Полное описания дела

Как выглядит личное дело?

Работники организации представляют собой трудовые ресурсы фирмы, благодаря которым она может функционировать в пределах своих возможностей.

Наравне с этим, каждый сотрудник представляет собой трудовую единицу штата, о котором работодателю необходимо иметь максимально возможное представление, например, для повышения по службе или определения размера больничных, либо в случае каких-либо проблем с кадрами.

Предполагается, что источником информации о каждом конкретном работнике служат личные дела, которые заводятся в отношении каждого трудящегося, если такая обязанность закреплена в локальных нормативных актах предприятия.

В личных делах указывается специфика трудовой деятельности работника на предприятии, а также информация о предыдущем трудовом опыте, документы, в частности бумаги, подтверждающие наличие образования, повышения квалификации или периодов работы в иной организации, а также другие сведения, которые могут повлиять на трудовую деятельность сотрудника.

Личное дело оформляется при трудоустройстве нового сотрудника на предприятии и заполняется в соответствии с положениями локальных нормативных актов. В него вносятся всевозможные документы и трудовые обстоятельства, возникающие в процессе деятельности, в том числе информация о дисциплинарных взысканиях, их причинах и способе погашения.

Под личным делом работника понимается своеобразная папка документов, которая содержит всю исчерпывающую информацию о каждой единице штата предприятия.

Часть предприятий могут заводить дела только на руководящий состав, игнорируя простых работников, дабы уменьшить трудовую нагрузку на отдел кадров или лиц, уполномоченных на формирование личных дел сотрудников. Небольшие организации чаще и вовсе отказываются от оформления личных дел, так как малое количество сотрудников делает такую процедуру просто невыгодной.

Работодатель может оформить личные дела, например, только на часть более ответственных работников, к которым относятся:

• руководитель организации, который исполняет обязанности директора и отчитывается перед учредителями;
• руководители структурных подразделений, которые отчитываются перед директором организации и несут ответственность за деятельность своих отделов;
• заместители руководителей, вне зависимости от их статуса по отношению друг к другу, так как в случае отсутствия директора именно они исполняют его обязанности;
• ведущие специалисты организации, на основании работы которых предприятие осуществляет свою деятельность и держится на финансовом рынке;
• материально ответственные лица, которые напрямую отвечают за сохранность денежных средств фирмы либо участвуют в распределении бюджета организации, – главный бухгалтер, работники бухгалтерии, кассиры, работники складов и т.д.;
• работники, имеющие стабильный или постоянно повышающийся уровень исполнения трудовых обязанностей, на основании которых работодатель может принять решение о повышении, и прочее.

Ведение личных дел –обязанность для одной категории работодателей и право для других. Некоторая часть организаций может позволить себе отказаться от ведения архива и сбора информации о сотрудниках, так как законодательство не обязывает каждого работодателя создавать архив личных дел работников.

Но, как показала практика, – создание единой базы работников, в которой хранятся дела на всех сотрудников организации, позволяет систематизировать данные и улучшить процесс осуществления трудовой деятельности каждой штатной единицей для увеличения показателей предприятия.

Как вести дело в частных компаниях

Для руководителей частных компаний законодатель дает возможность выбора при создании общей информационной базы личных дел работников, так как утверждение таких положений внутри организации может происходить только в случае желания учредителей организации, а также директора. Обязательства по формированию такого рода архива для компаний частного сектора не предусмотрено.

Принятие решения о ведении личных дел работников частных организаций обязывает руководство организации соблюдать ряд условий и положений по оформлению такого рода документов.

Личное дело работника должно быть оформлено в соответствии с данными положениями:

• досье на каждого должно располагаться в отдельно стоящей папке либо в отдельном файле, если предприятие небольшое и сотрудников мало, для систематизации документации;
• документы временного и постоянного хранения определяются в различные главы личного дела, совместное хранение таких бумаг недопустимо;
• постоянные документы должны быть представлены в виде копий, в крайнем случае допускается временное хранение оригиналов до момента изготовления копий;
• все бумаги должны быть в единичном экземпляре, а приложения к документам должны находиться в том отделе, где и основной документ;
• максимально допустимый размер дела устанавливается локальными актами предприятия, но не может превышать 4 см.

Федеральным законодательством запрещено использование данных о религиозных убеждениях работника, а также о составе его семьи, если сотрудник не предоставил письменное разрешение на подобную обработку информации.

Вся информация может быть использована для трудоустройства или принятия решения о повышении либо для обеспечения сохранности такой информации, а также сохранности собственности и другого имущества работника.

В иных случаях использование полученной информации запрещается.

Как вести дело в государственных организациях

Личное дело на сотрудника госучреждения должно заводиться в обязательном порядке при трудоустройстве лица, в соответствии с положениями ФЗ № 79-ФЗ 2004 года, а также в рамках Указа Президента №609.

