зависит от целей, с которыми отправляется записка. Ее функция – обратить внимание читателя на вопрос или проблему, убедить в необходимости действовать в определенном направлении.

В основной части должны содержаться факты касательно обсуждаемого вопроса. Данная часть наиболее полно раскрывает суть служебной записки. Здесь нужно упомянуть о наличии приложений, если они есть.

[attention type=yellow]

В заключительной части могут содержаться предложения касательно решения того или иного вопроса, просьбы и т.д. Они должны носить рекомендательный характер. Автор записки не должен пытаться навязать сотруднику или руководителю подразделения свое мнение.

[/attention]

Скачать образец служебной записки

Кто может писать и для чего нужна служебная записка

Составить и отправить документ может любой работник компании, который столкнулся с той или иной проблемой в ходе своей работы.

Цели отправки служебной записки:

  • Уведомление коллег или руководителя о возникшей в компании проблеме.
  • Побуждение к ее устранению.
  • Внесение своих предложений и рекомендаций касательно решения обозначенной в записке проблемы.

Служебные записки нужны для делового обмена информацией внутри компании. С их помощью руководители и сотрудники уведомляют друг друга о тех или иных проблемах, событиях, нуждах организации.

Эти документы помогают избежать простоев в работе, возникающих между компаниями недоразумений и дезинформации.

Виды служебных записок

По своему содержанию служебные записки подразделяются на несколько типов:

  • Сопроводительные. В них поясняется содержание документов, вместе с которыми они отправляются.
  • Информационные. В этих записках содержится запрос тех или иных сведений и предоставление необходимых данных.
  • Уведомительные. Текст данных документов должен сообщать о событии, которое уже произошло или должно произойти.
  • Поясняющие. В этих записках всегда содержатся рабочие инструкции.

Существует также еще одна классификация, согласно которой служебные записки могут быть:

  • На увольнение сотрудника. В этой записке работник подразделения может порекомендовать уволить другого работника. При составлении этого документа обязательно должны быть указаны причины для увольнения.
  • На совмещение сотрудником двух и более должностей. Такую записку можно написать в случае, если в компании есть вакансия, которую может занять один из работников организации. Руководитель может предоставить такую возможность, если будет уверен, что сотрудник сможет занимать одновременно две должности.
  • На получение нового оборудования. Эту записку должен составить руководитель отдела, которому требуется новая техника для работы. В тексте документа необходимо обозначить количество требуемого оборудования. Также эту записку можно составить, если та или иная техника, принадлежащая отделу, нуждается в ремонте.
  • На премирование. В основном тексте этой записки должно быть указано, кому, в каком количестве и за что полагается премия.
  • На приобретение. Такой документ составляется при необходимости покупки мебели, оборудования, канцелярии и т.д. В записке должно быть четко указано, что требуется и в каких количествах.
  • На замену инвентаря. В документе должен быть перечислен инвентарь, который нужно заменить, а также причины для его замены.
  • На направление одного или нескольких сотрудников в командировку. В записке обязательно должна присутствовать цель поездки.
  • О допущенных сотрудником нарушениях своих рабочих обязанностей.
  • На повышение сотрудника в должности. В записке обязательно должна быть указана причина повышения.
  • О поломке оборудования. В тексте документа нужно указать, какое именно оборудование сломалось и какого типа неисправность была обнаружена.
  • О передаче или непредоставлении документов. Здесь должно присутствовать полное наименование документа и сроки, в которые он должен быть передан.

Если сотрудник пишет служебную записку своему коллеге, в ней может содержаться информация:

  • О предложениях корректировки рабочего процесса.
  • Об изменении графика работы конкретного сотрудника или всего отдела.
  • Об изменениях в составе необходимых для работы данных.
  • О факте, который, по мнению автора записки, имеет значение для работы получателя записки.

