Как привести в порядок документы?

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов.

Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы.

В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

• для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
• какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
• какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• журнал учета трудовых книжек;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

• трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
• трудовая книжка;
• личная карточка Т-2;
• приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор.

Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение.

[attention type=yellow]

А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

[/attention]

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали.

Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
   • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
   • Положение об оплате труда и премировании;
   • Положение о защите персональных данных;
   • Положение о командировках. Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
3. Восстановить обязательные кадровые документы:
   • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
   • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
   • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
   • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
3. Согласие работников на обработку персональных данных.
4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
6. Приказы на изменение заработной платы.
7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей.

Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания.

Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

   Обратите внимание!

   Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

7. Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Доверьте ведение кадрового делопроизводства экспертам по трудовому праву 1C-WiseAdvice. Так вы потратите меньше времени и получите лучший результат

[attention type=red]

Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

[/attention]

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/vosstanovlenie-kadrovogo-ucheta-poshagovaya-instruktsiya/

Хранение документов дома: идеи, которые будут полезны каждому

Появившись на свет, мы начинаем обрастать документами и, хотя сегодня многие вопросы решаются с помощью интернета, бумажная документация по-прежнему остается важной частью жизни.

Рано или поздно, каждый задумывается, как организовать порядок в доме; идеи для хранения, позволяющие не потерять ни одной важной бумаги, будут интересны всем и каждому.

В статье рассказывается о практичных способах упорядочивания и хранения документов, познакомившись с которыми, вы сможете навести порядок в собственных бумажных залежах.

Как сделать правильно Источник dekormyhome.ru

Почему порядок — это важно

Вопрос о том, как хранить документы дома, и идеи, помогающие его решить, будут актуальны для всех тех, кто хоть раз тратил бездну времени, пытаясь найти нужную бумагу. Но порядок нужен не только для того (хотя это ценно само по себе), чтобы необходимую документацию можно было найти в любой момент.

Ценные бумажные документы нуждаются в бережном хранении вдали от посторонних глаз. Не только их утеря, но иногда и порча оборачивается длительным процессом восстановления, неоднократным утомительным посещением различных инстанций. На восстановление может уйти уйма времени, нервов и средств.

Все под рукой Источник img-emlakjet.mncdn.com

Существует и другая причина для аккуратного хранения бумажной документации. В случае форс-мажора, когда приходится срочно покидать жилье (пожар, наводнение), из вещей стремятся спасти самое необходимое, деньги и документы. Если последние лежат неизвестно где, велик риск остаться совсем без них.

Использование корзины Источник postroika.biz

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Сортировка Источник res.cloudinary.com

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

• Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).

Пластиковый короб для бумаг Источник cdn1.ozone.ru

• Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
• Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
• Нотариально заверенные бумаги.
• Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Системы хранения в интерьере Источник yellowhome.ru

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

В ящике стола Источник i.pinimg.com

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Папка для основных документов Источник comfylife.ru

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации. В этом случае появляются следующие группы: документы на жилье, налоговые, медицинские и далее по необходимости. Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

На открытых полках Источник media.placester.com

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Настольный органайзер Источник avatars.mds.yandex.net

Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.

Просто и удобно Источник kitchendecorium.ru

Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата. Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:

• Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
• Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.

Папки-регистраторы Источник newstes.ru

• Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
• Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.

Для ценностей и документов Источник static-xiaoguotu.17house.com

• Доска-оганайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
• Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.

Доска-оганайзер Источник i.pinimg.com

О том, как организовать хранение документов в следующем видео:

Заключение

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.

Прочитать позже

Отправим материал на почту

Автор статьи

Дизайнер-декоратор и блогер, с международным опытом

Ульяна Матвеева

Источник: https://m-strana.ru/design/khranenie-dokumentov-doma-idei/

Как хранить квитанции, бумаги и документы: 3 шага к порядку

У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно — многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах. Ведь это так скучно и уныло!

Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.

Итак, начнем.

Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте

Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.

Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги.

Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного.

• А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото.

Шаг 2. Избавляемся от лишнего и сортируем оставшееся. Основное правило – выбрасываем почти все!

Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:

• Актуальные в настоящее время и требующие внимания (счета, подлежащие к оплате, формы для заполнения и т.д.);
• Необходимые в течение ограниченного периода времени (налоговые документы на текущий год, гарантии, счета за коммунальные услуги и т. д.);
• То, что нужно сохранить навсегда (паспорта, контракты, ипотечные документы, свидетельства о рождении и т.д.).

Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной.

Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:

• Счета за коммунальные услуги – их нужно хранить 3 года. Всё, что хранится дольше, можно смело выбросить;
• Инструкции по эксплуатации от всей имеющейся техники (при необходимости их можно легко найти в интернете);
• Конспекты и учебные материалы (строго говоря, если вы не усвоили полученные знания и не применили их на практике до сих пор, то, скорее всего, они вам и не нужны. Кстати, если дать себе установку выбрасывать тетрадки сразу после курсов, то знания усвоятся намного лучше. Впрочем, записи, которые действительно нуждаются в сохранении, можно сфотографировать или оцифровать и затем хранить в виртуальном хранилище. Но все же постарайтесь максимально критически подойти к ревизии этой категории бумаг);
• Визитки;
• Вырезки из журналов.

Шаг 3. Организуем хранение

Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам. Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно.

• Лучше всего использовать пластиковые папки с файликами или обычные папки;
• Худшая идея для хранения бумаг – папки типа аккордеон;

• Папки стоит подписать, чтобы и ваши домочадцы всегда понимали, где что лежит;
• С хранением гарантий на электроприборы заморачиваться не нужно. Просто сложите их стопкой и вложите в папку. Они используются настолько редко, что при необходимости можно потратить 1-2 минуты на поиск нужного талона.

Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.

(Оцените материал! Уже проало:174 средняя оценка: 4,51

Источник: https://kitchendecorium.ru/posts/kak-xranit-kvitancii-bumagi-i-dokumenty.html

Пусто. Как навести порядок в файлах, чтобы не превращать десктоп в чулан — Офтоп на vc.ru

Советы по организации рабочего пространства на компьютере.

Пять лет назад уборка на компьютере выглядела для меня так: когда файлов на рабочем столе становилось слишком много, я создавал новую папку, перемещал туда всё из «Рабочего стола» и «Загрузок» и переименовывал её в «Крошки» (то, что остается на столе после еды). В результате жесткий диск больше походил на фрактальную плесень в зеркальном лабиринте: «Крошки» в «Крошках», в «Крошках», в «Крошках» и так далее. Кажется, рекорд вложенности составил порядка 40 итераций. Пришло время что-то менять.

Я решил, что хочу знать про свои файлы всё (а особенно — где что лежит). Прочитал несколько статей по теме и придумал свою систему хранения информации. Неделя ушла на то, чтобы разложить всё по полочкам. Нет, на самом деле просто снёс всё на внешний драйв, переставил систему и решил начать с нуля. Оставалось ждать. Через год и «Рабочий стол», и «Загрузки» оставались девственно чисты.

Выгода: система работала, а статья на «Лайфхакере» набрала несколько сотен репостов (по курсу 2013 года). С тех пор прошло несколько лет, файлы переехали в облако, и пришло время обновить алгоритм.

Всё — в облаке

Первый принцип, который лег в основу новой системы — всё должно быть в облаке. Это особенно очевидно в тот момент, когда теряешь материалы по проектам за год из-за внезапно сгоревшего винта на MacBook. Или когда из отпуска нужно срочно поправить рабочую презентацию.

Структура папок верхнего уровня, которой я пользуюсь:

• Фото (архив фотографий).
• Работа (рабочие файлы).
• Проекты (личные проекты).
• Мудрость (библиотека полезного контента).
• Документы (сканы и таблички).
• Обмен (разное).

Итак, всё хранится в облаке. Каждый компьютер работает только с теми файлами, которые нужны в конкретный момент или которые могут понадобится с большей вероятностью, чем встретить Путина в метро.

На рабочем компьютере подключены папки «Работа» за последний год, последние несколько «Проектов» и «Обмен». На домашнем — только последние «Проекты» и «Обмен». Всё остальное извлекается по мере необходимости и тут же удаляется.

В «Обмен» попадают файлы с коротким сроком годности. Эту папку можно сносить раз в неделю (например, скриптом).

Сначала — дата

В основе системы лежит хронологический порядок. Каждая папка проекта (будь то очередная бизнес-идея или поездка домой к маме) начинается с года и месяца. Например, тексты и фото к этой статье лежали по адресу: «Проекты/2021.10 — VC про файлы». Год всегда идёт первым и перед именем — это единственно верный способ называть папки так, чтобы потом их можно было отсортировать.

Если что-то выбивается из проектной структуры и требует более высокого приоритета (например, шрифты или шаблоны для работы) — это помещается в папку, начинающуюся с символа «@» («@Шрифты» и «@Шаблоны» соответственно). Такие папки при сортировке оказываются на самом верху.

Пример структуры внутри папки «Проекты»

Эти принципы применяются повсеместно — и к фотографиям с моря, и к красивым презентациям в «Мудрости», и к финансовым отчётам по «Работе». Использование «@» со временем выходит на уровень интуиции.

Например, в той же «Работе» у меня «@Три» «@Последних» «@Работы», где уже внутри все эти «2013.10 — Стратегия Furby» и «2021.03 — Сайт Whiskas». А в «Проектах» на одном уровне «@Выступления», «@Интенсив» и там же «2021.

07 — Логотип Zavtra».