Условия и порядок составления личных дел кадров не регламентированы законодательно, поэтому каждое учреждение самостоятельно разрабатывает структуру и особенности формирования подобного рода документов.

Личное дело государственного служащего представляет собой совокупность документов, которые отражают трудовую характеристику работника за весь период осуществления трудовой деятельности. В папку дела складываются все документы, которые устанавливают, регламентируют и определяют трудовые отношения между работником и работодателем, а также отражают все трудовые успехи служащего.

Чаще всего локальные акты учреждения, которые устанавливают нормы формирования личных дел работников, указывают на необходимость:

• сбора информации по работникам, а также возможном делении базы данных по отраслям в зависимости от особенности трудовой деятельности каждого служащего;
• отражения состава личных дел как в общем, так и в частном порядке, в зависимости от звания или особенностей труда;
• создания собственной модели формирования личных дел по каждой кадровой единице, вне зависимости от ее должности;
• установления четкого режима хранения дел и особенности передачи их в архив;
• регламентации в возможностях допуска к личным делам сотрудника, в том числе определения категории лиц, которые имеют к ним перманентный допуск и т.д.

Создание базы данных личных дел и ее ведение в государственных учреждениях практически не отличается от аналогичной процедуры с частными организациями, за исключением возложенных на такие учреждения обязательств по формированию общего перечня информации по каждому служащему. Также в госкорпорациях может применяться система «общего» формата составления дел, например, при образовании различных филиалов или иных подконтрольных организаций.

Документы в личном деле

При формировании личного дела каждого работника, работодатель сталкивается с трудностями оформления такого пакета документов, так как некоторые не знают какие именно документы могут помещаться в такую базу, а какие запрещены.

В личное дело подшиваются в обязательном порядке оригиналы следующих документов:

• заявление о приеме на работу, подписанное сотрудником;
• приказ о назначении работника на должность;
• различные заявления о предоставлении налоговых льгот;
• личная карточка по форме Т-2, а равно и аналогичный документ, разработанный организацией;
• все документы, связанные с образованием и квалификацией работника;
• трудовой договор между работником и работодателем;
• приложение к договору о материальной ответственности, если сотрудник устраивается на такую должность;
• соглашение о неразглашении информации, в том числе коммерческой или деловой;
• справка о сумме доходов с предыдущих мест работы;
• справка или справки о состоянии здоровья работника при необходимости и т.д.

Помимо оригинальных версий документов, часто прикладываются копии различных бумаг, которые прямо или косвенно отображают трудовые правоотношения работника и работодателя.

В личное дело вносятся копии:

• паспорта сотрудника;
• ИНН работника;
• СНИЛС трудоустраивающегося лица;
• военного билета, если сотрудник является военнообязанным лицом;
• приказов о повышении, дисциплинарном взыскании, перемещении, совмещении должностей и т.д.;
• свидетельства о рождении ребенка;
• заявлений на отпуск, в том числе на ежегодный оплачиваемый, неоплачиваемый и по семейным обстоятельствам, дополнительный и т.д., а также заявлений на компенсацию части оплачиваемого отпуска, если он составляет более установленного законом минимума отдыха;
• приказов на отпуска, вне зависимости от их назначения;
• трудовой книжки;
• справки и иные документы, которые свидетельствуют об изменении персональной информации работника.

Все копии документов должны быть удостоверены уполномоченными сотрудниками, которые исполняют функции отдела кадров, печатью, подписью и расшифровкой подписи.

Порядок оформления

Оформление документов в соответствии с принятыми в организации стандартами позволит избежать потерь важных бумаг, а также систематизировать все личные дела.

Формирование личных дел сотрудников должно отвечать следующим правилам:

• На титульном листе документа указывается вся персональная информация работника, в том числе его ФИО и должность, а также дата составления дела.
• В одной папке хранится вся информация на одного сотрудника, все папки располагаются в систематической последовательности, в зависимости от принятой структуры.
• Общая толщина личного дела не может превышать 4 см или 250 страниц.

Помимо систематизации личных дел, уполномоченными сотрудниками или руководителем организации создается Журнал личных дел, в который вносится информация обо всех личных делах, которые когда-либо заводились на предприятии.

Журнал должен содержать:

• Номер дела, которые ему присваивается в процессе формирования.
• Персональные данные сотрудника, в отношении которого было создано личное дело.
• Дату составления документа.
• Иные данные, которые могут показаться необходимыми.

В случае окончания трудовой деятельности в организации в Журнал вносится отметка о том, что дело подлежит закрытию, с указанием даты закрытия и причины принятия такого решения. После этого дело передается в архив для дальнейшего хранения.