Основные правила оформления

Существует несколько правил, которые необходимо учитывать при оформлении служебной записки:

  • В заголовке должна отражаться основная суть содержащейся в документе информации.
  • Писать служебные записки можно только на светлой бумаге формата А4 и А5.
  • Коммерческие организации для оформления записок могут использовать собственные бланки.
  • Основная информация должна быть изложена в максимально четкой и лаконичной форме. Недопустима излишняя детализация информации или, наоборот, сокрытие важных данных.
  • В записке не должно быть орфографических, пунктуационных, стилистических, логических, речевых и фактических ошибок.
  • В тексте не должна присутствовать эмоциональная лексика.
  • Записка обязательно должна иметь так называемую “шапку”, где содержатся данные об адресате документа.
  • Разрешается отправить записку в электронном варианте.

Не существует четких требований, согласно которым должны составляться все служебные записки. Конкретные правила их написания могут отличаться в разных организациях, но есть пункты, которых придерживаются руководители всех компаний.

Алгоритм составления служебной записки

Составить ее не сложно, но необходимо знать, как это делать. Существует определенный алгоритм, которого нужно придерживаться, чтобы не сделать ошибок в документе. Автор записки должен:

  • Создать служебку.
  • Согласовать ее цели и содержание с руководителем и остальными работниками, которые могут быть в этом заинтересованы.
  • Отправить записку на рассмотрение.
  • Дождаться ознакомления адресата записки с ее содержанием и вынесения решения по обозначенному в тексте документа вопросу.
  • Дождаться уведомления о результате.

Для правильного составления документа лучше воспользоваться примером служебной записки, который должен содержаться в системе документооборота компании.

Что такое электронные служебные записки

Электронная служебная записка – это уведомляющий документ, составленный и отправленный в электронном виде. Внутренняя политика некоторых организаций разрешает обмениваться информацией и деловой документацией по сети с использованием информационных технологий. Это значительно упрощает работу компании, сокращает расход бумаги и уменьшает срок рассмотрения входящей документации.

Порядок заполнения электронной служебной записки мало чем отличается от порядка заполнения бумажной версии. Однако, в электронном варианте документа не указывается ФИО адресата. Указать его можно в случае, если записка адресуется конкретному сотруднику. Подпись на записке всегда ставится автоматически.

При отправлении деловой документации в электронном виде нужно запросить получение уведомления о прочтении письма адресатом. Это может доказать, что автор записки действительно отправил ее.

Заключение

Служебная записка – это важный деловой документ, позволяющий решить множество вопросов. Она обеспечивает вертикальную связь между подразделениями и сотрудниками организации. Существуют определенные правила, которые нужно соблюдать для того, чтобы документ считался действительным.

Конкретный пример того, как пишется та или иная служебная записка зависит от типа документа. Составляется такая записка после согласования с другими сотрудниками организации и руководителем подразделения.

Для того, чтобы правильно ее составить, необходимо воспользоваться образцом, который можно легко найти в интернете. С помощью такого документа можно вынести на обсуждение и решить разные проблемы организационного характера.

Этот документ позволяет сотрудникам принимать активное участие в жизни компании и подавать идеи касательно того, как усовершенствовать процесс работы. Такие записки обеспечивают и налаживают обратную связь между руководством организации и сотрудниками.

Такие записки необходимы для обеспечения правильной работы компании. Записками могут обмениваться не только сотрудники с руководством, но и подразделения, работающие в рамках одной организации. (37 голос., 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets.html

Как написать служебную записку образец

Написав служебную записку экономисту (сотруднику нашей компании)

Служебная записка на выдачу денежных средств может потребоваться в самых разных случаях. Средства, получаемые на основании записки, могут потребоваться на оплату представительных услуг, нужд работника в рамках командировки, оказания материальной помощи, повышение оклада, выплату аванса, увеличение объема работ, приобретение инвентаря.

Генеральному директору ООО «Продвижение Иванову И. И. От главного бухгалтера

Петрова П. П.

Служебная записка

На основании пункта 21 внутреннего документа компании, прошу предоставить средства на выплату единовременной материальной помощи программисту Семеновой О. И. в размере 30 000 рублей на основании того, что 07. 02. 2021 года женщина родила ребенка. Материальная помощь выплачивается на основании следующих документов, предоставленных Семеновой О. И:

  • Заявление от сотрудницы.
  • Свидетельство о рождении ребенка.