Внутри — шаги

Ещё один принцип, который появился сам собой, но отлично себя зарекомендовал — это структурировать все рабочие проекты по шагам. Например, так:

• 00 — Бриф.
• 00 — Материалы.
• 01 — Исследование.
• 02 — Дизайн.
• 03 — Дизайн правки.
• 04 — Финал.
• 05 — Опять правки.
• 06 — В печать.

Это проще, чем снова указывать дату (да и она здесь не важна), — тоже есть хронология. Всегда понятно, где вы сейчас (папка с наивысшим номером), где были раньше. Это удобнее, чем просто заводить под работу стандартную структуру с директориями вроде «@Mat» и «@Design», потому что не бывает никогда просто материалов и просто дизайна. Обязательно то одно, то другое.

Пример папки проекта внутри «Работы» и клиента

И это работает

Удивительно, но это действительно работает (тут появляется бабушка с поговоркой про то, что порядок проще поддерживать, чем наводить). Это правда. Хорошие новости в том, что, в отличие от диеты, сила воли тут не поможет.

Есть лишь две причины, почему мы складываем файлы в кучу: либо не можем быстро придумать, где их место, либо добавить туда сложнее, чем сохранить, как придётся.

Единственное решение — сделать систему, в которой вы разберётесь за секунду, а всю новую информацию будет проще сразу раскладывать по местам.

Источник: https://vc.ru/flood/27896-pusto-kak-navesti-poryadok-v-faylah-chtoby-ne-prevrashchat-desktop-v-chulan

Как привести в порядок документы на жилье и совершать с ним сделки

Многие люди не любят задумываться над тем, что произойдет в критической ситуации с их имуществом. Но события последних месяцев заставили многих задуматься над тем, как бы привести дела в порядок. 

Поэтому сегодня рассказываем о том, как привести в порядок документы на квартиру и подготовиться к сделке с ней..

статьи:

1. Получение юридической помощи

2. Оформление перепланировки или приватизации квартиры

3. Купля-продажа и дарение квартиры

4. Составление завещания и вступление в наследство

5. Скачать образец договора дарения квартиры

1. Получение юридической помощи

В наш век современных технологий стало намного проще получить огромное количество различных услуг, не выходя из дома.

Большинство юристов и адвокатов оказывают свои услуги в том числе по телефону, скайпу, вотсапу и с помощью других средств телекоммуникации, которые Вы можете оплатить с помощью Вашего онлайн-банка.

Юристы и адвокаты подскажут, какие документы необходимо иметь на руках для совершения той или иной сделки, а также у какого органа и каким образом их можно запросить.

Если же Вам необходима именно личная встреча с квалифицированным специалистом, то можно обратиться в одну из Дежурных нотариальных контор. Их адреса и телефоны можно найти на сайтах нотариальных палат Вашего региона, к примеру, в Москве это сайт www.mgnp.info.

Однако обратите внимание на то, что перед поездкой к нотариусу, лучше все же позвонить и заранее назначить время приема.

[attention type=green]

Во время пандемии новой коронавирусной инфекции COVID-19 это стало важно как никогда, ведь нотариусы назначают время приема клиентов таким образом, чтобы в нотариальной конторе не скапливались очереди и клиенты могли воспользоваться услугами нотариуса, сохраняя социальную дистанцию.

[/attention]

К тому же нотариус периодически может находиться на выезде (оказывать нотариальные услуги с выездом к клиенту), и в случае заранее оговоренного времени Вы не будете ожидать его возвращения. Собственно говоря, Вы также можете воспользоваться этой услугой, если опасаетесь выходить из дома (к примеру, если Вам 65 лет и Вы в группе риска).

2. Оформление перепланировки или приватизации квартиры

Для проведения перепланировки жилья, Вам понадобится получить разрешение от Госжилинспекции Вашего региона.

Заявление на согласование переустройства, перепланировки помещения в жилом доме сейчас можно подать на WEB сайте (к примеру, в Москве https://www.mos.ru/services/catalog/cat/18532/item/20532/1188533/).

Услуга предоставляется бесплатно, на этом же сайте Вы можете также найти перечень необходимых документов, образец и шаблон заполнения заявления.

Сроки предоставления госуслуги:

(а) согласование перепланировки помещения – 20 рабочих дней;

(б) согласование перепланировки в случае, если помещение находится в доме, являющемся объектом культурного наследия, или работы затрагивают архитектурный облик дома – 30 рабочих дней;

(в) согласование перепланировки в случае, если помещение находится на последнем этаже дома, в том числе мансардном этаже (мансарде), а также чердачном пространстве (чердаке) такого дома – 30 рабочих дней;

Выдается:

(а) уведомление о результате предоставления государственной услуги с указание реквизитов принятого решения (рабочий документ, 1 шт.)