Хранение личного дела

Хранение личных дел сотрудников происходит в соответствии с принятыми на предприятии нормами, которые устанавливаются различными локальными актами.

Обычно процесс хранения и распределения дел происходит по принципу:

• Алфавита, т.е. дела хранятся в алфавитном порядке по фамилии каждого работника.
• Нумерации – каждое дело имеет свой уникальный номер.
• Распределения документов в зависимости от структурного подразделения.

Например, многоструктурная компания может позволить себе установить все три вида распределения дел на хранении – на каждое подразделение предоставляется конкретное место, где определяются дела в алфавитном порядке с указанием порядкового номера личного дела.

Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив организации или специального государственного органа, где они могут храниться на протяжении многих лет, в зависимости от позиции компании.

Копия личного дела работника

При увольнении работнику можно выдать копию личного дела, так как он все равно сможет запросить всю интересующую его информацию, например, для дальнейшего трудоустройства.

Также копии могут быть предоставлены родственникам и наследникам работника, если он по каким-либо причинам умер или признан таковым на основании решения суда. Выдача документов родственникам осуществляется на основании ст. 62 ГК РФ, а также с учетом положений ст. 84.1 и ст. 141 ТК РФ.

Согласие на выдачу документов дают наследники работника либо он в случае, если до момента смерти гражданин успел дать соответствующее распоряжение.

Образец личного дела

Личное дело сотрудника должно быть оформлено в соответствии с нормами, установленными в организации, однако должно отражать всю суть подобного документа.

Личное дело должно содержать:

• Титульный лист.
• Опись документов.
• Документы, необходимые для формирования папки, перечисленные выше.

Не существует какой-либо унифицированной формы для создания личных дел работников, работодатель должен самостоятельно разработать и принять такого рода правки.

Выдача личного дела работникам

Выдача личного дела осуществляется по письменному обращению работника. Оно может быть выдано во временное пользование, например для того, чтобы снять копии документов, находящихся там, либо на постоянное.

В случае полной выдачи дела, со всех страниц папки снимаются копии, и они передаются работнику. В соответствии с нормами ГК РФ, наследники работника могут получить выписку или копии материалов личного дела после смерти работника.

В ином случае выдача персональной информации не допускается.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/legal/kak-vygliadit-lichnoe-delo-5bdcc16bf3ba5b00abfcaf26

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел.

Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.

5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст.

51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет.

Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.

В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• лицевые счета;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения.

При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.

), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2021 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.

6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов.

В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же».

Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.

), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил).

Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

, например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа.

Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

■ Предисловие (дополнение к предисловию).

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2021/sostavljaem_opis_del/

Идеальный список дел: как составить и следовать. 10 правил

© Сathryn Lavery/Unsplash

Автор Ирина Рудевич

04 августа 2021

Коучи советуют составлять списки, чтобы сохранять продуктивность и достигать целей. При этом недостаточно просто выписать в столбик предстоящие встречи и занятия. Рассказываем, как правильно составить список, который поможет стать эффективнее.

На первый взгляд это просто: запишите все, что вам нужно сделать. «Я не люблю списки дел, потому что они становятся настолько ошеломляющими, что пугают и вы не хотите на них смотреть», — говорит Джулия Моргенстерн, эксперт по организации и продуктивности и автор книги «Тайм-менеджмент.

Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». Чтобы создать эффективный список, она советует упоминать лишь то, над чем вы действительно готовы работать. Не упоминайте в нем случайные и неважные задачи, а также заведомо невыполнимые, которым пока не хотите уделять время.

Например, не стоит ставить цель сделать генеральную уборку в расписании активного рабочего дня, переполненного встречами.

Контролируйте выполнение

Перечислите максимум десять заданий на день. Их может быть три, шесть или даже одно. Важно выделить основное дело, которое будет приоритетным: его нужно выполнить в любом случае, остальные — второстепенные, но порядок не важен.

Представьте, а по необходимости — запишите, сколько времени занимает выполнение каждого пункта. Необязательно начинать утро с главной задачи.

Рой Баумейстер, профессор психологии в Университете Квинсленда и соавтор книги «Сила воли: переоткрытие величайшей человеческой силы», советует начать с нескольких простых дел, чтобы убрать их из списка и почувствовать удовлетворение от поставленной галочки и прогресса.

Разбивайте задачи на подзадачи

«Сделать ремонт на кухне» — звучит сложно, даже если это план на три месяца. Мозгу трудно сориентироваться в задаче, и вы лишаете его подпитки радостью выполненного дела, которое может растянуться надолго.

Попробуйте выписать подпункты для глобальных целей. Например: продать старую мебель, сделать замеры, выбрать и купить плитку, посмотреть варианты цветовых решений.

Так у вас будут небольшие посильные задачи на каждый день, выполнение которых планомерно приведет к намеченной цели.