Образец служебной записки: «Довожу до вашего сведения….»

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

[attention type=red]

Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

[/attention]

О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

  • данные о составителе и получателе документа;
  • краткое изложение сути вопроса;
  • подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

В каких ситуациях составляется служебная записка

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

  1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
  2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
  3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
  4. Для повышения эффективности труда.

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Какие виды служебных записок бывают

Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

  1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
  2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
  3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может. Исключением в этом случае является начальник подразделения, который вправе сразу обратиться к вышестоящему руководству.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Зачем списывать ТМЦ?

Это необходимо для того, чтобы реальное количество ТМЦ соответствовало данным бух. учета. Причины могут быть разные — истечение срока годности, поломка, порча имущества и т.д.

Читайте так же:  Корпоративная культура организации

Списываются ТМЦ согласно инструкции, разработанной предприятием. Все материально ответственные лица, работающие с ТМЦ, должны письменно подтвердить то, что они ознакомлены с ней.

Обычно заполнением первичной документации по списанию занимаются работники, ответственные за проверку содержащихся в отчетах сведений. Например, сотрудники бухгалтерии.

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике.

Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» .

[attention type=green]

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

[/attention]

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

  • наименование ТМЦ,
  • количество,
  • балансовая стоимость,
  • инвентарный номер.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22.

В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации.

После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Образцы служебной записки

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже могут устаревать и нуждаться в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

Служебная записка образец

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

На премирование сотрудника

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника, ее составляет руководитель отдела на имя вышестоящего руководства, в ней излагаются причины и основания для премирования, данные работника и составителя. Для того, чтобы руководитель ее рассмотрел, обязательно нужно зарегистрировать записку. После принятия решения о премировании издается приказ.

Приказ на печать для документов образец по ссылке.

О повышении заработной платы

ПРИКАЗ № 2510982 от 25.11.2010 г.

о повышении оклада Иванова В.А.

В связи с хорошими показателями продаж менеджера Иванова В.А. по итогам первого-третьего квартала 2010 года

1. Установить менеджеру отдела продаж Иванову Виктору Александровичу должностной оклад в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2. Главному бухгалтеру Васильевой А.В. Обеспечить своевременную выплату указанного в пункте 1 настоящего приказа оклада и других сумм, рассчитываемых исходя из него.

3. Начальнику кадровой службы Федорову Г.И.:

[attention type=yellow]

3.1. В штатное расписание внести изменения, установив оклад по должности менеджер отдела продаж 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

[/attention]

3.2. Заключить с Ивановым В.А. дополнительное соглашение к трудовому договору от [дата трудового договора] [ №трудового договора] об установлении оклада в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей с 01 декабря 2010 года.

2.4. Ознакомить с настоящим приказом Иванова В.А. под роспись.

Генеральный директор ООО «Компания»

С приказом ознакомлен ____________________ Васильева А.В.

С приказом ознакомлен ____________________ Федоров Г.И

С приказом ознакомлен ____________________ Иванов В.А.

Основание для повышения оклада может также служить:

— служебная записка руководителя отдела, к которому относится сотрудник

— повышение цены в стране и, как следствие, необходимость переиндексировать оклады по фирме — увеличить оклады сотрудников

— поручение новых должностных обязанностей сотруднику.

О невыполнении обязанностей

Транспортный отделГенеральному директору ООО «Свердловск» С. С. Морозову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 6

О невыполнении должностных обязанностей

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets/

Ответ на служебные записки – 196 советов адвокатов и юристов

Написав служебную записку экономисту (сотруднику нашей компании)

Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.

Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года.

Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2021 года под №104.

Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически.

Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки.

Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Основания

Пример написания служебной записки может понадобиться каждому сотруднику. Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если:

  1. Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
  2. Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
  3. Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
  4. Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
  5. Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
  6. Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
  7. Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.

Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях. В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела.

Как написать служебную записку — образец и пример написания

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.