(б) решение о согласовании переустройства и (или) перепланировки помещения в многоквартирном доме и жилом доме (оригинал, 1 шт.)

(в) решение о согласовании переустройства и (или) перепланировки помещения в многоквартирном доме и жилом доме подписывает уполномоченное должностное лицо Мосжилинспекции.

Если же речь идет о перепланировке ипотечного жилья, необходимо детально изучить Ваш договор с банком и понять, имеете ли Вы право на выбранный вид перепланировки, а если да, то как получить разрешение на такую перепланировку от банка.

Приватизацию гражданами жилых помещений жилищного фонда города Москвы можно также осуществить, написав заявление на интернет-сайте. В этом случае услугу окажет Департамент городского имущества города Москвы и заявление заполняется в электронном виде прямо на сайте.

Срок предоставления госуслуги: 46 рабочих дней (в общий срок предоставления государственной услуги не включается срок, на который приостанавливается предоставление государственной услуги).

[attention type=yellow]

Обращаем Ваше внимание на то, что на сайте www.mos.ru указано, что этот сервис предоставления госуслуги работает в тестовом режиме и что данная госуслуга может быть доступна не в полном объёме. 

[/attention]

К тому же имейте в виду, что прием запросов и иных документов, необходимых для предоставления госуслуги, от уполномоченных представителей заявителей не предусмотрен.

3. Купля-продажа и дарение квартиры

Чтобы совершить эти сделки с недвижимостью, необходимо:

(а) заключить договор купли-продажи или дарения;

(б) зарегистрировать переход права собственности в Росреестре

Нотариальное заверение договора-купли продажи не во всех случаях является обязательным требованием законодательства, к тому же совершение сделки через нотариуса обойдется дороже, чем без него.

Также можно договориться с нотариусом и выслать ему пакет документов на проверку, после чего лишь один раз лично явиться в нотариальную контору для заключения договора купли-продажи.

Затем нотариус затем сам сможет подать документы на госрегистрацию перехода права собственности в Росреестр, а также сам получает их обратно.

Полезно знать, что у нотариуса также можно провести и денежные взаиморасчеты по сделке: через депозит нотариуса.

Что же касается перехода права собственности жилья по безвозмездным сделкам, к примеру, дарения, то в целом действуют те же правила.

4. Составление завещания и вступление в наследство

В такое тревожное время, как пандемия, люди старшего поколения, находящиеся в группе риска, наверное чаще стали задумываться о составлении завещания. Но иногда это не самый лучший выбор – особенно, если Вы хоте ли бы оставить без наследства тех, кому по закону положена обязательная доля. 

В обычное время завещания составляются в нотариальных конторах и удостоверяются нотариусом, однако во время пандемии этот способ не всегда может оказаться доступным с точки зрения здоровья.

Российское гражданское законодательство приравнивает к нотариально удостоверенным завещаниям завещания граждан, которые находятся на лечение в различных медицинских учреждениях или проживают в домах престарелых. Вместо нотариуса удостоверяют такие завещания главные врачи.

[attention type=red]

Существует и второй вариант — завещание в чрезвычайных обстоятельствах. В таком случае гражданин составляет завещание письменно в присутствие 2 свидетелей.

[/attention]

Однако, в этом случае наследникам придется через суд признавать действительность этого завещания и доказывать факт наличия чрезвычайных обстоятельств.

Исковое заявление в суд должно быть подано в течение 6 месяцев со смерти наследодателя.

Что же касается вступления в наследство, то в соответствии с российским законодательством, наследники могут вступать в наследство в течение 6 месяцев со смерти наследодателя.

Если срок пропущен, то его нужно восстанавливать через суд.

Разумеется, есть способ и фактического вступления в наследство, когда наследник, к примеру, может начать выполнять обязанности по содержанию квартиры (оплачивать ЖКУ, начать делать ремонт и др.).

Главное правило для вступления в наследство — обратиться с заявлением к любому нотариусу нотариального округа по месту последней регистрации наследодателя. И в этом случае Вы можете обратиться к “дежурному нотариусу”.

5. Чтобы скачать Образец договора дарения квартиры, перейдите по ссылке.

Источник: https://Kraynev.ru/press-centr/publikacii/kak-privesti-v-poryadok-dokumenty-na-zhile-i-sovershat-s-nim-sdelki/

Наводим порядок в бумагах: 8 идей

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос “куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!”, казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так.

Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе.

Со временем количество подобных бумажных “залежей” растет и растет,  незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там…

Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина 

 Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.  

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые  дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер 

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека. 

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

 Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик 

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение.

[attention type=green]

Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки.

[/attention]

 Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя… после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке! 

ideas.vdolee.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru

Источник: https://kvartblog.ru/blog/navodim-porjadok-v-bumagah-8-idej/