Интегрируйте дела в календарь

Полезно повесить основной список на видном месте, чтобы фиксировать в нем каждую новую задачу. Но лучше не просто фиксировать дела в блокноте, а делать это в ежедневнике с указанием даты и дня недели.

Так вы сможете систематизировать информацию и примерно представить загруженность и перспективы.

Таким образом, список превращается в план действий, особенно если для каждой задачи вы выделяете конкретный временной промежуток.

Назначайте дедлайн

Четкие сроки мотивируют быстрее и внимательнее работать над задачей. На работе они связаны с окончанием проекта, днем презентации или важной встречи, а личные дела часто остаются без временной привязки.

И если получить визу необходимо строго перед поездкой в отпуск, то изучение иностранного языка может растянуться на годы, если не уделять цели достаточно времени. Попробуйте установить крайнюю дату выполнения задачи, независимо от того, насколько это принципиально.

Не исключено, что иногда придется отодвигать сроки, но лучше этим не увлекаться. В таком случае пригодятся менеджеры задач — программы с функцией напоминания об оставшемся времени.

Разбивайте задачи на группы

Классифицируйте каждое задание по цели, например, «семья», «друзья», «работа», «саморазвитие». Так вы сможете отследить, каким сферам жизни не хватает внимания, а на какие вы тратите слишком много времени. Лучше уделять время блокам поочередно, а не переключаться с рабочих задач на занятия с детьми и обратно, это снижает вовлеченность и эффективность.

Составьте список ненужных дел

Если вам часто не хватает времени на выполнение важных задач, попробуйте работать от обратного: запишите занятия, которые не приносят пользы. Это помогает отследить, куда уходят минуты и часы, распределить ресурсы и переосмыслить процессы. Например, стоит потратить немного времени на автоматизацию повторяющихся задач, в том числе с помощью программ и приложений.

Быть может, вы тратите много времени на поиск рецептов к ужину, и будет удобнее подписаться на кулинарный блог с ежедневно обновляемой подборкой. Создание антисписка — хорошая психологическая разгрузка, позволяющая определить, что именно отвлекает ваше внимание и крадет время.

Его необязательно обновлять еженедельно: достаточно уделить ненужным задачам несколько минут в месяц.

Боритесь с прокрастинацией

Отвлечься от дел легко, особенно если вы работаете в интернете и к тому же из дома. Лишняя случайная вкладка в браузере — и вот уже вместо статистики для отчета вы изучаете статью о путешествиях и пересылаете коллегам злободневные мемы. Прокрастинация — распространенное явление.

Иногда полезно сделать перерыв и отдохнуть от напряженной работы, но важно вернуться к делам, не потеряв много времени. Понаблюдайте за собой (поможет ведение дневника) и оцените, как часто вы отвлекаетесь и на что. Осознание происходящего поможет выработать способы борьбы с проблемой.

Попробуйте «технику помидора»

Метод придумал Франческо Чирилло в начале 90-х годов, а название появилось из-за таймера в виде помидора, которым он пользовался. Основная задача — разделить все дела на 25-минутные интервалы, в которые проще всего полностью погрузиться в работу.

Это удобно, если вы не можете заранее оценить, сколько времени займет та или иная задача, и при этом переживаете, что упускаете другие важные вопросы. 25 минут — небольшой срок, сообщения в мессенджере могут подождать. После каждого рабочего интервала следует делать перерыв на пять минут.

Через четыре «помидора» автор методики советует делать паузу 20-30 минут.

Награждайте себя за достижения

Придумайте поощрение в зависимости от сложности задачи или закрытого блока из нескольких дел. Чувство завершения — хорошая награда, поэтому для простых ежедневных заданий будет достаточно галочки в списке, мотивирующей двигаться дальше.

Например, если вы всю неделю придерживались правильного питания, то можно в воскресенье съесть любимый десерт в качестве бонуса. Завершение крупных проектов требует соответствующей награды: пусть это будет долгожданная покупка, развлекательная поездка или отпуск.

Система поощрений создает мощную мотивацию, которая поможет не бросать дела и двигаться к цели.

Источник: https://style.rbc.ru/life/5f270daf9a794750f93815af

Состав личного дела работника

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется.

Все юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Но если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия.

В этом внутреннем нормативном акте определяется:

• какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
• порядок ведения;
• перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
• порядок доступа к информации;
• сроки и режим хранения;
• особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие.

Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании).

Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2021, отметим, что они делятся на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

• резюме, составленное соискателем для вакансии;
• бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
• заявление о приеме на работу;
• характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
• копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки;
• служебные записки;
• различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2021) «О персональных данных»).

Источник: https://clubtk.ru/sostav-lichnogo-dela-rabotnika