[attention type=red]

В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

[/attention]

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Давайте рассмотрим на конкретном примере, как пишется служебная записка (образец). В изложенном ниже примере содержится текст служебной записки, который можно взять в качестве образца при написании деловой бумаги.

Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы — вымышлены.

Директору ОАО «Камелия» Кравченко Анатолию Петровичу г. Краснодар 15 июля 2021 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

С 13 июля 2021 года в горячем цеху предприятия пришла в негодность печь, и для исправления поломки требуется приобрести запчасти из списка, который прилагается ниже. Суммарная стоимость деталей и работ по устранению поломки составляет 15700 (пятнадцать тысяч семьсот рублей 00 копеек).

В настоящее время лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования израсходован, а требующихся деталей в наличии не имеется. Чтобы избежать простоя горячего цеха, прошу:

  1. Выделить указанную денежную сумму согласно списку, прилагаемому к документу.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для выполнения работ по замене пришедших в негодность деталей.

С уважением, начальник горячего цеха Оноприенко Валерия Викторовна.

Цели и типы документа

Служебное письмо предназначено для оповещения должностного лица о сложностях или о внесении предложений относительно работы. Бумага считается подтверждением, что сотрудник не только исполняет свою работу, но и замечает проблемы, которые и освещает в документации.

Служебные записки делятся на:

  1. Те, которые включают факторы произошедшего события или отрицательного явления. К ним относят объяснительные, докладные, акты о нарушениях и жалобы.
  2. Те, которые служат пояснением к основным документам. К ним относят записки на списание или покупку материалов, о выделении средств, повышении в должности, премировании.

Этот документ составляется между подчиненными и работодателем. Образец служебной записки на приобретение оборудования или необходимых товаров такой же, как и в других случаях. Только необходимо полностью осветить волнующий вопрос по конкретной проблеме.

По ГОСТу

При оформлении служебной записки нужно учитывать требования к внутренней документации, изложенные в ГОСТ 6.30–2003. Нормативный документ, озаглавленный как «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» предусматривает:

  • наличие заголовка, поясняющего вкратце содержание документа;
  • упоминание о приложении осуществляется с указанием его наименования, количества составивших его листов и количества его экземпляров;
  • правила расположения текста.

Справка! может быть изложено как в текстовой, так и в табличной форме.

Основные требования

Служебная записка призвана решать оперативные вопросы в сфере управления, при этом в нее включаются лишь те из них, которые не могут быть решены устно.

Вторая особенность документа – его содержание может стать обоснованием для принятия важного решения в сфере управления, но может быть исключительно принято к сведению.

Служебная записка может быть объяснительного характера или в виде жалобы на сотрудника.

Независимо от вида служебной записки ее реквизитами должны быть:

  • название объекта управления, составившего документ;
  • дата составления;
  • название адресата – объекта, которому документ направляется;
  • его наименование, т. е. фраза «Служебная записка»;
  • порядковый номер согласно внутренней регистрации;
  • упоминание о приложенных дополнениях – если они имеются.

Информация

В содержании этого документа освещаются производственные, материальные, хозяйственные вопросы. В нем можно сообщить о премировании, повышении или понижении по должности. Получается, что работник может написать просьбу о предоставлении средств для производственного пользования. В содержании может быть указана жалоба на определенного сотрудника или руководителя.

Если дело касается награждения персонала, то работодатель составляет записку в форме ходатайства на имя своего начальника. Там освещаются заслуги конкретного работника, вносятся предложения о методах премирования. Внутрипроизводственное письмо составляется в рукописном виде или же в печатной форме. Образец служебной записки на премию позволит грамотно составить документацию.

Источник: https://za-nas-zakon.ru/rabota/kak-nachat-sluzhebnuyu-zapisku.html

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Написав служебную записку экономисту (сотруднику нашей компании)

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.

Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”.

То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

[attention type=green]

Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

[/attention]

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору

ООО «Домострой»

Семину И.Г.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

Настиной И.А.

Служебная записка

05.04.2021 № 4г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

[attention type=yellow]

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде.

[/attention]

Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник: https://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Ваш юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: